Menulis email penjangkauan dingin mengacu pada proses penyusunan pesan yang dipersonalisasi dan persuasif dengan tujuan untuk memulai komunikasi dengan seseorang yang tidak memiliki hubungan atau koneksi sebelumnya dengan pengirim. Email penjangkauan dingin biasanya digunakan dalam berbagai konteks, seperti penjualan, jaringan, pencarian kerja, dan kolaborasi, untuk membangun koneksi baru, menjajaki peluang, atau menghasilkan prospek.
1.
Memahami Tujuan
Langkah pertama dalam menulis email penjangkauan dingin adalah menentukan dengan jelas tujuan pesan Anda. Apakah Anda ingin memperkenalkan diri, menawarkan produk atau layanan, meminta pertemuan, atau meminta saran? Memahami tujuan Anda akan membantu Anda menyusun email dan menyampaikan pesan yang menarik.
2.
Meneliti Penerima
Sebelum membuat email Anda, sangat penting untuk melakukan penelitian menyeluruh tentang penerima. Pahami latar belakang, minat, dan informasi relevan apa pun yang dapat membantu Anda membangun hubungan yang tulus. Pengetahuan ini akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan email Anda secara khusus dengan kebutuhan mereka, sehingga meningkatkan peluang untuk mendapatkan tanggapan positif.
3.
Membuat Baris Subjek yang Kuat
Baris subjek adalah hal pertama yang dilihat oleh penerima, jadi harus menarik perhatian dan ringkas. Buatlah baris subjek yang dengan jelas menyampaikan tujuan email Anda dan menarik penerima untuk membukanya. Hindari judul email yang umum atau spam, karena dapat menyebabkan email Anda diabaikan atau ditandai sebagai spam.
4.
Mempersonalisasi Email
Personalisasi adalah kunci untuk menulis email penjangkauan yang efektif. Mulailah dengan menyapa penerima dengan nama mereka, daripada menggunakan sapaan umum. Sebutkan koneksi yang sama, minat yang sama, atau pencapaian terbaru untuk menunjukkan bahwa Anda telah melakukan pekerjaan rumah dan benar-benar tertarik untuk berhubungan dengan mereka.
5.
Pengantar yang Menarik
Pengantar email Anda harus menarik dan ringkas. Nyatakan dengan jelas siapa Anda, jelaskan secara singkat tujuan Anda untuk menghubungi, dan soroti kredensial atau pencapaian yang relevan yang membangun kredibilitas Anda. Tarik perhatian penerima dan buat mereka penasaran untuk membaca lebih lanjut.
6.
Memberikan Nilai
Untuk meningkatkan peluang respons positif, penting untuk menawarkan nilai kepada penerima. Jelaskan bagaimana tawaran atau kolaborasi Anda dapat bermanfaat bagi mereka, memecahkan masalah yang mungkin mereka hadapi, atau berkontribusi pada tujuan mereka. Tunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk memahami kebutuhan mereka dan memberikan alasan yang kuat bagi mereka untuk bekerja sama dengan Anda.
7.
Ajakan untuk bertindak
Akhiri email Anda dengan ajakan bertindak yang jelas dan ringkas. Apakah itu meminta pertemuan, meminta rujukan, atau mencari informasi lebih lanjut, buatlah agar mudah bagi penerima untuk merespons. Berikan instruksi yang jelas tentang bagaimana mereka dapat menghubungi Anda dan ucapkan terima kasih sebelumnya atas waktu dan pertimbangan mereka.
8.
Memoles dan Mengoreksi
Sebelum mengirimkan email penjangkauan dingin, luangkan waktu untuk mengoreksi dan menyempurnakannya. Pastikan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca Anda sudah benar. Email yang ditulis dengan baik dan bebas dari kesalahan menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail, sehingga meningkatkan kemungkinan respons positif.
9.
Tindak Lanjut dan Ketekunan
Dalam banyak kasus, satu email penjangkauan yang dingin mungkin tidak memberikan hasil yang segera. Penting untuk menindaklanjuti dengan sopan dan gigih jika Anda tidak menerima tanggapan. Namun, hindari bersikap memaksa atau agresif. Tindak lanjut yang tepat waktu dan penuh perhatian dapat mengingatkan penerima tentang email awal Anda dan meningkatkan kemungkinan hasil yang positif.
