Terkadang, email penjualan tidak memberikan jenis respons yang Anda harapkan. Dalam hal ini, email tindak lanjut penjualan yang baik adalah langkah penting dalam membuat Anda lebih dekat untuk menutup kesepakatan.
Sering kali ada batas tipis antara bersikap gigih dan memaksa ketika mengejar prospek. Meskipun mendekati prospek dan melontarkan layanan Anda mungkin sesuatu yang terjadi dengan cepat dan di awal proses, menutup kesepakatan mungkin membutuhkan waktu yang lama. Faktanya, sekitar delapan puluh persen penjualan yang sukses terjadi setelah antara lima dan dua belas kali kontak terpisah antara tenaga penjualan dan prospek. Setelah prospek memenuhi syarat, jangan berharap mereka segera berkonversi – mengubahnya menjadi penjualan bisa memakan waktu berbulan-bulan kerja. Karena ada begitu banyak hal yang bergantung pada email tindak lanjut penjualan, tidak mengherankan jika email tersebut bisa menjadi rumit untuk dilakukan dengan benar.
Bagaimana Cara Menulis Email untuk Menunggu Respons
Misalkan Anda telah mengirim email penjualan atau pemasaran ke kontak tanpa hasil. Dalam hal ini, kabar baiknya adalah bahwa ada berbagai hal yang dapat Anda lakukan untuk menerapkan email tindak lanjut penjualan yang efisien ke dalam proses sambil membangkitkan minat dari audiens Anda. Email penjualan yang menjengkelkan dan memaksa cenderung memiliki efek sebaliknya, dan tentu saja tidak ada kekurangannya, tetapi email Anda email tindak lanjut tidak perlu menjadi salah satu dari mereka.
Personalisasi Email Tindak Lanjut
Luangkan waktu sejenak untuk memikirkan jumlah email yang Anda dapatkan setiap hari. Sebagian besar calon pelanggan Anda mungkin seperti Anda menerima banyak email harian yang perlu mereka pindai sebelum memutuskan mana yang layak dibuka dan dibalas. Menerima email yang tampak sangat umum dan seperti mungkin telah dikirim ke ratusan penerima lain tanpa memikirkan mereka sebagai individu mungkin terasa mengganggu bagi Anda, sehingga Anda dapat berasumsi bahwa penerima email Anda akan sama.
Apakah Anda menggunakannya dalam email marketing atau di tempat lain, personalisasi telah membuktikan dirinya sebagai salah satu cara terbaik untuk membangun hubungan yang kuat dengan prospek penjualan Anda dan membuktikan nilai Anda kepada mereka. Personalisasi bukan hanya hal-hal sederhana, seperti menyapa penerima dengan nama, tetapi juga melibatkan penyesuaian konten untuk prospek individu dan menarik bagi mereka berdasarkan preferensi dan pengalaman mereka.
Pastikan untuk Menawarkan Nilai
Berfokus pada pemberian nilai adalah salah satu cara utama untuk memastikan calon pelanggan melihat dan membaca email tindak lanjut Anda. Untuk memberikan nilai maksimal kepada pelanggan melalui email, hal utama yang harus dilakukan adalah fokus untuk menunjukkan kepada mereka bahwa Anda memahami kebutuhan dan tujuan mereka. Gunakan email penjualan tindak lanjut Anda sebagai kesempatan untuk menunjukkan nilai yang diciptakan perusahaan Anda untuk pelanggan. Ini adalah kesempatan untuk membiarkan pelanggan melihat bahwa Anda telah mendengarkan mereka, belajar tentang mereka, dan tertarik untuk menawarkan solusi yang akan berhasil bagi mereka. Dengan pendekatan proaktif ini, Anda dapat mengharapkan pelanggan bereaksi lebih positif dan berpotensi mendapatkan respons yang lebih cepat.
Atur Waktu dengan Tepat
Berikan waktu bagi penerima untuk membuka dan membaca email Anda sebelum menindaklanjuti. Namun, dengan demikian, menunggu terlalu lama untuk mengirim email tindak lanjut bisa sama buruknya dengan tidak memberikan waktu yang cukup.
Umumnya, semakin lama Anda membiarkannya, semakin kurang berhasil Anda, jadi penting untuk mendapatkan waktu yang tepat. Ingatlah bahwa, rata-rata, prospek bisa memerlukan waktu sekitar dua hari atau lebih untuk membalas. Apa pun yang lebih cepat dari ini mungkin terlalu cepat untuk ditindaklanjuti, tetapi biarkan terlalu lama, dan prospek Anda mungkin sudah lupa tentang Anda dan apa yang Anda tawarkan.
Pengaturan waktu dengan baik sangat penting untuk memastikan bahwa email tindak lanjut efektif. Pastikan email yang Anda kirim relevan tanpa membuat pelanggan kewalahan. Misalnya, jika Anda telah mengadakan pertemuan dengan calon pelanggan atau klien, maka menindaklanjuti melalui email keesokan paginya adalah waktu yang tepat tanpa terlalu berlebihan. Tindak lanjut dan tanggapan yang cepat dan tepat memungkinkan Anda untuk menjaga momentum tetap berjalan.
Berapa Lama Menunggu Sebelum Mengirim Email Tindak Lanjut
Penting untuk mendapatkan keseimbangan yang tepat saat mengirim email tindak lanjut, karena bisa jadi terlalu jelas ketika wiraniaga berusaha terlalu keras dan merasa sedikit putus asa untuk mendapatkan tanggapan. Kabar baiknya adalah Anda bisa melakukan banyak hal untuk menindaklanjuti secara lebih alami dan mengatur waktu yang tepat, sehingga Anda tidak perlu terlihat memaksa dan putus asa dan akhirnya menunda prospek atau pelanggan Anda alih-alih mendorong mereka untuk mengambil tindakan.
Selain memberi mereka cukup waktu untuk membaca email pertama yang Anda kirimkan dan membalasnya sebelum Anda mulai berpikir untuk menindaklanjuti, pertimbangkan cara lain untuk menjangkau mereka secara lebih alami. Seperti konten yang mungkin layak dibagikan dengan mereka. Ingatlah bahwa menjangkau untuk menindaklanjuti calon pelanggan atau klien dengan benar dapat menunjukkan bahwa Anda proaktif dalam membangun hubungan profesional dengan mereka.
Email tindak lanjut yang baik bergantung pada waktu yang tepat. Memahami berapa lama menunggu sebelum mengirim email tindak lanjut, jam berapa, dan bahkan hari apa dalam seminggu yang terbaik untuk mengirim email tindak lanjut akan membantu Anda mendapatkan tingkat respons yang lebih baik dari calon klien dan pelanggan.
Cara Menindaklanjuti Email yang Tidak Ditanggapi
Ada berbagai jenis email tindak lanjut yang mungkin ingin Anda kirimkan, yang mungkin bervariasi tergantung pada alasan mengapa Anda mengirimkannya. Beberapa jenis yang berbeda yang harus Anda gunakan termasuk:
Email yang Tidak Terjawab
Urutan tindak lanjut ketika Anda mengirim email yang tidak dijawab adalah penting. Email-email ini dapat berfungsi sebagai pengingat bagi prospek Anda bahwa Anda belum melupakan mereka, dan memberi Anda kesempatan untuk menawarkan sumber daya tambahan, mencari tahu lebih banyak tentang apa yang mungkin dibutuhkan prospek Anda untuk mengambil tindakan yang diinginkan dan bertanya kepada mereka apakah mereka masih tertarik.
Setelah Pitching
Menindaklanjuti melalui email sangat penting jika Anda baru saja melakukan promosi atau presentasi penjualan . Biasanya, waktu terbaik untuk melakukan ini adalah beberapa hari setelah presentasi. Jenis email tindak lanjut ini bisa menjadi kesempatan yang sangat baik untuk meninjau poin-poin kesulitan prospek, menunjukkan rasa terima kasih Anda atas waktu mereka, dan menyertakan ajakan bertindak untuk mengklarifikasi langkah selanjutnya.
Ulasan Pembuat Keputusan
Jika lebih dari satu pihak terlibat dalam proses pembelian atau pengambilan keputusan, Anda biasanya dapat mengharapkan siklus penjualan membutuhkan lebih banyak waktu. Dalam situasi ini, yang terbaik adalah menunggu sekitar empat atau lima hari sebelum Anda mengirim email tindak lanjut pertama. Ini memberi tim waktu yang cukup untuk berkumpul dan mendiskusikan opsi sebelum membuat keputusan.
Tindak Lanjut Akhir
Jika Anda telah mencoba menindaklanjuti melalui email beberapa kali dan masih belum mendapatkan respons dari penerima email Anda, maka ini bisa menjadi waktu untuk mengirim email tindak lanjut terakhir untuk menyelesaikan semuanya. Beberapa orang mungkin melihat ini sebagai kesempatan yang baik untuk satu upaya terakhir terakhir untuk mendapatkan respons dari penerima, sementara dalam kasus lain, mungkin hanya untuk memberi tahu mereka bahwa file mereka sedang ditutup dan mereka tidak akan mendengar kabar dari Anda lagi.
Cara Menindaklanjuti dan Mengirim Email Kurang Respons – Apa yang Harus Dihindari
Mengembangkan proses tindak lanjut yang konsisten adalah kunci sukses ketika menghubungi prospek yang belum merespons. Namun, ada beberapa kesalahan umum yang harus Anda waspadai dan hindari sebisa mungkin. Ini adalah:
Terlalu Lama Menindaklanjuti
Berikan waktu kepada prospek Anda untuk memikirkan penawaran Anda atau mendiskusikannya dengan tim mereka, tetapi jangan menunggu terlalu lama, sehingga mereka melupakan semua tentang bisnis dan penawaran Anda sementara itu.
Tidak Cukup Sering Menindaklanjuti
Penelitian telah menemukan bahwa sejumlah besar prospek membutuhkan waktu hingga enam upaya untuk mencapainya. Jadi, jangan membuat kesalahan dengan menyerah setelah beberapa tindak lanjut pertama, karena mungkin perlu beberapa kali lagi bagi Anda untuk mencapai tujuan yang Anda inginkan. Pastikan bahwa Anda cukup sering menindaklanjuti dan menambahkan nilai setiap kali Anda melakukannya.
Tidak Berfokus pada Tim
Dalam penjualan B2B, kesalahan yang umum terjadi adalah hanya berfokus pada prospek utama daripada memikirkan beberapa orang yang kemungkinan besar akan berdampak pada keputusan dan perlu ditindaklanjuti, terutama jika Anda menjual ke organisasi yang lebih besar.
Menindaklanjuti ketika email tidak dijawab atau setelah presentasi atau pertemuan penjualan penting untuk berhasil. Memahami bagaimana, mengapa, dan kapan harus menindaklanjuti dapat membantu Anda melangkah lebih jauh ketika mengubah prospek menjadi pelanggan dan klien.
