Oletko huolissasi siitä, miten saat sähköpostikampanjasi noudattamaan maasi tai alueesi nykyisiä lakeja?
Mietitkö, miten tasapainottaa tehokkaat sähköpostimarkkinointistrategiat ja noudattaa samalla lakisääteisiä vaatimuksia?
Jos etsit vastauksia näihin kysymyksiin, olet tullut juuri oikeaan paikkaan. Tämä opas auttaa sinua sähköpostisääntöjen noudattamisessa. Se tarjoaa selkeitä ja käytännöllisiä näkemyksiä, joiden avulla voit varmistaa, että sähköpostitoimintasi on menestyksekästä ja täysin laillista.
Mitä on sähköpostin vaatimustenmukaisuus ja miksi sillä on merkitystä?
Sähköpostin sääntöjenmukaisuus tarkoittaa sellaisten lakien ja sääntöjen noudattamista, jotka takaavat, että sähköpostiviestisi ovat laillisia ja kunnioittavat vastaanottajien yksityisyyttä. Siihen kuuluu myös arkaluonteisten tietojen, kuten henkilökohtaisten terveystietojen, suojaaminen.
Sähköpostin vaatimustenmukaisuuden keskeisiä näkökohtia ovat:
- vastaanottajien nimenomaisen suostumuksen hankkiminen ennen kaupallisten sähköpostiviestien lähettämistä,
- noudattamaan kieltäytymispyyntöjä viipymättä,
- ja välttää vääriä tai harhaanjohtavia tietoja.
Vaatimusten noudattaminen on ratkaisevan tärkeää hyvän lähettäjän maineen ylläpitämiseksi, mutta tarinassa on muutakin – se on avainasemassa oikeudellisten seuraamusten välttämisessä.
Jos yritykset eivät huolehdi sähköpostisääntöjen noudattamisesta, ne voivat joutua maksamaan tuntuvia sakkoja, jotka voivat olla niin huomattavia, että ne voivat vaikuttaa niiden taloudelliseen vakauteen. Näin ollen joissakin tapauksissa oikeudelliset kysymykset voivat johtaa yrityksen maineen ja asiakkaiden luottamuksen pitkäaikaiseen vahingoittumiseen.
Lisäksi sääntöjen noudattamatta jättäminen voi vaikuttaa yrityksen suhteisiin sähköpostipalvelujen tarjoajien ja sääntelyelinten kanssa, johtaa yrityksen sähköpostiosoitteen mustalle listalle joutumiseen ja vaikuttaa kaikkeen tulevaan sähköpostiviestintään.
Sähköpostipalveluntarjoajat auttavat yrityksiä usein noudattamaan sääntöjä tarjoamalla ominaisuuksia, kuten kaksinkertaisen sisäänkirjautumisen menetelmiä, sähköpostin todennusta ja säännöllisiä tarkastuksia – tällaisilla vaihtoehdoilla voidaan varmistaa yksityisyys ja tietosuoja.
Sähköpostin vaatimustenmukaisuutta koskevat tärkeimmät säädökset
Sähköpostin vaatimustenmukaisuus on olennainen osa sähköpostimarkkinointia ja digitaalista viestintää. Siinä noudatetaan erilaisia lakeja ja asetuksia, joiden tarkoituksena on suojella kuluttajien oikeuksia ja edistää sähköpostin vastuullista käyttöä kaupallisiin tarkoituksiin.
Nämä lait voivat vaihdella alueittain, ja niihin liittyy erityisvaatimuksia.
Suosituimpia ja merkittävimpiä säädöksiä ovat:
- The CAN-SPAM-laki Yhdysvalloissa,
- The Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) Euroopan unionissa,
- ja Kanadan roskapostin vastainen lainsäädäntö (CASL) .
Katsotaanpa niitä.
CAN-SPAM-laki
CAN-SPAM-lainsäädäntö on yksi Yhdysvaltojen sähköpostiviestintää säätelevistä laeista.
Se on lyhenne sanoista Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Se otettiin käyttöön vuonna 2003, ja sen tarkoituksena on antaa vastaanottajille oikeus lopettaa ei-toivottujen sähköpostiviestien vastaanottaminen.
Tietoja CAN-SPAM-laista:
- Sitä sovelletaan kaikkiin kaupallisiin sähköisiin viesteihin, joilla tarkoitetaan kaikkia sähköisiä viestejä, jotka on ensisijaisesti tarkoitettu kaupallisen tuotteen tai palvelun kaupalliseen mainontaan tai myynninedistämiseen.
- CAN-SPAM-lain keskeisiin säännöksiin kuuluu kielto luoda harhaanjohtavia otsikoita, jotta ne eivät johda harhaan ja heijastavat tarkasti sähköpostin sisältöä.
- Siinä kielletään sekavat otsikot ja edellytetään, että sähköpostin otsikkotiedot – mukaan lukien ”Lähettäjä”-, ”Vastaanottaja”- ja ”Vastaa-to”-kentät – ovat täsmällisiä ja tunnistavat viestin lähettäneen henkilön tai yrityksen.
- Lisäksi siinä kerrotaan, että vastaanottajilla on oltava helppo tapa kieltäytyä vastaanottamasta tulevia sähköpostiviestejä. Sähköpostin lähettäjän on noudatettava tätä kieltäytymismenettelyä viipymättä.
- Jokaisessa sähköpostiviestissä on oltava lähettäjän fyysinen postiosoite.
- CAN-SPAM-lain rikkojille voidaan määrätä seuraamuksia, mukaan lukien sakkoja kaupallisten sähköpostiviestien väärinkäytöstä.
GDPR
Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on Euroopan unionin kattava tietosuojalaki, joka tuli voimaan toukokuussa 2018. Se on vaikuttanut merkittävästi sähköpostimarkkinointiin ja -viestintään asettamalla etusijalle asiakastietojen yksityisyyden ja suostumuksen.
GDPR:stä:
- Sitä sovelletaan kaikkiin EU:ssa toimiviin organisaatioihin ja EU:n ulkopuolisiin organisaatioihin, jotka tarjoavat tavaroita tai palveluja tällä alalla tai seuraavat EU:n asukkaiden käyttäytymistä.
- Se edellyttää nimenomaista suostumusta henkilötietojen käsittelyyn. Sähköpostimarkkinoinnin yhteydessä tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjien on annettava aktiivinen suostumus. Lähettäjän on suostuttava peruutuspyyntöihin.
- Yksityishenkilöillä on oikeus tutustua henkilötietoihinsa ja he voivat pyytää niiden poistamista.
- Siinä kehotetaan sisällyttämään tietosuojatoimenpiteet liiketoimintaprosessien kehittämiseen.
- Siinä vaaditaan organisaatioita ilmoittamaan tietyntyyppisistä tietosuojaloukkauksista asianomaisille viranomaisille ja joissakin tapauksissa asianomaisille henkilöille.
- Organisaatioille voidaan määrätä merkittäviä sakkoja, jotka voivat olla jopa 20 miljoonaa euroa tai 4% yrityksen vuotuisesta maailmanlaajuisesta liikevaihdosta. Kaikki tietosuoja-asetuksen rikkomukset eivät kuitenkaan johda taloudellisiin seuraamuksiin.
CASL
Kanadan roskapostin vastainen lainsäädäntö (CASL) on sääntelykehys, joka sääntelee kaupallisten sähköisten viestien (CEM) lähettämistä Kanadassa, Kanadaan tai Kanadasta. Se otettiin käyttöön vuonna 2014, ja se on yksi maailman tiukimmista roskapostin vastaisista laeista.
CASL:stä:
- CASL edellyttää nimenomaista tai hiljaista suostumusta CEM:ien lähettämiseen, mukaan lukien sähköpostit, tekstiviestit, sosiaalinen media tai pikaviestit – nämä ovat tiukkoja vaatimuksia kaikille viestintämuodoille.
- Sen mukaan lähettäjien on tunnistauduttava ja annettava viestissään yhteystiedot. Laillisen nimesi lisäksi sinun on ilmoitettava katuosoitteesi, postilokerosi ja muut asiaankuuluvat yhteystiedot.
- Jokaisessa viestissä on oltava selkeä ja helposti saatavilla oleva tapa, jolla vastaanottajat voivat kieltäytyä tulevista viesteistä. Useimmat sähköpostialustat tarjoavat tämän ominaisuuden oletusarvoisesti, erityisesti kylmissä sähköposteissa.
- Organisaatioiden on pidettävä kirjaa suostumuksesta (joko hiljaisesta tai nimenomaisesta) todisteena vaatimustenmukaisuudesta. Kun joku on antanut nimenomaisen suostumuksensa, säilytä se tietosuojalakien noudattamiseksi määrätyn määrän työpäiviä.
- CASL:n rikkomisesta voi seurata ankaria rangaistuksia, kuten jopa $1 miljoonan sakkoja yksittäisille henkilöille ja $10 miljoonan sakkoja yrityksille.
- Tätä asetusta sovelletaan, jos viesti lähetetään kanadalaisiin laitteisiin tai kanadalaisista laitteista. Näin ollen se koskee maailmanlaajuisia sähköpostikampanjoita, jotka on suunnattu kanadalaisille vastaanottajille. Tämä on tärkeää, kun viestintä on suunnattu yrityksille, jotka tavoittelevat maailmanlaajuisia kohderyhmiä.
Kuinka parantaa sähköpostin sääntöjenmukaisuutta
Sähköpostin sääntöjenmukaisuuden parantamisessa ei ole kyse vain sähköpostisäännösten noudattamisesta tai sakkojen välttämisestä.
Tässä on kyse pikemminkin pitkäaikaisten suhteiden ja luottamuksen rakentamisesta sähköpostin vastaanottajien ja palveluntarjoajien keskuudessa sekä yrityssähköpostitoiminnoista huolehtimisesta samalla, kun lähetät merkityksellistä sisältöä ja ohitat kaikki roskapostisuodattimet.
Siksi on aika oppia joitakin käytännönläheisiä ja yksinkertaisia tapoja parantaa sähköpostin vaatimustenmukaisuutta, jotka eivät rajoitu pelkästään sääntelyvaatimuksiin.
Pyydä lupa ennen sähköpostien lähettämistä
Säätiö hankkii luvan sähköpostien lähettämiseen välttääkseen vihaisen postituslistan oikeudelliset seuraukset. Sinun on kysyttävä yleisöltäsi, ovatko he sinut sähköpostiesi vastaanottamisen kanssa. Tämä voi olla niinkin yksinkertaista kuin sisällyttää rekisteröitymislomake verkkosivustollesi tai ostoprosessin aikana. Kun he ilmaisevat suostumuksensa, voit aloittaa yhteydenpidon.
Avain sähköpostin sääntöjen noudattamiseen on avoimuus – anna ihmisten tietää, mitä he tilaavat, olipa kyseessä sitten uutiskirje, kampanjat tai päivitykset. Selitä, mitä hyötyä he saavat sähköposteistasi, mutta ole rehellinen. Sähköpostin otsikkorivin ja sähköpostin tekstin tulisi kertoa selkeästi, mitä käyttäjä saa.
Tämä luo luottamuksen perustan ja varmistaa, että yleisösi on kiinnostunut sisällöstäsi.
Muista, että sähköpostimarkkinoinnissa laatu voittaa aina määrän. Useimmat sähköpostimarkkinoijat pitävät parempana suurempaa sitoutumista sähköpostiin kuin tuhansia sähköpostiketjuja, joita kukaan ei lue.
On parempi, että sinulla on pienempi lista kiinnostuneita ihmisiä ja sähköpostitilejä kuin valtava joukko sitoutumattomia yhteystietoja. Loppujen lopuksi tavoitteena on luoda yhteisö kiinnostuneista ihmisistä, jotka odottavat sähköpostiviestejäsi, eikä kilpailla siitä, millä yrityksellä on suurin yleisö.
Käytä Double Opt-In -toimintoa
Double opt-in -toiminto vie luvan vielä askeleen pidemmälle, ja se on yksi tärkeimmistä sähköpostimarkkinoinnin käytännöistä. Se on hyvä esimerkki siitä, että henkilö haluaa olla yhteydessä sinuun, ja osoittaa, että hän haluaa liittyä sähköpostilistallesi.
Kun joku siis kirjautuu listallesi, lähetä hänelle vahvistussähköposti ja seurantasähköposti ja pyydä häntä klikkaamaan linkkiä tilauksen vahvistamiseksi. Tällä menetelmällä varmistetaan, että sähköpostiosoite on voimassa ja oikea ja että omistaja on aidosti kiinnostunut vastaanottamaan sähköpostiviestejäsi.
Se vähentää myös roskapostivalitusten todennäköisyyttä ja parantaa sähköpostilistasi laatua.
Se voi tuntua ylimääräiseltä, mutta välttämättömältä askeleelta. Monien sähköpostimarkkinointia koskevien säännösten mukaan se ei ole aivan niin.
Double opt-in on tehokas työkalu niille, jotka haluavat rakentaa oman yleisön. Sen sijaan, että pitäisit sitä vain yhtenä askeleena pitkällä tiellä menestykseen, ajattele sitä niin kuin RSVP-vastauksen saamista juhliisi, joka vahvistaa, että vieras tulee juhliin.
Validoi listasi ennen sähköpostien lähettämistä
Samoin et voi unohtaa sähköpostin validointia ja viestien lähettämistä aktiivisiin osoitteisiin.
Kun kyse on validoinnista ja sähköpostilistasi puhtaana pitämisestä, voit käyttää työkalua, kuten Pomppija joka ei päästä mitään riskialtista sähköpostiosoitetta listoillesi.
Bouncer tarkastaa ja skannaa postituslistasi ja varmistaa, että kaikilla tulevilla on voimassa oleva sähköpostiosoite . Se auttaa vähentämään palautusprosenttia ja suojaa lähettäjän mainetta. Se toimii myös reaaliaikaisesti ja tarjoaa ominaisuuksia, kuten syntaksin, verkkotunnuksen ja SMTP:n tarkistukset.
Bouncerin ansiosta lähetät sähköposteja vain aktiivisiin, kelvollisiin osoitteisiin, parannat toimitettavuutta ja kunnioitat yleisösi postilaatikkoa.
Mutta mikä tärkeintä, Bouncer auttaa sinua noudattamaan sähköpostisäännöstöä ja pysymään poissa roskapostikansioista. Se on turvallinen työkalu, joka noudattaa käytäntöjä, toimii saumattomasti useissa maissa ja useilla kielillä, vahvistaa sähköpostin verkkotunnuksen laillisuuden ja parantaa vielä sähköpostimarkkinointimittareitasi.
Jos siis etsit kattavaa järjestelmää, joka voi parantaa sähköpostejasi monilla osa-alueilla, sinun on aika kokeilla Bounceria.
Annetaan nimenomaiset vaihtoehdot kieltäytymiselle
Seuraavassa vaiheessa on tarjottava selkeät opt-out-vaihtoehdot. Ne ovat linjassa lakisääteisten vaatimusten kanssa, ja ne ovat merkki kunnioituksesta ja avoimuudesta. Ne osoittavat myös, ettet pakota asiakkaita pysymään kanssasi hinnalla millä hyvänsä. Kyse ei ole vain alan standardien noudattamisesta, vaan myös maailmanlaajuisten roskapostinestostandardien noudattamisesta.
Ihmisten kiinnostuksen kohteet muuttuvat, ja jos he päättävät, että sähköpostiviestisi eivät ole merkityksellisiä, he haluavat helposti ja nopeasti hyvästellä sinut. Jos sallit tämän peruutusvaihtoehdon avulla, säilytät silti myönteisen suhteen ja annat asiakkaille mahdollisuuden hallita mieltymyksiään.
Loppujen lopuksi haluat, että vieraasi pysyvät kanssasi, koska he arvostavat sisältöäsi, etkä siksi, etteivät he löydä uloskäyntiä, eikö niin?
Näin ollen tilauksen perumisen ei pitäisi olla aarteenmetsästys. Sen sijaan tilauksen peruuttamisen pitäisi olla yhtä helppoa kuin tilaamisenkin. Siksi sinun on tarkistettava, että peruutuslinkki on helposti löydettävissä jokaisesta sähköpostiviestistä. Se voi olla yksinkertainen teksti, jossa on linkki sähköpostiviestiesi alareunassa.
Seuraa mustia listoja
Ajattele mustia listoja varoitussignaaleina – jos sähköpostisi päätyy sinne, se tarkoittaa, että käyttäjät tai sähköpostipalveluntarjoajat ovat merkinneet sen roskapostiksi. Jos on siis liian myöhäistä ja olet jo joutunut tällaiseen paikkaan, on aika siivota asiasi.
Voit siivoa sähköpostilistasi , muuttaa sähköpostin sisältöä tai säätää sähköpostiosoitteiden keräystapaa.
Seuraa säännöllisesti, mitä sähköposteillesi tapahtuu. Tarkista myös sähköpostikäytäntösi ja varmista, että noudatat sääntöjä. Tämän ansiosta säilytät hyvän lähettäjän maineen, parannat toimitettavuutta ja takaat, että sähköpostisi ovat tervetulleita vastaanottajien postilaatikoihin. Kun noudatat tämäntyyppisiä sähköpostisääntöjä, varmistat sähköpostimarkkinointikampanjoidesi paremman suorituskyvyn.
Se on ennakoiva toimenpide sähköpostiviestinnän terveyden ja tehokkuuden ylläpitämiseksi.
Käytä sähköpostitodennusta
Sähköpostin todennus auttaa varmistamaan, että sähköposti tulee sinulta, ei henkilöityjältä. Toisin sanoen se kertoo sähköpostipalvelujen tarjoajille, että sähköpostisi on laillinen eikä valepukuun pukeutunut roskapostittaja.
Määritä SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) ja DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) -tietueet. Nämä ovat ikään kuin tunnistetarkistuksia, jotka kertovat sähköpostin tarjoajille ja vastaanottajille, että sähköpostisi ovat aitoja.
Tämä on enemmän kuin välttämätöntä maailmassa, jossa phishing ja roskaposti rehottavat sähköpostikampanjoiden kautta. Lisäksi se voi parantaa sähköpostin toimitettavuutta ja suojella brändisi mainetta.
Segmentoi ja kohdista yleisösi
Viimeinen ehdotuksemme – segmentointi ja kohderyhmän määrittäminen, mikä auttaa sinua lähettämään sähköposteja oikeille ihmisille. Siinä sähköpostilistasi jaetaan pienempiin ryhmiin tiettyjen kriteerien, kuten sijainnin, kiinnostuksen kohteiden, ostosten tai aiemman käyttäytymisen perusteella.
Näin voit räätälöidä sisältösi eri ihmisryhmille sopivaksi ja tehdä sähköposteistasi merkityksellisempiä.
Tärkeintä on osoittaa, että ymmärrät yleisösi erilaisia tarpeita ja kiinnostuksen kohteita ja otat ne huomioon. Henkilökohtaiset ja asiaankuuluvat sähköpostiviestit otetaan myös todennäköisemmin vastaan ja ne merkitään harvemmin roskapostiksi.
Et esimerkiksi lähettäisi samaa sähköpostia uimisesta kiinnostuneille naisille ja autojen korjaamisesta kiinnostuneille.
Tällainen tehokas segmentointi johtaa korkeampiin mittareihin ja parempiin tuloksiin, kun yleisösi saa tarvitsemaansa sisältöä.
Paranna sähköpostiviestintääsi
Ja tässä sitä ollaan – kaikki vaiheet sähköpostin sääntöjenmukaisuuden parantamiseksi, jotka menevät sähköpostilakeja pidemmälle.
Vinkkimme avulla voit lähettää asianmukaisia, vaatimustenmukaisia sähköpostiviestejä, turvallisia ja houkuttelevia viestejä ja parantaa sähköpostimarkkinointiasi.
Ennen kuin aloitat sähköpostimarkkinointikampanjoiden toteuttamisen, sinun on kuitenkin valmistauduttava siihen eli tarkistettava, mitä lakeja sinuun sovelletaan. Jos et noudata sähköpostimarkkinoinnin sääntöjen noudattamista koskevia säännöksiä, saatat kohdata monia ongelmia tämän viestintämuodon kanssa.
Jos kuitenkin valmistaudut huolellisesti, vältät riskit ja säilytät asiakkaidesi luottamuksen.
Noudata lakeja ja varmista, että viestisi tavoittavat aiotut vastaanottajat. Käytä työkalua, Bouncer ja muuttaa tapaa, jolla työskentelet markkinointisähköpostisi kanssa.
