Si vous cherchez des réponses à l’une de ces questions, vous êtes au bon endroit. Ce guide est là pour vous aider à assurer la conformité de vos courriels. Il offre des informations claires et pratiques pour garantir que vos efforts en matière de courrier électronique soient couronnés de succès et parfaitement légaux.
Qu’est-ce que la conformité du courrier électronique et pourquoi est-elle importante ?
La conformité du courrier électronique consiste à respecter les lois et les règles qui garantissent que vos messages électroniques sont légaux et respectent la vie privée des destinataires. Elle implique également la protection d’informations sensibles telles que les données de santé personnelles.
Les principaux aspects de la conformité du courrier électronique sont les suivants
- obtenir le consentement explicite des destinataires avant d’envoyer des courriels commerciaux,
- respecter rapidement les demandes de retrait,
- et éviter les informations fausses ou trompeuses.
La conformité est essentielle pour maintenir une bonne réputation d’expéditeur, mais ce n’est pas tout : c’est la clé pour éviter les sanctions juridiques.
Si les entreprises ne se soucient pas de la conformité de leur messagerie électronique, elles risquent de se voir infliger de lourdes amendes, qui peuvent être suffisamment importantes pour avoir un impact sur leur stabilité financière. Ainsi, dans certains cas, les problèmes juridiques peuvent entraîner des dommages à long terme pour la réputation de l’entreprise et la confiance des clients.
En outre, la non-conformité peut affecter les relations de l’entreprise avec les fournisseurs de services de courrier électronique et les organismes de réglementation, conduire à l’inscription sur liste noire du domaine de courrier électronique de l’entreprise et affecter toutes les communications futures par courrier électronique.
Les fournisseurs de services de messagerie électronique aident souvent les entreprises à gérer la conformité grâce à des fonctions telles que les méthodes de double consentement (double opt-in), l’authentification des courriels et les audits réguliers – ces options peuvent garantir la confidentialité et la protection des données.
Les textes législatifs les plus importants en matière de conformité du courrier électronique
La conformité des courriels est un aspect crucial du marketing par courriel et de la communication numérique. Elle adhère à diverses lois et réglementations conçues pour protéger les droits des consommateurs et contribuer à l’utilisation responsable du courrier électronique à des fins commerciales.
Ces lois peuvent varier d’une région à l’autre et comporter des exigences spécifiques.
Parmi les textes législatifs les plus populaires et les plus importants, on peut citer
- la loi CAN-SPAM aux États-Unis,
- le règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’Union européenne,
- et la législation canadienne anti-pourriel (CASL).
Vérifions-les.
Loi CAN-SPAM
La loi CAN-SPAM est l’une des lois américaines régissant la communication par courrier électronique.
Il s’agit de l’acronyme anglais « Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing » (Contrôle de l’agression de la pornographie et du marketing non sollicités). Promulgué en 2003, il vise à donner aux destinataires le droit de ne plus recevoir de courriels indésirables.
À propos de la loi CAN-SPAM :
- Elle s’applique à tous les messages électroniques commerciaux, qui sont définis comme tout message électronique principalement destiné à la publicité commerciale ou à la promotion d’un produit ou d’un service commercial.
- Les principales dispositions de la loi CAN-SPAM comprennent l’interdiction de créer des lignes d’objet trompeuses afin qu’elles n’induisent pas en erreur et qu’elles reflètent fidèlement le contenu de l’e-mail.
- Elle interdit les en-têtes confus et exige que les informations de l’en-tête du courrier électronique – y compris les champs « From », « To » et « Reply-To » – soient précises et identifient la personne ou l’entreprise à l’origine du message.
- En outre, elle indique que les destinataires doivent disposer d’un moyen facile de refuser de recevoir des courriels à l’avenir. L’expéditeur du courrier électronique doit respecter cette procédure de refus dans les plus brefs délais.
- Chaque courrier électronique doit contenir l’adresse postale physique de l’expéditeur.
- Les contrevenants à la loi CAN-SPAM peuvent faire l’objet de sanctions, y compris d’amendes, en cas d’utilisation abusive de courriels commerciaux.
GDPR
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une loi complète sur la protection des données dans l’Union européenne qui est entrée en vigueur en mai 2018. Il a considérablement impacté l’email marketing et la communication en donnant la priorité à la confidentialité des données des clients et à leur consentement.
À propos du GDPR :
- Elle s’applique à toutes les organisations opérant au sein de l’UE et aux organisations extérieures à l’UE qui proposent des biens ou des services dans ce domaine ou qui surveillent le comportement des résidents de l’UE.
- Elle exige un consentement explicite pour le traitement des données à caractère personnel. Dans le contexte du marketing par courrier électronique, cela signifie que les utilisateurs doivent donner leur accord de manière active. L’expéditeur doit répondre aux demandes de désabonnement.
- Les personnes ont le droit d’accéder à leurs données personnelles et peuvent demander leur suppression.
- Elle appelle à l’intégration des mesures de protection des données dans le développement des processus d’entreprise.
- Elle exige des organisations qu’elles signalent certains types de violations de données aux autorités compétentes et, dans certains cas, aux personnes concernées.
- Les organisations peuvent se voir infliger des amendes importantes en cas de non-conformité, pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise. Cependant, toutes les violations du RGPD ne donnent pas lieu à des sanctions financières.
CASL
La Loi canadienne anti-pourriel (CASL) est un cadre réglementaire qui régit l’envoi de messages électroniques commerciaux (MEC) à l’intérieur, à destination ou en provenance du Canada. Promulguée en 2014, cette loi est l’une des plus strictes au monde en matière de conformité anti-pourriel.
À propos de la CASL :
- La CASL exige un consentement explicite ou implicite pour l’envoi de messages électroniques, y compris les courriels, les SMS, les médias sociaux ou la messagerie instantanée – ces exigences sont strictes pour toutes les formes de communication.
- Elle stipule que les expéditeurs doivent s’identifier et fournir des informations de contact dans leurs messages. Outre votre nom légal, vous devez indiquer votre adresse postale, votre boîte postale et d’autres coordonnées utiles.
- Chaque message doit comporter un moyen simple et facilement accessible permettant aux destinataires de se désabonner des messages ultérieurs. La plupart des plateformes de courrier électronique proposent cette fonction par défaut, en particulier dans les courriers électroniques non sollicités.
- Les organisations doivent conserver les documents relatifs au consentement (implicite ou explicite) comme preuve de conformité. Ainsi, lorsque vous obtenez le consentement explicite d’une personne, conservez-le pendant le nombre de jours ouvrables requis pour vous conformer aux lois sur la protection de la vie privée.
- La violation de la CASL peut entraîner des sanctions sévères, notamment des amendes pouvant aller jusqu’à 1 million de dollars pour les particuliers et 10 millions de dollars pour les entreprises.
- Ce règlement s’applique si un message est envoyé vers ou depuis des appareils canadiens. Par conséquent, il s’applique aux campagnes mondiales de courrier électronique destinées à des destinataires canadiens. C’est un point important pour les communications des entreprises qui s’adressent à des publics internationaux.
Comment améliorer la conformité de votre courrier électronique
Améliorer la conformité du courrier électronique ne consiste pas seulement à respecter la réglementation en la matière ou à ne pas se voir infliger d’amende.
Ici, il s’agit plutôt d’établir des relations durables et de confiance avec vos destinataires d’e-mails et vos fournisseurs de services Internet, et de prendre soin de vos opérations d’e-mail professionnel, tout en envoyant un contenu pertinent et en contournant tous les filtres anti-spam existants.
C’est pourquoi il est temps d’apprendre quelques méthodes pratiques et simples pour améliorer la conformité de votre courrier électronique, sans se limiter aux exigences réglementaires.
Demander l’autorisation avant d’envoyer des courriels
La base est d’obtenir la permission d’envoyer des courriels afin d’éviter les conséquences juridiques d’une liste de diffusion en colère. Vous devez demander à votre public s’il est d’accord pour recevoir vos courriels. Cela peut être aussi simple que d’inclure un formulaire d’inscription sur votre site web ou au cours d’un processus d’achat. Lorsqu’ils expriment leur consentement, vous pouvez commencer à leur envoyer des courriels.
La clé des règles de conformité en matière de courrier électronique est la transparence – faites savoir aux gens ce pour quoi ils s’inscrivent, qu’il s’agisse d’une lettre d’information, de promotions ou de mises à jour. Expliquez-leur les avantages qu’ils tireront de vos courriels, mais soyez honnête. L’objet et le corps du message doivent indiquer clairement ce que l’utilisateur recevra.
Cela permettra d’établir une base de confiance et de s’assurer que votre public est intéressé par votre contenu.
N’oubliez pas que la qualité l’emporte toujours sur la quantité en matière de marketing par courriel. La plupart des spécialistes du marketing par courriel préfèrent un taux d’engagement plus élevé que des milliers de chaînes de courriels que personne ne lit.
Il est préférable d’avoir une petite liste de personnes et de comptes de messagerie intéressés plutôt qu’un énorme groupe de contacts non engagés. Après tout, l’objectif est de créer une communauté de personnes intéressées qui attendent vos courriels, et non de faire la course à l’entreprise qui a la plus grande audience.
Utiliser le double opt-in
Le double opt-in permet d’aller plus loin dans l’autorisation et constitue l’une des pratiques les plus importantes en matière d’e-mail marketing. C’est un excellent exemple de confirmation de la volonté d’être en contact avec vous et cela montre qu’une personne souhaite s’inscrire sur votre liste d’adresses électroniques.
Ainsi, lorsque quelqu’un s’inscrit à votre liste, envoyez-lui un courrier électronique de confirmation et de suivi, et demandez-lui de cliquer sur un lien pour vérifier son inscription. Cette méthode permet de s’assurer que l’adresse électronique est valide et correcte et que le propriétaire est réellement intéressé par la réception de vos courriels.
Il réduit également la probabilité de plaintes pour spam et améliore la qualité de votre liste d’adresses électroniques.
👉 En savoir plus : Pourquoi mes courriels sont-ils envoyés au SPAM ?
Cela peut sembler être une étape supplémentaire, une étape nécessaire. En fait, ce n’est pas tout à fait le cas, si l’on en croit de nombreuses réglementations en matière de marketing par courrier électronique.
Le double opt-in est un outil puissant pour ceux qui souhaitent construire une audience dédiée. Ainsi, au lieu de le considérer comme une étape supplémentaire sur le long chemin du succès, considérez-le comme un RSVP pour votre fête qui confirme que l’invité y viendra.
Validez vos listes avant d’envoyer des courriels
De même, il ne faut pas oublier la validation des courriels et l’envoi de messages à des adresses actives.
En ce qui concerne la validation et l’entretien de votre liste d’adresses électroniques, vous pouvez utiliser un outil tel que Bouncer qui ne laissera aucune adresse électronique à risque s’introduire dans vos listes.
Bouncer vérifie et analyse votre liste de diffusion et s’assure que tous les destinataires ont une adresse électronique valide. Il contribue à réduire les taux de rebond et à protéger la réputation de l’expéditeur. Il fonctionne également en temps réel et offre des fonctionnalités telles que la vérification de la syntaxe, du domaine et du protocole SMTP.
Grâce à Bouncer, vous n’enverrez des courriels qu’à des adresses actives et valides, vous améliorerez la délivrabilité et vous respecterez la boîte de réception de votre public.
Mais surtout, Bouncer vous aidera à respecter les règles en matière d’envoi d’e-mails et à éviter les dossiers de spam. Il s’agit d’un outil sécurisé qui respecte les politiques, fonctionne de manière transparente dans plusieurs pays et langues, confirme la légitimité du nom de domaine de l’e-mail et, grâce à tout cela, stimule vos indicateurs de marketing par e-mail.
Si vous êtes à la recherche d’un système complet capable d’améliorer vos courriels dans de nombreux domaines, il est temps pour vous d’essayer Bouncer.
Donner des options explicites pour se désengager
L’étape suivante consiste à proposer des options de retrait claires. Elles sont conformes aux exigences légales et constituent un signe de respect et de transparence. Elles montrent également que vous n’obligerez pas vos clients à rester chez vous à tout prix. Il ne s’agit pas seulement de respecter les normes du secteur, mais aussi les normes anti-spam mondiales.
Les centres d’intérêt des gens changent et s’ils jugent que vos courriels ne sont pas pertinents, ils aimeraient pouvoir vous dire au revoir facilement et rapidement. Si vous prévoyez une option de désabonnement, vous maintiendrez une relation positive et donnerez aux clients le contrôle de leurs préférences.
En fin de compte, vous voulez que vos invités restent avec vous parce qu’ils apprécient votre contenu, et non parce qu’ils ne peuvent pas trouver la porte de sortie, n’est-ce pas ?
Par conséquent, se désabonner ne doit pas être un jeu de piste. Au contraire, il doit être aussi facile de se désabonner que de s’abonner. C’est pourquoi vous devez vérifier que votre lien de désabonnement est facile à trouver dans chaque courriel. Il peut s’agir d’un simple texte accompagné d’un lien au bas de vos courriels.
Surveiller les listes noires
Considérez les listes noires comme des signaux d’alerte : si votre courrier électronique y figure, c’est qu’il a été marqué comme spam par des utilisateurs ou des fournisseurs de courrier électronique. S’il est trop tard et que vous vous êtes déjà retrouvé dans cette situation, il est temps de faire le ménage.
Vous pouvez nettoyer votre liste d’adresses électroniques, modifier le contenu de vos courriels ou adapter la manière dont vous recueillez les adresses électroniques.
Contrôlez régulièrement ce qui se passe avec vos courriels. Passez également en revue vos pratiques en matière de courrier électronique et assurez-vous que vous respectez les règles de conformité. Grâce à cela, vous conserverez une bonne réputation d’expéditeur, vous améliorerez la délivrabilité et vous garantirez que vos courriels sont bien accueillis dans les boîtes de réception de vos destinataires. En respectant ce type de règles, vous assurez une meilleure performance de vos campagnes de marketing par courriel.
Il s’agit d’une mesure proactive visant à préserver la santé et l’efficacité de vos communications par courrier électronique.
Utiliser l’authentification par courrier électronique
L’authentification des courriels permet de vérifier que le courriel provient bien de vous et non d’un usurpateur. En d’autres termes, elle indique aux fournisseurs de services de messagerie que votre courriel est légitime et qu’il ne s’agit pas d’un spammeur déguisé.
Créez des enregistrements SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) et DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Il s’agit de contrôles d’identité qui indiquent aux fournisseurs de courrier électronique et aux destinataires que vos courriels sont authentiques.
C’est plus qu’une nécessité dans un monde où le phishing et le spam sont omniprésents dans les campagnes d’envoi massif de courriels. En outre, elle peut améliorer la délivrabilité des courriels et protéger la réputation de votre marque.
Segmentez et ciblez votre public
Et notre dernière proposition – la segmentation et le ciblage de votre public, qui vous aident à envoyer des courriels aux bonnes personnes. Il s’agit de diviser votre liste d’adresses électroniques en groupes plus restreints sur la base de critères spécifiques, tels que la localisation, les centres d’intérêt, les achats ou le comportement antérieur.
Cela vous permet d’adapter votre contenu à différents segments de population et de rendre vos courriels plus pertinents.
Le plus important est de montrer que vous comprenez les divers besoins et intérêts de votre public et que vous y répondez. En outre, les courriels personnalisés et pertinents ont plus de chances d’être bien accueillis et moins de risques d’être marqués comme du spam.
Par exemple, vous n’enverriez pas le même courrier électronique à des femmes intéressées par la natation et à des personnes intéressées par la réparation automobile.
Une segmentation aussi efficace permet d’obtenir des indicateurs plus élevés et de meilleurs résultats, car votre public reçoit le contenu dont il a besoin.
Améliorez vos communications par courrier électronique
Et nous voici, avec toutes les étapes pour améliorer la conformité de votre courrier électronique qui vont au-delà des lois sur le courrier électronique.
Grâce à nos conseils, vous enverrez des courriels pertinents et conformes, des messages sécurisés et attrayants et vous améliorerez vos efforts de marketing par courriel.
Mais avant de lancer des campagnes de marketing par courrier électronique, vous devez vous y préparer, c’est-à-dire vérifier quelles sont les lois qui s’appliquent à vous. Si vous ne respectez pas les règles de conformité en matière de marketing par courrier électronique, vous risquez de rencontrer de nombreux problèmes avec cette forme de communication.
Toutefois, si vous vous préparez soigneusement, vous éviterez les risques et conserverez la confiance de vos clients.
Respectez les lois en vigueur et faites en sorte que vos messages atteignent les destinataires prévus. Utilisez notre outil, Bouncer, et changez la façon dont vous travaillez avec vos e-mails marketing.
