Az Outlook egy széles körben használt e-mail kliens, amely számos funkciót kínál a termelékenység és a szervezés fokozására. Bár nem biztosít beépített lehetőséget az e-mailek duplikálására, van néhány olyan megoldás, amely segíthet a feladat elvégzésében. Ebben az útmutatóban különböző módszereket fogunk megvizsgálni az e-mailek duplikálására az Outlookban.
1. módszer: Másolás és beillesztés
Az e-mailek duplikálásának egyik egyszerű módja az Outlookban a másolás és beillesztés módszerének használata. A következőképpen teheti ezt meg:
1. Nyissa meg az Outlookot, és navigáljon a duplikálni kívánt e-mailt tartalmazó mappába.
2. Kattintson a jobb gombbal a másolandó e-mailre, és válassza a „”Másolás”” lehetőséget.
3. Menjen a kívánt mappába, ahová a duplikált e-mailt szeretné elhelyezni.
4. Kattintson a jobb gombbal a mappán belül, és válassza a „”Beillesztés”” lehetőséget.
Ez létrehozza az e-mail másolatát a kiválasztott mappában. Fontos azonban megjegyezni, hogy ez a módszer csak az e-mail tartalmát duplikálja, a metaadatokat, például a feladót, a címzettet, a dátumot és az időt nem.
2. módszer: Húzás és ejtés
Egy másik módszer az e-mailek duplikálására az Outlookban a drag and drop funkció használatával. Kövesse az alábbi lépéseket:
1. Nyissa meg az Outlookot, és navigáljon a duplikálni kívánt e-mailt tartalmazó mappába.
2. Kattintson és tartsa lenyomva a másolni kívánt e-mailt.
3. Az egérgomb nyomva tartása közben húzza az e-mailt a kívánt mappába, ahová a másolatot szeretné elhelyezni.
4. Engedje fel az egérgombot, hogy az e-mail az új mappába kerüljön.
A másolás és beillesztés módszeréhez hasonlóan ez a technika csak az e-mail tartalmát másolja, a metaadatokat nem.
3. módszer: Mentés sablonként
Ha gyakran kell e-maileket duplikálnia, vagy meg szeretné őrizni az e-mail metaadatait, hasznos megoldás lehet egy sablon létrehozása. A következőképp teheti ezt meg:
1. Nyissa meg az Outlookot, és hozzon létre egy új e-mailt.
2. Testreszabhatja az e-mailt a kívánt tartalommal, beleértve a tárgyat, a szöveges részt és az esetleges mellékleteket.
3. Ha az e-mail elkészült, kattintson a „”Fájl”” fülre a bal felső sarokban.
4. Válassza a „”Mentés másként”” lehetőséget, majd a legördülő menüből válassza az „”Outlook sablon”” lehetőséget.
5. Adjon nevet a sablonnak, és mentse el egy tetszőleges helyre.
A sablon használata és egy e-mail másolása:
1. Kattintson az Outlookban a „”Kezdőlap”” fülre.
2. Válassza ki az „”Új tételek”” lehetőséget, majd kattintson a „”További tételek”” lehetőségre.”
3. Válassza a „”Formanyomtatvány kiválasztása”” lehetőséget a legördülő menüből.
4. A „”Choose Form”” ablakban válassza a „”User Templates in File System”” lehetőséget.”
5. Keresse meg és válassza ki a korábban elmentett sablont.
6. Kattintson a „”Megnyitás”” gombra, és módosítsa az e-mailt szükség szerint.
7. Végül küldje el a duplikált e-mailt a kívánt címzetteknek.
A sablonok használata lehetővé teszi az e-mailek duplikálását, miközben megtartja a metaadatokat, például a feladó, a címzett és egyéb részleteket.
Következtetés
Bár az Outlook nem kínál közvetlen lehetőséget az e-mailek duplikálására, a fent említett módszerek hatékony megoldást kínálnak. Akár a másolás és beillesztés, a húzás és ejtés, akár a sablonok létrehozása mellett dönt, az e-mailek duplikálása segíthet a munkafolyamatok racionalizálásában és az időmegtakarításban. Vegye figyelembe a feladat sajátos követelményeit, és válassza ki az igényeinek leginkább megfelelő módszert.”
