Salah satu hal tersulit tentang menyiapkan email bisnis adalah Anda tidak bisa membatasi perusahaan Anda hanya pada satu alamat email.
Anda mungkin akan memerlukan alamat email terpisah untuk CEO, akuntansi, pemasaran, dan departemen lainnya, bersama dengan alamat email untuk orang-orang kunci yang merupakan titik kontak untuk pelanggan dalam bisnis. Hal itu bisa menyebabkan banyak kotak masuk individu yang berbeda untuk dikelola. Untungnya, alias email adalah solusi langsung dan sering kali gratis yang bisa membuat semuanya jauh lebih mudah untuk ditangani.
Ada banyak alasan bagus untuk menyiapkan alias email yang berbeda dari alamat utama Anda, tetapi masih masuk ke kotak masuk Anda. Ini bisa berguna baik untuk kehidupan profesional maupun pribadi Anda untuk mengatur kotak masuk email Anda dengan lebih baik dan mendapatkan keamanan dan privasi tambahan. Alias dapat digunakan untuk mengidentifikasi pesan masuk dengan cepat dari berbagai sumber, dan juga dapat digunakan untuk mendaftar ke berbagai hal secara online. Sebagian besar layanan email utama termasuk Gmail dan Microsoft memungkinkan Anda untuk mengatur satu atau lebih alias email.
Apa yang dimaksud dengan Email Alias?
Saat memulai bisnis, biaya untuk memulai dan menjalankan bisnis bisa menjadi sumber stres. Penting untuk mempertimbangkan hal-hal penting bisnis dasar yang Anda perlukan, termasuk alamat email profesional.
Alamat email bisnis Anda akan bertindak sebagai penanda kehadiran digital Anda dan sering kali menjadi cara utama pelanggan berinteraksi dengan bisnis Anda. Saat Anda menyiapkan alamat email utama, ini akan menjadi alamat utama yang digunakan untuk mengirim dan menerima email bisnis Anda. Selain itu, ini adalah alamat yang dilihat oleh seluruh daftar kontak Anda saat Anda menghubungi.
Namun, email alias adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk membuat alamat email lain yang secara otomatis meneruskan pesan yang masuk ke alamat email bisnis utama Anda. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi menyiapkan kotak email tambahan atau membayar biaya tambahan kepada penyedia email.
Sebagai contoh, email utama perusahaan Anda adalah johnsmith@company.com dan Anda bisa membuat alamat alias di js@company.com menggunakan domain email yang sama.
Juga dikenal sebagai email alternatif, alias email mengacu pada alamat penerusan. Bisa juga didefinisikan sebagai nama panggilan yang bisa Anda gunakan untuk melindungi nama asli Anda di internet. Untuk bisnis, ini bisa berupa nama departemen atau kampanye pemasaran.
Alias memiliki kotak masuk terpisah, tetapi tidak perlu dibuka untuk mengelola email yang diterima. Semua pesan masuk akan diteruskan ke akun email utama Anda. Akun ini juga akan menggunakan semua kontak dan pengaturan akun yang sama dengan akun utama Anda.
Manfaat Utama Menggunakan Alias Email
Ada berbagai alasan mengapa Anda mungkin ingin menggunakan alias email. Beberapa manfaat utama menggunakan alias email meliputi:
- Manajemen kotak masuk yang lebih efektif: Semuanya dikirimkan ke kotak masuk yang sama, yang dapat mempermudah pelacakan komunikasi, dan Anda dapat menyiapkan otomatisasi dan filter email untuk menyederhanakan prosesnya lebih jauh lagi.
- Bisnis dapat menghemat waktu yang berharga dengan menghindari kebutuhan untuk berpindah-pindah akun.
- Sebuah alias email dapat digunakan untuk menjaga kerahasiaan email kerja utama, sementara masih menerima email di kotak masuk utama. Ini bisa berguna jika Anda ingin melacak pesaing Anda dengan mendaftar untuk kampanye pemasaran email mereka, misalnya.
- Alias dapat mempermudah bisnis kecil baru dalam hal penyortiran, karena perusahaan-perusahaan ini mungkin belum memiliki layanan pelanggan atau departemen akun.
Email alias adalah solusi yang bagus untuk bisnis apa pun yang perlu menerima email untuk karyawan atau departemen yang berbeda di tempat yang sama.
Kapan Akun Email Alias Berguna?
Salah satu manfaat utama menggunakan email alias adalah kemampuan untuk menciptakan kehadiran digital yang profesional untuk perusahaan Anda. Misalnya, saat pertama kali memulai bisnis Anda, Anda mungkin satu-satunya yang menjalankan bisnis tersebut, yang hanya memerlukan satu email yang merupakan email utama Anda untuk segala pertanyaan.
Namun, Anda mungkin ingin menambahkan alamat email yang berbeda untuk prospek penjualan dan pertanyaan penagihan. Menggunakan email alias memungkinkan Anda untuk membuat kedua alamat ini, namun menerima email apa pun yang dikirim ke salah satu alamat tersebut di kotak masuk utama.
Email alias umumnya dianggap sebagai tindakan sementara yang digunakan sampai perusahaan berkembang lebih jauh dan mempekerjakan lebih banyak karyawan yang mampu mengelola kotak masuk yang berbeda. Namun, mereka juga dapat digunakan sebagai solusi permanen untuk menyortir masalah atau masalah dengan email yang salah eja.
Misalnya, jika Anda mengetahui cara umum pengejaan alamat email yang salah, Anda bisa menambahkannya sebagai alias untuk membantu mencegah email tidak terkirim.
Alternatif untuk Alias Email
Kotak surat bersama adalah solusi alternatif untuk alias email yang mungkin layak dipertimbangkan. Mereka memungkinkan untuk mengirim dan menerima email dengan alamat bersama, dan beberapa pengguna bisa masuk ke kotak surat bersama untuk pengelolaan. Seperti email alias, mereka tidak mengenakan biaya tambahan, menjadikannya pilihan ideal bagi perusahaan yang email aliasnya tidak sesuai dengan semua kebutuhan.
Anda juga bisa mempertimbangkan alamat sementara, tetapi Anda berisiko kehilangan email Anda setelah masa berlakunya habis.
Kapan Menggunakan Alamat Email Alias?
Ada berbagai situasi di mana alias email bisa berguna. Ini termasuk:
Seseorang di Perusahaan Mengisi Beberapa Peran
Jika Anda atau seseorang yang bekerja untuk perusahaan Anda mengambil banyak peran, membuat alias email bisa menjadi cara yang berguna untuk mengatur komunikasi. Ini akan membantu Anda menghindari kebutuhan untuk beralih di antara beberapa kotak masuk, sehingga lebih mudah untuk melacak semua email yang diterima.
Simpan Kontak Mantan Karyawan
Alasan lain untuk menggunakan alamat email alias untuk karyawan Anda adalah untuk memungkinkan Anda tetap berhubungan dengan orang-orang yang menghubungi mantan karyawan. Dengan begitu, alamat asli karyawan (johnsmith@company.com) tetap aktif bahkan ketika John Smith meninggalkan perusahaan, sehingga Anda dapat membaca email baru untuk orang ini di kotak surat yang terpisah.
Alamat Email Sementara
Alamat email sementara bisa menjadi fitur yang berguna ketika Anda perlu mendaftar pada suatu layanan tetapi memiliki kekhawatiran tentang seberapa andal layanan tersebut. Jika Anda tidak menyukai ide menggunakan layanan email sementara, Anda bisa menggunakan alias email sebagai gantinya. Setelah Anda tidak lagi memerlukan alias email, Anda bisa menghapusnya untuk berhenti menerima email apa pun ke alamat itu.
Menjaga Privasi Email Pribadi Anda
Memisahkan kehidupan pribadi dan profesional Anda selalu merupakan ide yang bagus. Karena itu, Anda mungkin ingin menghindari penggunaan alamat email pribadi untuk bisnis Anda. Anda bisa menggunakan alias untuk terus menerima email apa pun yang Anda terima ke kotak masuk utama Anda, tanpa mengungkapkan informasi pribadi atau terlihat tidak profesional.
Bagaimana Cara Membuat Email Alias Menggunakan Layanan yang Berbeda?
Sekarang setelah Anda mengetahui betapa bergunanya email alias untuk bisnis Anda, ada baiknya Anda mengetahui cara menyiapkan email alias dengan beberapa layanan yang paling populer. Berikut ini adalah petunjuk langkah demi langkah untuk semua layanan yang layak disebutkan.
Tambahkan Alias di Gmail
Gmail memungkinkan setiap pengguna untuk membuat hingga tiga puluh alias secara gratis. Untuk melakukannya, mulailah dengan masuk ke konsol Google Admin dengan akun administrator. Akses bagian Pengguna melalui Halaman Beranda, lalu cari pengguna yang diinginkan dan buka halaman akun tersebut di daftar Pengguna.
Temukan dan klik Alamat email alternatif di bawah bagian Informasi Pengguna. Kemudian, Anda dapat memasukkan nama pengguna alternatif. Ingatlah bahwa Anda tidak akan bisa membuat nama alias yang sudah ditetapkan untuk seseorang. Setelah selesai, simpan perubahan Anda. Tambahkan nama alias baru ke akun email utama Anda sehingga Anda dapat mulai mengirim email dari alamat alternatif.
Tambahkan Alias di Outlook
Outlook adalah layanan email lain di mana pengguna memiliki opsi untuk membuat beberapa alias secara gratis. Untuk membuat alias email di Outlook, buka halaman Tambahkan Alias, dan masuk ke akun Anda jika diperlukan.
Pilih salah satu dari ‘Tambahkan alamat email yang sudah ada sebagai alias’ atau ‘buat alamat email Outlook baru dan tambahkan sebagai alias’, tergantung mana yang Anda inginkan. Kemudian, klik Tambah Alias. Ingatlah bahwa Anda tidak dapat menambahkan alamat @live.com, @hotmail.com, atau @msn.com yang sudah ada sebagai nama alias, dan Anda tidak dapat menambahkan nama alias yang sudah dikaitkan dengan akun Microsoft.
Menambahkan Alias di iCloud
Jika Anda menggunakan email iCloud (juga dikenal sebagai email Apple), Anda dapat membuat nama alias dengan membuka email iCloud dan mengklik ikon roda gigi di bilah sisi. Kemudian klik ‘Preferensi’, sebelum memilih ‘Akun’ dan kemudian ‘Tambahkan Alias’. Anda kemudian dapat memasukkan semua informasi yang diperlukan seperti nama lengkap, nama alias, label, dan warna label. Klik Ok, dan Anda selesai.
Apa Perbedaan Antara Alias dan Pengguna?
Anda mungkin bertanya-tanya, apa perbedaan pengguna email dan alias email? Email alias adalah akun yang dapat digunakan untuk meneruskan email ke alamat email yang ada. Akun ini tidak memiliki kotak masuk atau penyimpanan sendiri, artinya pesan akan diteruskan ke akun email utama dan disimpan di server akun utama.
Dengan kata lain, Anda dapat sepenuhnya menggunakan alamat email asli Anda, sedangkan alias hanyalah email terhubung yang digunakan untuk meneruskan email.
Bagaimana Perbedaan Alias Domain dan Alias Email?
Selain nama alias untuk email, Anda juga dapat mengatur nama alias untuk domain . Dalam kasus ini, alias muncul setelah, bukan sebelum tanda @. Misalnya, jika Anda memiliki dua perusahaan, alias domain bisa sangat berguna untuk menerima email dari kedua perusahaan tersebut ke dalam kotak masuk yang sama, sehingga membantu Anda mengelola komunikasi dengan lebih efektif.
Membungkus
Anda mungkin pernah mengirim email ke banyak alamat alias tanpa menyadarinya di masa lalu. Sekarang setelah Anda mengetahui betapa bermanfaatnya mereka untuk segala jenis bisnis, Anda bisa mempertimbangkannya sebagai tambahan yang berguna untuk perangkat pemasaran email Anda.
Ngomong-ngomong, ada satu alat lagi yang benar-benar Anda perlukan jika Anda mengirim banyak email. Bouncer membantu Anda membersihkan dan memvalidasi daftar email Anda sehingga Anda tahu bahwa Anda mengirim email ke orang yang tepat setiap saat. Performa pemasaran email yang lebih baik, tidak ada bouncing yang sulit. Apa yang tidak disukai? Daftar dan coba Bouncer sekarang juga!
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa solusi yang lebih baik, email alias atau alamat email baru?
Tergantung. Jika yang ingin Anda lakukan hanyalah meneruskan email dan tidak menggunakan alamat untuk email keluar, maka email alias adalah pilihan yang lebih baik. Namun, jika Anda ingin mengirimkan email baru, maka email baru adalah alternatif yang lebih baik.
Apakah ada yang bisa membuat email alias?
Ya, seperti yang bisa Anda lihat di atas, sebagian besar penyedia layanan email menawarkan opsi ini. Namun, kemungkinan besar Anda harus membayar untuk itu.
Apa yang dapat saya gunakan sebagai email alias saya?
Email apa pun yang Anda inginkan di domain Anda sendiri. Email utama dan email alias Anda tidak harus sama. Misalnya, Anda bisa menyiapkan alias raccoon@domain.com untuk email utama Anda janesmith@domain.com.
