Az egyik legtrükkösebb dolog az üzleti e-mailek beállításában az, hogy nem korlátozhatja a cégét egyetlen e-mail címre.
Valószínűleg szüksége lesz egy külön e-mail címre a vezérigazgató, a könyvelés, a marketing és más részlegek számára, valamint e-mail címekre azoknak a kulcsembereknek, akik a vállalaton belül az ügyfelek kapcsolattartói. Ez sok különböző egyéni postafiókot eredményezhet, amelyeket kezelni kell. Szerencsére az e-mail alias egy egyszerű és gyakran ingyenes megoldás, amellyel mindez sokkal könnyebben kezelhető.
Sok jó ok van arra, hogy olyan e-mail álnevet állítson be, amely eltér az elsődleges címétől, de mégis a postaládájába kerül. Ez mind a szakmai, mind a magánéletben hasznos lehet, hogy jobban rendszerezze az e-mail postafiókját, és további biztonságot és adatvédelmet nyerjen. Az álneveket a különböző forrásokból érkező üzenetek gyors azonosítására használhatja, és az online feliratkozáshoz is felhasználhatja. A legtöbb nagy e-mail szolgáltatás, köztük a Gmail és a Microsoft lehetővé teszi egy vagy több e-mail alias beállítását.
Mi az Alias e-mail?
Vállalkozás indításakor az indulás és a működés költségei stresszforrásként jelentkezhetnek. Fontos, hogy átgondolja az alapvető üzleti szükségleteket, többek között egy professzionális e-mail címet.
Az Ön üzleti e-mail címe lesz a digitális jelenlétének jelzője, és gyakran ez lesz a fő módja annak, hogy az ügyfelek kapcsolatba lépjenek az Ön vállalkozásával. Amikor beállítja elsődleges e-mail címét, ez lesz a fő cím, ahonnan vállalkozása e-maileket küld és fogad. Sőt, ez az a cím, amelyet a teljes kapcsolati listája lát, amikor Önnel kapcsolatba lép.
Az e-mail alias azonban egy olyan funkció, amely lehetővé teszi, hogy más e-mail címeket hozzon létre, amelyek automatikusan továbbítják a bejövő üzeneteket az elsődleges üzleti e-mail címére. Így nincs szükség további e-mail postafiókok beállítására vagy további díjak fizetésére az e-mail szolgáltatójának.
Például a fő vállalati e-mail címe lehet a johnsmith@company.com, és a js@company.com címen létrehozhat egy alias címet, amely ugyanazt az e-mail tartományt használja.
Az alternatív e-mail néven is ismert e-mail alias egy továbbítási címre utal. Úgy is definiálható, mint egy becenév, amelyet az interneten a valódi neved védelmére használhatsz. Vállalkozások esetében ez lehet egy részleg vagy marketingkampány neve.
Egy álnévnek külön postaládája van, de nem kell megnyitni ahhoz, hogy a hozzá érkező e-maileket kezelni lehessen. Minden bejövő üzenetet továbbít az elsődleges e-mail fiókjába. Ugyanazokat a kapcsolatokat és fiókbeállításokat használja, mint az elsődleges fiókja.
Az e-mail alias használatának fő előnyei
Számos oka lehet annak, hogy miért szeretne e-mail álnevet használni. Az e-mail alias használatának néhány fő előnye a következő:
- Hatékonyabb postaládakezelés: Ez megkönnyítheti a kommunikáció nyomon követését, és a folyamat további egyszerűsítése érdekében beállíthat e-mail automatizálást és szűrőket.
- A vállalkozások értékes időt takaríthatnak meg azzal, hogy nem kell a számlák között ugrálniuk.
- Egy e-mail alias használható arra, hogy az elsődleges munkahelyi e-mailt titokban tartsa, miközben az e-maileket továbbra is az elsődleges postafiókban kapja. Ez praktikus lehet, ha például a versenytársait szeretné nyomon követni azáltal, hogy feliratkozik az ő e-mail marketingkampányaikra.
- Az álnevek megkönnyíthetik az új kisvállalkozások dolgát a válogatás szempontjából, mivel ezek a vállalatok még nem feltétlenül rendelkeznek ügyfélszolgálattal vagy könyvelési részleggel.
Az e-mail aliasok nagyszerű megoldást jelentenek minden olyan vállalkozás számára, amelynek különböző alkalmazottak vagy részlegek e-mailjeit ugyanazon a helyen kell fogadnia.
Mikor hasznosak az alias e-mail fiókok?
Az e-mail alias használatának egyik fő előnye, hogy professzionális digitális jelenlétet hozhat létre a vállalat számára. Például, amikor először indítja vállalkozását, lehet, hogy csak Ön vezeti azt, amihez csak egy e-mail címre lesz szükség, amely az Ön elsődleges e-mail címe minden megkereséshez.
Azonban érdemes lehet egy másik e-mail címet hozzáadni az értékesítési célpontok és a számlázási megkeresések számára. Az e-mail alias használatával mindkét címet létrehozhatja, de bármelyikre küldött e-mailt megkapja az elsődleges postafiókjában.
Az e-mail aliasokat általában ideiglenes intézkedésnek tekintik, amelyet addig használnak, amíg egy vállalat tovább nem növekszik, és több olyan alkalmazottat vesz fel, akik képesek különböző postafiókokat kezelni. Azonban állandó megoldásként is használhatók a rendezési problémák vagy a hibásan írt e-mailekkel kapcsolatos problémák megoldására.
Ha például ismeri az e-mail címének gyakori helyesírási módjait, akkor ezeket álnevekként hozzáadhatja, hogy megakadályozza az e-mailek kézbesíthetetlenségét.
Alternatívák az e-mail álnevek alternatívái
A megosztott postafiók egy alternatív megoldás az e-mail alias helyett, amelyet érdemes megfontolni. Ezek lehetővé teszik az e-mailek küldését és fogadását megosztott címekkel, és több felhasználó is bejelentkezhet a megosztott postafiókok kezeléséhez. Az e-mail aliasokhoz hasonlóan ezek sem számítanak fel további díjakat, így ideális megoldás olyan vállalatok számára, ahol az e-mail alias nem felel meg minden igénynek.
Megfontolhatja egy ideiglenes cím használatát is, de akkor fennáll a veszélye, hogy a cím lejárta után elveszíti az e-mailjeit.
Mikor használjunk alias e-mail címet?
Számos olyan helyzet van, amikor egy e-mail alias hasznos lehet. Ezek közé tartoznak:
Valaki a vállalaton belül több szerepet tölt be
Ha Ön vagy valaki, aki a vállalatánál dolgozik, több szerepet is betölt, egy e-mail alias létrehozása hasznos módja lehet a kommunikáció megszervezésének. Segítségével elkerülheti, hogy több postafiók között válogasson, és könnyebben nyomon követheti a beérkezett e-maileket.
Tartsa meg a korábbi alkalmazottak kapcsolatait
Egy másik ok, amiért érdemes alias e-mail címeket használni az alkalmazottak számára, az az, hogy lehetővé tegye a kapcsolattartást azokkal az emberekkel, akik elérik a korábbi alkalmazottakat. Így az alkalmazott eredeti címe (johnsmith@company.com) akkor is aktív marad, ha John Smith elhagyja a vállalatot, és lehetővé teszi, hogy az adott személy új e-mailjeit egy külön postafiókban olvashassa.
Ideiglenes e-mail címek
Az ideiglenes e-mail cím hasznos lehet, ha regisztrálnia kell egy szolgáltatásra, de aggályai vannak azzal kapcsolatban, hogy mennyire megbízható. Ha nem tetszik az ideiglenes e-mail szolgáltatás használata, használhat helyette egy e-mail aliast. Ha már nincs szüksége az aliasra, egyszerűen törölheti azt, hogy ne kapjon több e-mailt az adott címre.
A személyes e-mail magánjellegének megőrzése
A magánélet és a szakmai élet szétválasztása mindig jó ötlet. Emiatt érdemes elkerülnie, hogy személyes e-mail címét üzleti célokra használja. Egy álnév segítségével továbbra is fogadhat minden olyan e-mailt, amely az elsődleges postafiókjába érkezik, anélkül, hogy személyes adatokat fedne fel, vagy nem tűnne szakszerűtlennek.
Hogyan hozzunk létre e-mail aliasokat különböző szolgáltatások használatával?
Most, hogy már tudja, mennyire hasznos lehet egy alias e-mail a vállalkozása számára, érdemes tudni, hogyan állíthat be egy e-mail aliast a legnépszerűbb szolgáltatások közül néhánynál. Itt találja a lépésről lépésre követhető utasításokat az összes említésre méltó szolgáltatáshoz.
Alias hozzáadása a Gmailen
A Gmail lehetővé teszi, hogy minden felhasználó legfeljebb harminc álnevet hozzon létre ingyenesen. Ehhez először is jelentkezzen be a Google Admin konzoljába egy rendszergazdai fiókkal. A Kezdőlapon keresztül lépjen be a Felhasználók részbe, majd keresse meg a kívánt felhasználót, és nyissa meg az adott fiók oldalát a Felhasználók listában.
Keresse meg és kattintson az Alternatív e-mail címekre a Felhasználói információk szakaszban. Ezután megadhat egy alternatív felhasználónevet. Ne feledje, hogy nem tud olyan álnevet létrehozni, amelyet már hozzárendeltek valakihez. Ha végzett, mentse el a módosításokat. Adja hozzá az új álnevet az elsődleges e-mail fiókjához, hogy elkezdhessen e-maileket küldeni a helyettes címről.
Alias hozzáadása az Outlookban
Az Outlook egy másik olyan e-mail szolgáltatás, ahol a felhasználóknak lehetőségük van több álnév ingyenes létrehozására. Az Outlookban egy e-mail alias létrehozásához látogasson el az Alias hozzáadása oldalra, és szükség esetén jelentkezzen be fiókjába.
Válassza ki a „Meglévő e-mail cím hozzáadása álnévként” vagy az „Új Outlook e-mail cím létrehozása és hozzáadása álnévként” lehetőséget attól függően, hogy melyiket szeretné. Ezután kattintson az Alias hozzáadása gombra. Ne feledje, hogy nem adhat hozzá létező @live.com, @hotmail.com vagy @msn.com címeket álnévként, és nem adhat hozzá olyan álnevet, amely már egy Microsoft-fiókhoz kapcsolódik.
Alias hozzáadása az iCloudon
Ha iCloud levelet (más néven Apple mailt) használ, létrehozhat egy álnevet, ha megnyitja iCloud leveleit, és az oldalsávban lévő fogaskerék ikonra kattint. Ezután kattintson a „Beállítások” menüpontra, majd válassza a „Fiókok”, majd az „Alias hozzáadása” lehetőséget. Ezután megadhatja az összes szükséges információt, például a teljes nevet, az aliast, a címkét és a címke színét. Kattintson az Ok gombra, és kész is van.
Mi a különbség egy álnév és egy felhasználó között?
Talán elgondolkodik azon, hogy miben különböznek az e-mail felhasználók és az e-mail aliasok? Az e-mail alias egy olyan fiók, amely arra használható, hogy az e-maileket egy meglévő e-mail címre továbbítsa. Nem rendelkezik saját postafiókkal vagy tárolóval, ami azt jelenti, hogy az üzeneteket az elsődleges e-mail fiókra továbbítják, és a fő fiók szerverén tárolják.
Más szóval, teljes mértékben használhatja valódi e-mail címét, míg az alias csak egy összekapcsolt e-mail cím, amelyet az e-mailek továbbítására használnak.
Miben különböznek a domain aliasok és az e-mail aliasok?
Az e-mailekhez használt aliasok mellett aliasokat is beállíthat az Ön domainek . Ebben az esetben az alias a @ jel után, nem pedig előtte áll. Ha például két céggel rendelkezik, egy domain alias nagyon hasznos lehet, ha mindkét cégtől ugyanabba a postaládába kapja az e-maileket, és így hatékonyabban tudja kezelni a kommunikációját.
Befejezés
Valószínűleg a múltban számos alias címre küldött e-maileket anélkül, hogy tudott volna róla. Most, hogy már tudja, milyen hasznosak lehetnek bármilyen vállalkozás számára, megfontolhatja, hogy hasznos kiegészítői lehetnek az e-mail marketing eszköztárának.
Ha már itt tartunk, van még egy eszköz, amire feltétlenül szüksége van, ha sok e-mailt küld. A Bouncer segít megtisztítani és hitelesíteni az e-mail listákat, hogy mindig biztos lehessen benne, hogy valódi embereknek küld e-maileket. Jobb email marketing teljesítmény, nincsenek kemény visszapattanások. Mit nem lehet szeretni? Regisztráljon és próbálja ki a Bouncert még ma!
Gyakran ismételt kérdések
Mi a jobb megoldás, egy alias e-mail vagy egy új e-mail cím?
Attól függ. Ha csak e-maileket szeretne továbbítani, és nem akar egy címet kimenő e-mailek küldésére használni, akkor az alias e-mail a jobb választás. Ha azonban új e-maileket szeretne küldeni, akkor egy új e-mail a jobb alternatíva.
Tud valaki létrehozni egy alias e-mailt?
Igen, ahogy a fentiekből láthatja, a legtöbb e-mail szolgáltató kínálja ezt a lehetőséget. Valószínűleg azonban fizetnie kell érte.
Mit használhatok alias e-mail címként?
Bármilyen e-mail, amelyet a saját domainjén szeretne. Az elsődleges és az alias e-maileknek semmilyen módon nem kell hasonlítaniuk egymásra. Beállíthat például egy alias raccoon@domain.com címet a fő e-mail címére, a janesmith@domain.com címre.
