Az e-mailek színkódolása az Outlookban nagymértékben javíthatja a termelékenységet és a szervezettséget, mivel lehetővé teszi az üzenetek vizuális kategorizálását és rangsorolását. Azzal, hogy különböző színeket rendelhet bizonyos feladóhoz, témákhoz vagy kategóriákhoz, gyorsan azonosíthatja és kiválogathatja e-mailjeit a preferenciái alapján. Íme egy lépésről-lépésre bemutatott útmutató arról, hogyan kell színkódolni az e-maileket az Outlookban:
1. lépés: Feltételes formázás engedélyezése
1. Nyissa meg a Microsoft Outlookot, és lépjen az ablak tetején található „”Nézet”” fülre.
2. Kattintson a „”Nézet beállításai”” gombra az „”Aktuális nézet”” csoportban.
3. A „”Speciális nézetbeállítások”” párbeszédpanelen kattintson a „”Feltételes formázás”” gombra.
2. lépés: Új szabály létrehozása
1. A „”Feltételes formázás”” párbeszédpanelen kattintson a „”Hozzáadás”” gombra egy új szabály létrehozásához.
2. Adjon a szabályának egy leíró nevet, hogy később könnyebben azonosíthassa.
3. Kattintson a „”Betűtípus”” gombra, hogy kiválaszthassa a megadott kritériumoknak megfelelő e-mailekhez rendelni kívánt színt.
4. Kívánság szerint egyéb formázási beállításokat is módosíthat, például a betűtípus stílusát, méretét és hatásait.
5. Kattintson a „”Feltétel”” gombra, hogy meghatározza a színkódolni kívánt e-mailek kritériumait.
6. A „”Szűrő”” párbeszédpanelen adja meg azokat a feltételeket, amelyeknek teljesülniük kell ahhoz, hogy egy e-mail színkódolt legyen.
– Az e-mailek színkódolását a feladó neve, tárgya, fontossága vagy más kritériumok alapján választhatja.
– Ha például egy adott feladótól származó összes e-mailt szeretne színkódolni, válassza ki a „”Feladó”” mezőt, és adja meg a feladó e-mail címét.
7. Miután beállította a kívánt feltételeket, kattintson az „”OK”” gombra, hogy visszatérjen a „”Feltételes formázás”” párbeszédpanelhez.
3. lépés: A szabály alkalmazása
1. A „”Feltételes formázás”” párbeszédpanelen láthatja az összes létrehozott szabály listáját.
2. A „”Mozgás felfelé”” vagy „”Mozgás lefelé”” gombok segítségével rangsorolja a szabályokat, ha több szabálya van.
3. Kattintson az „”OK”” gombra a szabály alkalmazásához, és térjen vissza a „”Speciális nézeti beállítások”” párbeszédpanelre.
4. A „”Speciális nézetbeállítások”” párbeszédpanelen kattintson az „”OK”” gombra a módosítások mentéséhez, és térjen vissza az Outlook postaládájába.
4. lépés: A színkódolt e-mailek megtekintése
Most, hogy beállította a színkódolási szabályokat, észre fogja venni, hogy a megadott kritériumoknak megfelelő e-mailek a kiválasztott színben jelennek meg az Outlook bejövő üzeneteiben.
További tippek:
– Többféle szabályt hozhat létre az e-mailek színkódolásához különböző kritériumok alapján. Például más színt rendelhet a főnöke által küldött e-mailekhez, vagy olyan e-mailekhez, amelyek tárgya egy adott kulcsszót tartalmaz.
– A meglévő szabályok módosításához vagy törléséhez kövesse a fent említett lépéseket, és végezze el a szükséges módosításokat.
– Színkódolást alkalmazhat bizonyos mappákra vagy almappákra is, ha a „”Feltételes formázás”” párbeszédpanelre lép a mappa „”Nézet”” beállításaiból.
Az e-mailek színkódolásával könnyedén azonosíthatja és rangsorolhatja a fontos üzeneteket, hatékonyan válogathat a bejövő üzenetek között, és szervezetten dolgozhat. Ez a funkció különösen előnyös lehet azok számára, akik nagy mennyiségű e-mailt kapnak, vagy akiknek egyszerre több projektet kell kezelniük.
