Ha ezekre a kérdésekre keresi a választ, akkor a legjobb helyen jár. Ez az útmutató segítséget nyújt Önnek az e-mailek megfelelőségével kapcsolatban. Világos és gyakorlatias betekintést nyújt ahhoz, hogy e-mailes erőfeszítései sikeresek és teljesen jogszerűek legyenek.
Mi az az e-mail megfelelés, és miért fontos?
Az e-mail megfelelőség a törvények és szabályok betartását jelenti, amelyek garantálják, hogy az e-mail üzenetek jogszerűek és tiszteletben tartják a címzettek magánéletét. Ez magában foglalja az érzékeny információk, például a személyes egészségügyi adatok védelmét is.
Az e-mail megfelelés legfontosabb szempontjai a következők:
- a címzettek kifejezett hozzájárulásának beszerzése a kereskedelmi e-mailek küldése előtt,
- az opt-out kérések haladéktalan tiszteletben tartása,
- és a hamis vagy félrevezető információk elkerülése.
A megfelelés elengedhetetlen a jó feladói hírnév fenntartásához, de a történet ennél sokkal többről szól – ez a jogi szankciók elkerülésének kulcsa.
Ha a vállalkozások nem törődnek az e-mail megfeleléssel, akkor súlyos bírságokkal szembesülhetnek, amelyek elég jelentősek lehetnek ahhoz, hogy befolyásolják pénzügyi stabilitásukat. Így egyes esetekben a jogi problémák hosszú távon károsíthatják a vállalat hírnevét és az ügyfelek bizalmát.
Ezen túlmenően a megfelelés hiánya befolyásolhatja a vállalat e-mail szolgáltatóval és szabályozó szervekkel való kapcsolatait, a vállalat e-mail domainjének feketelistára kerülését eredményezheti, és hatással lehet a jövőbeni e-mail kommunikációra.
Az e-mail szolgáltatók gyakran segítenek a vállalkozásoknak a megfelelés kezelésében, mivel olyan funkciókat kínálnak, mint a dupla opt-in módszerek, az e-mail hitelesítés és a rendszeres ellenőrzések – ezek a lehetőségek biztosíthatják az adatvédelmet és az adatbiztonságot.
Az e-mail megfelelésre vonatkozó legfontosabb jogszabályok
Az e-mail megfelelés az e-mail marketing és a digitális kommunikáció egyik legfontosabb szempontja. A különböző törvények és rendeletek betartása a fogyasztók jogainak védelmét szolgálja, és hozzájárul az e-mail kereskedelmi célú, felelősségteljes használatához.
Ezek a törvények régiónként eltérőek lehetnek, és sajátos követelményekkel rendelkeznek.
A legnépszerűbb és legjelentősebb jogszabályok közé tartoznak:
- a CAN-SPAM törvény az Egyesült Államokban,
- az Európai Unió általános adatvédelmi rendelete (GDPR ),
- és a kanadai spamellenes jogszabályok (CASL).
Nézzük meg őket.
CAN-SPAM törvény
A CAN-SPAM törvény az Egyesült Államokban az e-mailes kommunikációt szabályozó egyik e-mailes megfelelési törvény.
Ez a jelentése: Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. A 2003-ban életbe lépett jogszabály célja, hogy a címzetteknek jogot biztosítson arra, hogy ne kapjanak többé nem kívánt e-mailt.
A CAN-SPAM törvényről:
- A rendelet valamennyi kereskedelmi célú elektronikus üzenetre vonatkozik, amely a meghatározás szerint minden olyan elektronikus levél, amely elsősorban kereskedelmi termék vagy szolgáltatás kereskedelmi célú reklámozására vagy promóciójára szolgál.
- A CAN-SPAM törvény kulcsfontosságú rendelkezései közé tartozik a megtévesztő tárgysorok létrehozásának tilalma, hogy azok ne vezessenek félre, és pontosan tükrözzék az e-mail tartalmát.
- Tilos az összetéveszthető fejlécek használata, és megköveteli, hogy az e-mail fejlécében szereplő információk – beleértve a „Címzett”, „Címzett” és „Válasz-cím” mezőket – pontosak legyenek, és azonosítsák az üzenetet kezdeményező személyt vagy vállalkozást.
- Ezen túlmenően a címzettek számára lehetővé kell tenni, hogy könnyen lemondhassanak a jövőbeni e-mailek fogadásáról. Ezt a lemondási folyamatot az e-mail feladónak haladéktalanul tiszteletben kell tartania.
- Minden e-mailnek tartalmaznia kell a feladó fizikai postacímét.
- A CAN-SPAM-törvény megsértői büntetésre számíthatnak, beleértve a kereskedelmi e-mailekkel való visszaélésért kiszabott bírságokat is.
GDPR
Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) egy átfogó adatvédelmi törvény az Európai Unióban, amely 2018 májusában lépett hatályba. Jelentős hatással volt az e-mail marketingre és kommunikációra azáltal, hogy az ügyfelek adatvédelmét és hozzájárulását helyezi előtérbe.
A GDPR-ról:
- A rendelet az EU-n belül működő valamennyi szervezetre és az EU-n kívüli szervezetekre vonatkozik, amelyek ezen a területen kínálnak árukat vagy szolgáltatásokat, vagy figyelemmel kísérik az EU lakosainak viselkedését.
- A személyes adatok feldolgozásához kifejezett hozzájárulás szükséges. Az e-mail marketinggel összefüggésben ez azt jelenti, hogy a felhasználóknak aktívan bele kell egyezniük. A feladónak eleget kell tennie a leiratkozási kérelmeknek.
- Az egyéneknek joguk van hozzáférni személyes adataikhoz, és kérhetik azok törlését.
- Az adatvédelmi intézkedéseknek az üzleti folyamatok fejlesztésébe történő integrálására szólít fel.
- A rendelet előírja a szervezetek számára, hogy az adatvédelmi incidensek bizonyos típusait jelenteniük kell az illetékes hatóságoknak, és bizonyos esetekben az érintett személyeknek is.
- A szervezetek jelentős, akár 20 millió eurós vagy a vállalat éves globális forgalmának 4%-át kitevő bírsággal is számolhatnak a szabályok be nem tartása esetén. A GDPA megsértése azonban nem minden esetben jár pénzbírsággal.
CASL
A kanadai spamellenes törvénykezés (CASL) egy olyan szabályozási keretrendszer, amely szabályozza a kereskedelmi elektronikus üzenetek (CEM) küldését Kanadában, Kanadába vagy Kanadából. Ezt 2014-ben léptették hatályba, és ez az egyik legszigorúbb spamellenes megfelelési törvény a világon.
A CASL-ről:
- A CASL kifejezett vagy hallgatólagos hozzájárulást ír elő a CEM-ek küldéséhez, beleértve az e-maileket, SMS-eket, közösségi médiát vagy azonnali üzenetküldést – ezek szigorú követelmények minden kommunikációs formára.
- Eszerint a feladónak azonosítania kell magát, és az üzeneteiben meg kell adnia elérhetőségi adatait. A jogi nevén kívül fel kell tüntetnie az utcai címet, a postafiókját és más fontos elérhetőségi adatokat.
- Minden üzenetnek tartalmaznia kell egy egyszerű és könnyen hozzáférhető módot arra, hogy a címzettek lemondhassanak a jövőbeli üzenetekről. A legtöbb e-mail platform alapértelmezés szerint kínálja ezt a funkciót, különösen a hideg e-mailek esetében.
- A szervezeteknek nyilvántartást kell vezetniük a (hallgatólagos vagy kifejezett) hozzájárulásról, amely a megfelelés bizonyítékául szolgál. Ha tehát valaki kifejezett beleegyezését adja meg, akkor az adatvédelmi törvényeknek való megfelelés érdekében tárolja azt a kijelölt számú munkanapig.
- A CASL megsértése súlyos büntetéseket vonhat maga után, beleértve az akár 1 millió dolláros bírságot magánszemélyek esetében és a 10 millió dolláros bírságot vállalkozások esetében.
- Ez a rendelet akkor alkalmazandó, ha az üzenetet kanadai eszközökre vagy kanadai eszközökről küldik. Következésképpen a kanadai címzetteket célzó globális e-mail kampányok esetében is releváns. Ez fontos a globális célközönséget elérő vállalkozások kommunikációjának lebonyolításakor.
Hogyan javíthatja az e-mail megfelelőségét
Az e-mail megfelelés javítása nem csak az e-mail szabályozások betartásáról vagy a bírság elkerüléséről szól.
Itt inkább arról van szó, hogy hosszú távú kapcsolatokat és bizalmat építsen ki az e-mail címzettek és az internetszolgáltatók között, és gondoskodjon az üzleti e-mail műveletekről, miközben releváns tartalmat küld, és megkerüli az összes létező spamszűrőt.
Ezért itt az ideje, hogy megtanuljon néhány gyakorlatias és egyszerű módszert az e-mail megfelelés javítására, amelyek nem korlátozódnak a szabályozási követelményekre.
Engedélykérés e-mailek küldése előtt
Az alapítvány engedélyt szerez az e-mailek küldésére, hogy elkerülje a dühös levelezőlista jogi következményeit. Meg kell kérdezned a közönségedet, hogy beleegyeznek-e az e-mailek fogadásába. Ez lehet olyan egyszerű, mint egy feliratkozási űrlap elhelyezése a weboldalán vagy a vásárlási folyamat során. Ha kifejezik beleegyezésüket, elkezdheti a levelezést.
Az e-mail megfelelési szabályok kulcsa az átláthatóság – tudassa az emberekkel, hogy mire iratkoznak fel, legyen szó hírlevélről, promóciókról vagy frissítésekről. Magyarázza el, hogy milyen előnyöket kapnak majd az e-mailekből, de itt is legyen őszinte. Az e-mail tárgysorának és az e-mail szövegének egyértelműen tartalmaznia kell, hogy mit kap a felhasználó.
Ez megalapozza a bizalmat, és biztosítja, hogy közönsége érdeklődik a tartalma iránt.
Ne feledje, hogy az e-mail marketingben mindig a minőség győz a mennyiséggel szemben. A legtöbb e-mail marketinges jobban szereti a nagyobb e-mail elkötelezettséget, mint a több ezer e-mail láncot, amelyet senki sem olvas el.
Jobb, ha az érdeklődők és e-mail fiókok kisebb listája van, mint egy hatalmas, nem elkötelezett kapcsolatokból álló csoport. Elvégre a cél az, hogy egy érdeklődő emberekből álló közösséget hozzon létre, akik várják az Ön e-mailjeit, nem pedig az, hogy versenyezzenek, melyik cégnek van a legnagyobb közönsége.
Dupla opt-in használata
A dupla opt-in egy lépéssel továbbviszi az engedélyezést, és ez az egyik legfontosabb e-mail marketing gyakorlat. Ez egy nagyszerű példa arra, hogy megerősíti az Önnel való kapcsolattartási hajlandóságot, és azt mutatja, hogy az illető fel akar csatlakozni az Ön e-mail listájára.
Tehát, amikor valaki feliratkozik a listájára, küldjön neki egy megerősítő e-mailt és egy utólagos e-mailt, és kérje meg, hogy kattintson egy linkre a feliratkozás megerősítéséhez. Ez a módszer biztosítja, hogy az e-mail cím érvényes és helyes, és hogy a tulajdonos valóban érdeklődik az Ön e-mailjei iránt.
Emellett csökkenti a spam-reklámok valószínűségét, és javítja az e-mail lista minőségét.
👉 Bővebben: Miért mennek az emailjeim a SPAM-be?
Úgy tűnhet, hogy ez egy extra lépés, egy szükséges lépés. Nos, sok e-mail marketingszabályzat szerint nem egészen így van.
A dupla opt-in egy hatékony eszköz azok számára, akik elkötelezett közönséget szeretnének építeni. Tehát ahelyett, hogy csak egy újabb lépésnek tekintenéd a sikerhez vezető hosszú úton, gondolj rá úgy, mint egy RSVP-re a partidra, amely megerősíti, hogy a vendég el fog jönni.
Ellenőrizze listáit az e-mailek kiküldése előtt
Hasonlóképpen nem szabad megfeledkezni az e-mail érvényesítésről és az aktív címekre történő üzenetküldésről sem.
Az érvényesítéshez és az e-mail listád tisztán tartásához használhatsz egy olyan eszközt, mint a Bouncer, amely nem engedi, hogy kockázatos e-mail címek kerüljenek a listádra.
Bouncer ellenőrzi és átnézi a levelezőlistát, és megbizonyosodik arról, hogy mindenki, aki bejön, érvényes e-mail címmel rendelkezik. Segít csökkenteni a visszautasítási arányt és védi a feladó hírnevét. Valós időben is működik, és olyan funkciókat kínál, mint a szintaxis-, domain- és SMTP-ellenőrzés.
A Bouncer segítségével csak aktív, érvényes címekre küldhet e-maileket, javíthatja a kézbesíthetőséget, és tiszteletben tartja közönsége postaládáját.
De ami ennél is fontosabb, a Bouncer segít Önnek az e-mail szabályok betartásában és a spam mappákból való kimaradásban. Ez egy biztonságos eszköz, amely követi az irányelveket, zökkenőmentesen működik több országban és nyelven, megerősíti az e-mail domain nevének jogszerűségét, és mindezzel együtt még mindig növeli az e-mail marketing mérőszámait.
Ha tehát egy olyan átfogó rendszert keres, amely számos területen képes javítani az e-mailjeit , itt az ideje, hogy kipróbálja a Bouncer-t.
Kifejezett lehetőséget ad a lemondásra
A következő lépés az egyértelmű lemondási lehetőségek felkínálása. Ezek összhangban vannak a jogi követelményekkel, és a tisztelet és az átláthatóság jelei. Azt is megmutatják, hogy nem kényszeríti az ügyfeleket arra, hogy mindenáron önöknél maradjanak. Ez nem csak az iparági szabványok betartását jelenti, hanem a globális spamellenes szabványok betartását is.
Az emberek érdeklődési köre változik, és ha úgy döntenek, hogy az Ön e-mailjei nem relevánsak, akkor könnyen és gyorsan szeretnének búcsút venni Öntől. Ha ezt egy leiratkozási lehetőséggel lehetővé teszi, akkor továbbra is fenntartja a pozitív kapcsolatot, és az ügyfeleknek megadja a preferenciáik feletti kontrollt.
Végül is azt szeretné, ha a vendégei azért maradnának Önnél, mert értékelik a tartalmát, nem pedig azért, mert nem találják a kijáratot, igaz?
Így a leiratkozás nem lehet kincsvadászat. Ehelyett a leiratkozásnak ugyanolyan egyszerűnek kell lennie, mint a feliratkozásnak. Ezért ellenőrizze, hogy a leiratkozási link minden e-mailben könnyen megtalálható-e. Ez lehet egy egyszerű szöveg egy linkkel az e-mailek alján.
Fekete listák figyelése
Gondoljon úgy a feketelistákra, mint figyelmeztető jelzésekre – ha az e-mailje felkerül oda, az azt jelenti, hogy a felhasználók vagy az e-mail szolgáltatók spamként jelölték meg. Ha tehát már túl késő, és már ezen a helyen találja magát, itt az ideje, hogy rendet tegyen.
Tisztíthatja az e-mail listáját, megváltoztathatja az e-mail tartalmát, vagy módosíthatja az e-mail címek gyűjtésének módját.
Rendszeresen ellenőrizze, hogy mi történik az e-mailjeivel. Emellett vizsgálja felül e-mailes gyakorlatát, és győződjön meg arról, hogy betartja a megfelelési szabályokat. Ennek köszönhetően jó feladói hírnevet tarthat fenn, javíthatja a kézbesíthetőséget, és garantálhatja, hogy e-mailjeit szívesen fogadják a címzettek postaládájában. Az ilyen típusú e-mail szabályok betartásával biztosítja e-mail marketingkampányainak jobb teljesítményét.
Ez egy proaktív intézkedés az e-mail kommunikáció egészségének és hatékonyságának fenntartására.
E-mail hitelesítés használata
Az e-mail hitelesítés segít annak ellenőrzésében, hogy az e-mail Öntől származik, nem pedig egy megszemélyesítőtől. Más szóval, azt üzeni az e-mail szolgáltatóknak, hogy az Ön e-mailje legális, és nem egy álruhás spammer.
Állítsa be az SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) és DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) rekordokat. Ezek olyan azonosító ellenőrzések, amelyek az e-mail szolgáltatóknak és a címzetteknek jelzik, hogy az Ön e-mailjei hitelesek.
Ez több mint elengedhetetlen egy olyan világban, ahol az adathalászat és a spamek tömeges e-mail kampányokon keresztül burjánzanak. Ezenkívül javíthatja az e-mailek kézbesíthetőségét és védi a márka hírnevét is.
Szegmentálja és célozza meg közönségét
És az utolsó javaslatunk – a célközönség szegmentálása és megcélzása, amely segít abban, hogy a megfelelő embereknek küldjön e-maileket. Ez azt jelenti, hogy az e-mail listáját kisebb csoportokra osztja bizonyos kritériumok alapján, mint például a hely, az érdeklődési kör, a vásárlások vagy a korábbi viselkedés.
Ez a lépés lehetővé teszi, hogy tartalmát az emberek különböző szegmenseire szabja, és relevánsabbá teszi e-mailjeit.
Itt a legfontosabb, hogy megmutassa, megérti és figyelembe veszi közönsége különböző igényeit és érdeklődési körét. Emellett a személyre szabott és releváns e-maileket nagyobb valószínűséggel fogadják szívesen, és kevésbé valószínű, hogy spamként jelölik meg őket.
Például nem küldené ugyanazt az e-mailt az úszás iránt érdeklődő nőknek és az autójavítás iránt érdeklődőknek.
Az ilyen hatékony szegmentálás magasabb mérőszámokhoz és jobb eredményekhez vezet, mivel a közönséged azt a tartalmat kapja, amire szüksége van.
Javítsa az e-mail kommunikációját
És itt is vagyunk – az összes olyan lépéssel, amelyekkel javíthatja az e-mail megfelelőségét, és amelyek túlmutatnak az e-mail törvényeken.
Tippjeink segítségével releváns, megfelelő e-maileket, biztonságos és vonzó üzeneteket küldhet, és javíthatja e-mail marketingtevékenységét.
Mielőtt azonban elkezdené az e-mail marketingkampányokat, fel kell készülnie rá, nevezetesen – ellenőrizze, hogy milyen törvények vonatkoznak Önre. Az e-mail marketing megfelelőségi előírások betartása nélkül számos problémával szembesülhet a kommunikáció ezen formájával kapcsolatban.
Ha azonban gondosan felkészül, elkerülheti a kockázatokat, és megőrizheti ügyfelei bizalmát.
Tartsa be a jogszabályoknak való megfelelést, és biztosítsa, hogy üzenetei eljussanak a címzettekhez. Használja eszközünket, a Bouncer, és változtassa meg a marketing e-mailekkel kapcsolatos munkamódszerét.
