L’un des aspects les plus délicats de la configuration des courriers électroniques professionnels est que vous ne pouvez pas limiter votre entreprise à une seule adresse électronique.
Vous aurez probablement besoin d’une adresse électronique distincte pour le PDG, la comptabilité, le marketing et d’autres services, ainsi que des adresses électroniques pour les personnes clés qui sont des points de contact pour les clients au sein de l’entreprise. Cela peut conduire à un grand nombre de boîtes de réception individuelles différentes à gérer. Heureusement, un alias d’email est une solution simple et souvent gratuite qui peut rendre tout cela beaucoup plus facile à gérer.
Il y a de nombreuses bonnes raisons de créer un alias d’e-mail différent de votre adresse principale, mais qui se trouve toujours dans votre boîte de réception. Cela peut être utile dans votre vie professionnelle et personnelle pour mieux organiser votre boîte aux lettres électronique et obtenir une sécurité et une confidentialité supplémentaires. Les alias peuvent être utilisés pour identifier rapidement les messages entrants provenant de diverses sources, et peuvent également servir à s’inscrire à des activités en ligne. La plupart des principaux services de messagerie, y compris Gmail et Microsoft, vous permettent de créer un ou plusieurs alias de messagerie.
Qu’est-ce qu’un courriel alias ?
Lors de la création d’une entreprise, le coût de la mise en place et du fonctionnement peut être une source de stress. Il est important de prendre en compte les éléments de base dont vous aurez besoin, notamment une adresse électronique professionnelle.
L’adresse électronique de votre entreprise servira de marqueur à votre présence numérique et sera souvent le principal moyen par lequel les clients interagiront avec votre entreprise. Lorsque vous créez votre adresse électronique principale, c’est l’adresse principale à partir de laquelle votre entreprise envoie et reçoit des courriels. En outre, c’est l’adresse que l’ensemble de votre liste de contacts voit lorsque vous vous adressez à elle.
Cependant, un alias de courrier électronique est une fonction qui vous permet de créer d’autres adresses de courrier électronique qui transfèrent automatiquement les messages entrants vers votre adresse de courrier électronique professionnelle principale. Vous n’avez donc pas besoin de créer d’autres boîtes aux lettres électroniques ou de payer des frais supplémentaires à votre fournisseur d’accès.
Par exemple, l’adresse électronique principale de votre entreprise peut être johnsmith@company.com et vous pouvez créer une adresse alias à js@company.com en utilisant le même domaine électronique.
Également connu sous le nom d’e-mail alternatif, un alias d’e-mail fait référence à une adresse de redirection. Il peut également être défini comme un surnom que vous pouvez utiliser pour protéger votre vrai nom sur l’internet. Pour les entreprises, il peut s’agir du nom d’un service ou d’une campagne de marketing.
Un alias dispose d’une boîte de réception distincte, mais il n’est pas nécessaire de l’ouvrir pour gérer les messages électroniques qu’il reçoit. Tous les messages entrants sont transférés vers votre compte de messagerie principal. Il utilise également les mêmes contacts et les mêmes paramètres de compte que votre compte principal.
Les principaux avantages de l’utilisation d’un alias de courriel
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous pouvez vouloir utiliser un alias de courriel. Voici quelques-uns des principaux avantages de l’utilisation d’un alias de courriel :
- Une gestion plus efficace de la boîte de réception : Tout est envoyé dans la même boîte de réception, ce qui peut faciliter le suivi de la communication. Vous pouvez également configurer l’automatisation des courriels et les filtres pour simplifier encore plus le processus.
- Les entreprises peuvent gagner un temps précieux en évitant de devoir passer d’un compte à l’autre.
- Un alias de courriel peut être utilisé pour garder privé un courriel de travail principal, tout en continuant à recevoir des courriels dans la boîte de réception principale. Cela peut être pratique si vous voulez suivre vos concurrents en vous inscrivant à leurs campagnes de marketing par courriel, par exemple.
- Les alias peuvent faciliter le tri pour les nouvelles petites entreprises, qui n’ont peut-être pas encore de service clientèle ou de comptabilité.
Les alias d’e-mails sont une excellente solution pour toute entreprise qui a besoin de recevoir les e-mails de différents employés ou départements au même endroit.
Quand les alias de comptes de messagerie sont-ils utiles ?
L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un alias de courrier électronique est la possibilité de créer une présence numérique professionnelle pour votre entreprise. Par exemple, lorsque vous démarrez votre entreprise, il se peut que vous soyez le seul à la diriger, ce qui ne nécessitera qu’une seule adresse électronique, qui sera votre adresse principale pour toute demande de renseignements.
Toutefois, vous souhaiterez peut-être ajouter une adresse électronique différente pour les clients potentiels et les demandes de facturation. L’utilisation d’un alias vous permet de créer ces deux adresses, mais de recevoir tous les courriels envoyés à l’une ou à l’autre dans votre boîte de réception principale.
Les alias de courrier électronique sont généralement considérés comme une mesure temporaire utilisée jusqu’à ce qu’une entreprise se développe et recrute davantage d’employés capables de gérer différentes boîtes de réception. Toutefois, ils peuvent également être utilisés comme solution permanente pour les problèmes de tri ou d’orthographe des courriels.
Par exemple, si vous savez que votre adresse électronique est souvent mal orthographiée, vous pouvez l’ajouter en tant qu’alias afin d’éviter que des courriels ne soient pas délivrés.
Alternatives aux alias de courriel
Une boîte aux lettres partagée est une solution alternative à un alias de messagerie qui peut être envisagée. Elles permettent d’envoyer et de recevoir des e-mails avec des adresses partagées, et plusieurs utilisateurs peuvent se connecter aux boîtes aux lettres partagées pour les gérer. Comme les alias de messagerie, elles ne facturent pas de frais supplémentaires, ce qui en fait une option idéale pour les entreprises où un alias de messagerie ne répond pas à tous les besoins.
Vous pouvez également envisager une adresse temporaire, mais vous risquez de perdre vos courriels à l’expiration de celle-ci.
Quand utiliser une adresse électronique alias ?
Il existe plusieurs situations où un alias de courriel peut être utile. En voici quelques-unes :
Quelqu’un dans l’entreprise remplit plusieurs rôles
Si vous ou une personne travaillant pour votre entreprise assumez plusieurs rôles, la création d’un alias de courriel peut être un moyen utile d’organiser les communications. Vous éviterez ainsi d’avoir à passer d’une boîte de réception à l’autre, ce qui vous permettra de garder plus facilement la trace de tous les messages reçus.
Conserver les contacts des anciens employés
Une autre raison d’utiliser des adresses électroniques alias pour vos employés est de vous permettre de rester en contact avec les personnes qui s’adressent à d’anciens employés. Ainsi, l’adresse d’origine d’un employé (johnsmith@company.com) reste active même lorsque Jean Dupont quitte l’entreprise, ce qui vous permet de lire les nouveaux courriels de cette personne dans une boîte aux lettres distincte.
Adresses électroniques temporaires
Une adresse électronique temporaire peut s’avérer utile lorsque vous devez vous inscrire à un service mais que vous avez des doutes quant à sa fiabilité. Si vous n’aimez pas l’idée d’utiliser un service de messagerie temporaire, vous pouvez utiliser un alias de messagerie à la place. Lorsque vous n’avez plus besoin de cet alias, il vous suffit de le supprimer pour ne plus recevoir d’e-mails à cette adresse.
Préserver la confidentialité de votre courrier électronique personnel
Il est toujours bon de séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle. Pour cette raison, vous pouvez éviter d’utiliser une adresse électronique personnelle pour votre entreprise. Vous pouvez utiliser un alias pour continuer à recevoir tous les courriels que vous recevez dans votre boîte de réception principale, sans divulguer d’informations personnelles ni paraître non professionnel.
Comment créer un alias de courriel en utilisant différents services ?
Maintenant que vous savez à quel point un alias de courrier électronique peut être utile à votre entreprise, il est utile de savoir comment créer un alias de courrier électronique avec certains des services les plus populaires. Voici les instructions pas à pas pour tous ceux qui méritent d’être mentionnés.
Ajouter un alias sur Gmail
Gmail permet à chaque utilisateur de créer gratuitement jusqu’à trente alias. Pour ce faire, commencez par vous connecter à votre console d’administration Google avec un compte d’administrateur. Accédez à la section Utilisateurs via la page d’accueil, puis recherchez l’utilisateur souhaité et ouvrez la page de son compte dans la liste Utilisateurs.
Recherchez et cliquez sur Adresses électroniques alternatives dans la section Informations sur l’utilisateur. Vous pouvez ensuite saisir un autre nom d’utilisateur. Gardez à l’esprit que vous ne pourrez pas créer un alias qui a déjà été attribué à quelqu’un. Une fois que vous avez terminé, enregistrez vos modifications. Ajoutez le nouvel alias à votre compte de messagerie principal afin de pouvoir commencer à envoyer des courriels à partir de l’adresse secondaire.
Ajouter un alias dans Outlook
Outlook est un autre service de messagerie où les utilisateurs ont la possibilité de créer gratuitement plusieurs alias. Pour créer un alias de messagerie sur Outlook, rendez-vous sur la page Ajouter un alias et connectez-vous à votre compte si nécessaire.
Choisissez entre « Ajouter une adresse e-mail existante en tant qu’alias » et « Créer une nouvelle adresse e-mail Outlook et l’ajouter en tant qu’alias ». Cliquez ensuite sur Ajouter un alias. Gardez à l’esprit que vous ne pouvez pas ajouter d’adresses @live.com, @hotmail.com ou @msn.com existantes en tant qu’alias, et que vous ne pourrez pas ajouter un alias qui est déjà associé à un compte Microsoft.
Ajouter un alias sur iCloud
Si vous utilisez la messagerie iCloud (également appelée Apple mail), vous pouvez créer un alias en ouvrant votre messagerie iCloud et en cliquant sur l’icône en forme d’engrenage dans la barre latérale. Cliquez ensuite sur « Préférences », avant de choisir « Comptes », puis « Ajouter un alias ». Vous pourrez alors saisir toutes les informations requises telles que le nom complet, l’alias, l’étiquette et la couleur de l’étiquette. Cliquez sur Ok, et le tour est joué.
Quelle est la différence entre un alias et un utilisateur ?
Vous vous demandez peut-être en quoi les utilisateurs d’e-mails et les alias d’e-mails sont différents ? Un alias de messagerie est un compte qui peut être utilisé pour faire suivre des messages électroniques vers une adresse électronique existante. Il ne dispose pas de sa propre boîte de réception, ni de son propre stockage, ce qui signifie que les messages seront transférés vers le compte de messagerie principal et stockés sur le serveur du compte principal.
En d’autres termes, vous pouvez utiliser pleinement votre véritable adresse électronique, tandis que l’alias n’est qu’une adresse électronique connectée utilisée pour transférer des courriels.
Quelle est la différence entre les alias de domaine et les alias de courriel ?
Outre les alias pour les courriers électroniques, vous pouvez également créer des alias pour vos domaines . Dans ce cas, l’alias vient après et non avant le signe @. Par exemple, si vous avez deux entreprises, un alias de domaine peut être très utile pour recevoir les courriels des deux entreprises dans la même boîte de réception, ce qui vous aidera à gérer vos communications plus efficacement.
Conclusion
Par le passé, vous avez probablement envoyé des courriels à de nombreuses adresses alias sans même vous en rendre compte. Maintenant que vous savez à quel point elles peuvent être utiles à tout type d’entreprise, vous pouvez les considérer comme un complément utile à votre panoplie d’outils de marketing par courriel.
À ce propos, il existe un autre outil dont vous avez absolument besoin si vous envoyez beaucoup d’e-mails. Bouncer vous aide à nettoyer et à valider vos listes d’emails afin que vous sachiez que vous envoyez des emails à de vraies personnes à chaque fois. De meilleures performances en matière d’email marketing, pas de rebond. Qu’est-ce qui ne plaît pas ? Inscrivez-vous et essayez Bouncer dès aujourd’hui !
Questions fréquemment posées
Quelle est la meilleure solution, un alias ou une nouvelle adresse électronique ?
Cela dépend. Si vous souhaitez simplement transférer des courriels et ne pas utiliser d’adresse pour les courriels sortants, un alias est le meilleur choix. En revanche, si vous souhaitez envoyer de nouveaux courriels, un nouveau courriel est la meilleure solution.
Quelqu’un peut-il créer un alias d’e-mail ?
Oui, comme vous pouvez le voir ci-dessus, la plupart des fournisseurs de services de courrier électronique offrent cette option. Cependant, vous devrez probablement payer pour cela.
Que puis-je utiliser comme alias ?
N’importe quel email que vous voulez sur votre propre domaine. Votre e-mail principal et votre e-mail alias ne doivent en aucun cas être similaires. Par exemple, vous pouvez créer un alias raccoon@domain.com pour votre e-mail principal janesmith@domain.com.
