Et saa koskaan toista tilaisuutta tehdä ensivaikutelmaa.
Sanotaan, että haluat todella tehdä hyvän. Pukeutuisitko sitten juhliin Havaiji-paidassa ja Crocsissa, jos niissä olisi muodollinen pukukoodi? Et varmaankaan. Kyse on täsmälleen samasta tapauksesta kuin silloin, kun kirjoitat esittelysähköpostia tietämättä, miten se tehdään.
Ei hätää! Tänään opit kirjoittamaan tehokkaan esittelysähköpostin askel askeleelta. Hyviä uutisia: mukana on malleja. ✅
Mikä on esittelysähköposti?
Esittelysähköposti on viesti, jonka lähetät tuntemattomalle henkilölle ja jossa haluat esitellä itsesi tai yrityksesi. Se toimii periaatteessa jäänmurtajana, kun tapaat jonkun digitaalisessa maailmassa.
Riippuen siitä, kenelle lähetät sen, tämä voi olla kylmä sähköposti – jos vastaanottaja ei ole saanut sinulta viestejä aiemmin.
Ajattele tällaista sähköpostia ystävällisenä kutsuna keskusteluun. Tämän lisäksi esittelysähköposti on tilaisuutesi rakentaa ammattimaista suhde sen henkilön (tai ihmisryhmän) kanssa, jonka tavoitat.
Asia on kuitenkin niin, että kun lähetät postia tuntemattomaan sähköpostiosoitteeseen, et voi koskaan olla aivan varma, ettei se tule takaisin. Näin käy, kun lähetät viestin osoitteeseen, jota ei ole olemassa. Se palaa sitten takaisin ja aiheuttaa sinulle ongelmia.
Etkä halua lähettää täydellisesti muotoiltua mestariteosta (esittelysähköpostia) avaruuteen, vai mitä? 🚀
Varmistaaksesi, että panostuksesi ovat hyvin käytettyjä ja että sähköpostisi tavoittaa oikean henkilön, käytä seuraavia keinoja Pomppija . Varmistamme, että lähetät esittelysähköpostisi oikeisiin osoitteisiin, joten et tarvitse jatkosähköpostia saadaksesi huomiota.
Kääri siis hihat ja aletaan kirjoittaa parasta esittelysähköpostia ikinä.
Ennen kuin aloitat esittelysähköpostin kirjoittamisen
Mutta ennen kuin kirjoitat ensimmäiset sanat, mieti hetki muutamaa kriittistä asiaa. Ilman niiden miettimistä kirjoittaminen olisi vaikeaa, ja tuntisit itsesi eksyneeksi.
Seuraavassa on muutamia seikkoja, jotka kannattaa pitää mielessä. 👇
🎯 Tule esittelysähköpostin tarkoituksen kanssa.
Riippumatta siitä, mitä sähköpostia tai kirjoitusta aiot laatia, tarkoituksen tunteminen on ensimmäinen (ja ratkaiseva) askel. Se saattaa tuntua itsestään selvältä, mutta se kannattaa tuoda esiin vielä kerran.
Keksi sähköpostillesi selkeä ja ytimekäs tarkoitus. Mikä on tavoitteesi sen lisäksi, että esittelet itsesi ja yrityksesi? Ehkä ensisijainen tavoitteesi on:
- osoittaa arvosi vastaanottajalle,
- esitellä uusi työntekijä,
- ota yhteyttä tuote-esittelyä varten,
- keskustella markkinointiyhteistyöstä,
tai mikä tahansa tarkoituksesi onkaan, varmista, että se näkyy sähköpostissasi.
🧍🏻 Tunnista vastaanottaja
Kenelle henkilölle tai ryhmälle lähetät sähköpostia? Vastaanottajan tunnistaminen on välttämätöntä, jos haluat, että viestisi luetaan eikä sitä vain jätetä huomiotta tai pahimmassa tapauksessa poisteta.
Tutki ennen kaikkea henkilöä, jonka kanssa aiot keskustella.
Mieti keskustelukumppanisi asemaa yrityksessä. Ovatko he vakavasti otettavia ihmisiä, joiden tavoitteena on tehdä kauppaa? Ehkä kirjoitat jollekin, jonka haluaisit mentoriksesi, eikä hän ole lainkaan muodollinen.
Tieto siitä, kuka sähköpostisi vastaanottaa, määrittää monia muita sähköpostin näkökohtia, kuten äänensävyn ja kielen. Puhuisithan eri tavalla markkinointijohtajalle kuin markkinointiharjoittelijalle?
Kun tiedät, kenelle kirjoitat, voit lisäksi luoda yksilöllisen ja kielellisesti sopivan viestintätyylin. Säädä pyytämäsi (ja lähettämäsi) tiedot sen mukaan, kuka vastaanottaja on.
👔 Päätä esittelysähköpostisi sävy ja tyyli.
Äänensävyn ja tyylin valinta voi tehdä esittelysähköpostista hyvän tai huonon. Kun ymmärrät vastaanottajien mieltymykset, persoonallisuudet ja prioriteetit, on helpompi päättää, mitä viestintätyyliä kannattaa käyttää.
Kun sovellat sävyä, voit lisäksi räätälöidä viestisi niin, että se resonoi heidän kanssaan syvemmällä tasolla.
Katsotaanpa, mitä eri äänensävyjä voit käyttää.
Kiitos ajastanne ja harkinnastanne. ➡️ Arvostamme suuresti aikaasi ja ajatuksiasi.
Olisi kunnia, jos harkitsisit minua mentoriksi. ➡️ Ilmoita minulle, jos suostut yhteistyöhömme. Olisin erittäin iloinen siitä!
Muista, että viestin mukauttaminen toisen henkilön arvoihin voi auttaa sinua vakuuttamaan hänet. Ole kuitenkin edelleen oma itsesi. Yleensä ensimmäinen viestinvaihto ei ole oikea paikka vitsailla tai käyttää sarkasmia, mutta älä luo itsestäsi väärennettyä versiota.
Kun tapaat vastaanottajan henkilökohtaisesti tai yhteistyössä, kaikki väärät vaikutelmat paljastuvat.
🤔 Mieti, mitä muut saattavat ajatella viestistäsi.
Asetu jonkun toisen asemaan. Kuvittele, että olet vastaanottaja – mitkä sähköpostiviestit ovat mahdollisesti kiinnostavia sinulle? Minkä viestin haluaisit avata uteliaana, jos olisit liikemies (tai kuka ikinä se onkin)? Mikä saisi sinut jatkamaan lukemista?
Pohdi, täyttääkö tuotteesi tai palvelusi markkinoiden aukon. Jos vastaus on myönteinen, sisällytä tämä tieto viestiin, jotta lukijan huomio kiinnittyy.
Joskus näkökulman vaihtaminen voi tuoda esiin uusia, parempia ideoita. Miksi et siis kokeilisi tätä?
OK! Nyt on aika harjoitella.
Miten kirjoitat esittelysähköpostin 6 askeleessa?
Valmiina? Mennään.
VAIHE 1. Luo uskomaton otsikkorivi esittelysähköpostiviestiisi.
Se on sähköpostin yläosassa oleva tekstirivi, jossa kerrotaan, mistä sähköpostissa on kyse. Sähköpostin otsikkorivit ovat ensimmäinen asia, jonka vastaanottaja näkee. Ja otsikon perusteella hän voi päättää, avaako hän sähköpostin vai ei.
Tee siitä tarttuva! Mutta ei klikkailumielessä.
Muuten on mahdollista, että mahdollinen vastaanottaja jättää viestin huomiotta. Sen pitäisi olla jotain kiehtovaa, asiaankuuluvaa eikä yleistä. Lauseet kuten ”Hei” tai ”Esittelen itseni” voivat toimia, mutta voit tehdä parempaa! Selaa esimerkkejä alaspäin.
Yritä keksiä jotain, joka erottuu tuhansista muista viesteistä ja kiinnittää vastaanottajan huomion.
Katso noita otsikkoideoita.
➡️ Ammattimainen sävy: #1 ”Yrityksen [nimi] esittely ja mahdollisten yhteistyömahdollisuuksien tutkiminen”
#2 ”Ainutlaatuinen yhteistyömahdollisuus [yrityksen nimi] ja [vastaanottajan yrityksen nimi] välillä.”
➡️ Rento sävy: ”Mennään kahville ja jutellaan [yhteinen kiinnostuksen kohde]”
➡️ Leikkisä sävy: ”[Yrityksen nimi] on ehdotus, jota et halua jättää väliin”
➡️ Luova sävy: ”Idea [yrityksen nimi]: [Ainutlaatuinen ja kiehtova ehdotus].”
➡️ Henkilökohtainen ääni: ”Keskinäinen intohimo [yhteinen harrastus/kiinnostus] – Yhdistetään!”
Tunne ilmainen säätää niitä haluamallasi tavalla. Siirrytään nyt seuraavaan osaan.
VAIHE 2. Säädä tervehdystäsi tarpeen mukaan
Tervehdys on kuin sähköpostin esittely, jossa yksinkertaisesti sanot. Hei. Mutta voit myös osoittaa kunnioitusta toista kohtaan ja rakentaa molemminpuolista yhteyttä.
Voit tehdä sen monin tavoin. Tärkeintä on mukauttaa se sen mukaan, kenelle osoitat viestisi.
Valitse esimerkiksi ammattimainen sävy, jos kyseessä on virallinen esittelysähköposti. Btw, virallinen esittelysähköpostimalli on alla.
Mutta sinä määrittelet säännöt sille, millaisen ensimmäisen rivin haluat.
Tutustu sähköpostin esittelyesimerkkeihin.
➡️ Ammattimainen sävy ja virallinen tervehdys: ”Hyvä [vastaanottajan nimi], toivottavasti tämä sähköposti on sinulle hyvä.”
➡️ Rento sävy: ”Hei [vastaanottajan nimi], miten menee?”
➡️ Kunnioittava sävy: ”Hyvää huomenta/päivää/iltaa [vastaanottajan nimi],”
➡️ Ystävällinen sävy: ”Hei [vastaanottajan nimi], miten voit tänään?”
➡️ Yhteistyön sävy: ”Hei [Vastaanottajan nimi], tehdään yhdessä mahdottomia asioita!”
Jos sinua huvittaa mennä hieman rennommaksi mahdollisen asiakkaasi kanssa (joka on melko muodollinen), miksi et uskaltaisi?
VAIHE 3. Selitä, mitkä ovat aikomuksesi ja miksi otat yhteyttä.
Aihe ja tervehdykset ovat valmiina. Nyt on aika selittää tarkemmin aikomuksesi. Sisällytä ne sähköpostin esittelytekstiin, jotta sekä sinä että sähköpostin vastaanottajat ovat samalla sivulla.
Ja kuten tervehdyksen ja aiheen kohdalla, valitse sopiva sävy.
Se on myös hyvä paikka pienelle esittelylle – kirjoita etunimesi (nyt ei ole vielä aika antaa yhteystietoja) ja miksi haluat ottaa yhteyttä henkilöön tai yritykseen.
Älä kirjoita liikaa, vain olennaiset asiat. Jos otat yhteyttä ammatilliseen kontaktiin verkostoitumistarkoituksessa, voit mainita, että olet utelias siitä, mitä he tekevät ja mistä tiedät yrityksestä tai henkilöstä.
Lyhyesti sanottuna: kirjoita lyhyt mutta täsmällinen selitys.
Tutustu esimerkkeihin siitä, miten kirjoitetaan aikomuksista ja syistä.
➡️ Kun kirjoitat mahdolliselle mentorille:
”Otan teihin yhteyttä, koska toivon löytäväni mentorin, joka voisi antaa minulle uraohjausta. Olen erittäin kiinnostunut [Erityisalueet tai -taidot] ja arvostaisin asiantuntemustasi ja kokemustasi.”
➡️ Kun kirjoitat mahdolliselle asiakkaalle:
”Törmäsin verkkosivustoonne ja olin vaikuttunut työstänne [toimialalla]. Me [yrityksessänne] olemme erikoistuneet [tietty palvelu/tuote], ja uskon, että siitä voisi olla suurta hyötyä yrityksellenne. Ottaisin mielelläni yhteyttä ja tutkisin mahdollisia yhteistyömahdollisuuksia.”
➡️ Kun kirjoitat tulevalle liikekumppanille:
”Kirjoitan esittäytyäkseni ja kartoittaakseni mahdollisia mahdollisuuksia yhtiömme väliseen kumppanuuteen.”
VAIHE 4. Tarjoa arvoa ennen kuin pyydät jotain.
Kilpailu on suurta. Jos mainitset mahdollisen yhteistyösi arvon, lukija saattaa rohkaistua lukemaan eteenpäin. Kun siis kirjoitat jollekulle, mainitse tarjoamasi mahdolliset hyödyt ennen kuin etsit yhteistyömahdollisuuksia.
VINKKI: kirjoita jostain sellaisesta, mitä kilpailijasi eivät pysty tarjoamaan. Ole pimeä hevosehdokas.
Tutustu ideoihimme.
➡️ Kun kirjoitat mahdolliselle asiakkaalle:
”Tiimimme voisi tuoda asiantuntemuksemme ja kokemuksemme pöytään ja tehdä kanssanne yhteistyötä laadukkaiden palvelujen/tuotteiden toimittamiseksi asiakkaillemme.”
➡️ Kun kirjoitat mahdolliselle sijoittajalle:
”Olemme toimittaneet menestyksekkäästi korkealaatuisia [yrityksenne palveluja/tuotteita] asiakkaillemme ja olemme kokeneet merkittävää kasvua viime vuoden aikana. Sen vuoksi yhteistyöstämme voi olla hyötyä myös teille.”
➡️ Kun kirjoitat mahdolliselle mentorille:
”Haluaisin keskustella siitä, miten voisimme tehdä yhteistyötä ja miten minusta voisi olla hyötyä myös sinulle.”
VAIHE 5. Kiitä heitä heidän ajastaan ja huomiostaan.
Henkilöllä, jolle kirjoitat, on todennäköisesti kiireinen aikataulu. Ehkä kyseessä on johtaja, joka pyrkii antamaan sinulle huomiota. Kiitä siitä! Yksi tai kaksi lausetta riittää mainiosti.
Se luo myös positiivisen sävyn muulle vuorovaikutukselle, jolloin on todennäköisempää, että he ottavat viestisi vastaan.
Kiitoskirjeen kaltaisten yksityiskohtien hoitaminen osoittaa, että olet huomaavainen ja huomaavainen. Ja se auttaa rakentamaan ammatillisia suhteita.
Inspiroidu joistakin ehdotuksista.
➡️ ”Kiitos ajastanne ja huomiostanne.”
➡️ ”Arvostamme suuresti aikaasi ja harkintakykyäsi. Odotan innolla yhteydenottoanne.”
➡️ ”Kiitos huomiostanne!”
VAIHE 6. Lopeta kohteliaaseen pyyntöön
Päätä sähköpostiviestisi myönteiseen sävyyn. Miten luoda kohtelias ja ammattimainen lopetus, joka ei jätä vastapuolta hämmentyneeksi? Tutustu vinkkeihimme:
- Varmista, että annoit arvoa ennen kuin esität pyynnön.
- selitä pyyntösi selkeästi – vältä epämääräistä kielenkäyttöä
- osoittaa arvostusta heidän ajastaan ja huolenpidostaan
- olla avoin ”ei” tai ”ei nyt” -vastaukselle.
Ja katso meidän valintamme.
➡️ ”Olisitko käytettävissä ensi viikolla nopeaan puheluun, jossa keskustellaan tästä lisää?”
➡️ ”Kerro minulle, jos tämä kiinnostaa sinua, niin voimme ehkä sopia tapaamisen, jossa keskustelemme asiasta tarkemmin.”
➡️ ”Olisi kunnia, jos harkitsisit mahdollisuutta ryhtyä mentorikseni.”
Allekirjoita lopuksi ja lisää yhteystiedot, jos sähköpostin allekirjoituksessa ei vielä ole niitä.
Ja nyt, paina lähetä! ✉️
Esittelysähköpostit: mallit
Haluatko tehdä hyvän vaikutuksen ammattimaisella sähköpostiviestilläsi, mutta sinulla on vielä epäilyksiä sen suhteen? Käytä rohkeasti esittelysähköpostimallia. Olemme tarjonneet muutamia niitä eri tyyleillä.
Malli 1: Virallinen esittelysähköposti potentiaaliselle asiakkaalle
Aihe: Nimi: Ainutlaatuinen yhteistyömahdollisuus [yrityksen nimi] ja [vastaanottajan yrityksen nimi] välillä
Hyvä [vastaanottajan nimi],
Toivon, että tämä sähköposti voi hyvin. Nimeni on [Nimesi], ja olen [Työtehtäväsi nimi] [Yrityksesi] palveluksessa. Törmäsin verkkosivustoonne ja olin vaikuttunut työstänne [toimialalla].
[Yrityksesi] on erikoistunut [tietty palvelu/tuote], ja uskon, että siitä voisi olla suurta hyötyä yrityksellesi. [Selittäkää, miten yrityksenne tuottaisi lisäarvoa]. Ottaisin mielelläni yhteyttä ja tutkisin mahdollisia yhteistyömahdollisuuksia.
Voisitko soittaa pikaisesti ensi viikolla, jotta voisimme keskustella tästä lisää? Odotan innolla yhteydenottoanne pian. Kiitos ajastanne.
Ystävällisin terveisin,
[nimesi]
Malli 2: Esittelysähköposti mahdolliselle liikekumppanille
Aihe: Johdanto ja mahdollinen kumppanuusmahdollisuus
Hyvä [vastaanottajan nimi],
Toivon, että tämä sähköposti voi hyvin. Nimeni on [nimesi], ja olen [asemasi] [yrityksesi nimi]. Törmäsin yritykseesi ja olin vaikuttunut työstä, jota teet [toimialasi/alasi].
Kirjoitan teille esitelläkseni itseni ja selvittääkseni mahdollisia mahdollisuuksia kumppanuuteen yrityksiemme välillä. [Yrityksenne nimi] on erikoistunut [yrityksenne palveluihin/tuotteisiin], ja se on toimittanut innovatiivisia ratkaisuja asiakkaille [toimialalla/alalla] jo [määrä] vuotta.
Uskon, että yhtiömme välinen kumppanuus voisi hyödyttää molempia osapuolia. Olemme kiinnostuneita laajentamaan toimintaamme, ja uskon, että yhteistyö voisi auttaa meitä saavuttamaan tavoitteemme. Tiimimme voisi tuoda asiantuntemuksemme ja kokemuksemme pöytään ja tehdä yhteistyötä kanssanne laadukkaiden palvelujen/tuotteiden toimittamiseksi asiakkaillemme.
Haluaisin mielelläni keskustella tästä lisää ja tutkia, miten voimme tehdä yhteistyötä. Ilmoita minulle, jos tämä kiinnostaa sinua, niin voimme sopia tapaamisen, jossa keskustelemme asiasta tarkemmin.
Kiitos ajastanne ja harkinnastanne.
Ystävällisin terveisin,
[nimesi]
[Tehtävänimikkeesi]
[Yrityksenne nimi]
Malli 3: Esittelysähköposti mahdolliselle mentorille
Aihe: Mentorointi ja uudet haasteet
Hei [Mentorin nimi],
Toivon, että tämä sähköpostiviesti vie sinut hyvään vauhtiin. Miten olisi kahvittelut ja jutustelu [yhteinen kiinnostuksen kohde]?
Nimeni on [nimesi], ja olen [asema/ala], joka on seurannut työtänne jo jonkin aikaa. Olen erittäin vaikuttunut ja inspiroitunut saavutuksistanne ja panoksestanne [toimialanne/alanne tai alanne].
Etsin urakehityksessäni mentoria, joka voi opastaa minua. Olen erityisen kiinnostunut saamaan lisätietoja [Erityisalat tai -taidot], ja uskon, että kokemuksesi ja asiantuntemuksesi voisivat olla arvokkaita auttaessasi minua saavuttamaan tavoitteeni.
Olen tutkinut taustasi ja olen ollut ällikällä lyöty [huomattavat saavutuksesi tai panoksesi]. Olisi kunnia, jos harkitsisit mahdollisuutta tulla mentorikseni. Mahdollisuus työskennellä kanssanne antaisi minulle arvokkaita näkemyksiä ja opastusta, jotka auttaisivat minua kasvamaan sekä henkilökohtaisesti että ammatillisesti.
Ymmärrän, että sinulla on paljon tekemistä, mutta olisin mielelläni… veeeryOlen kiitollinen kaikesta ajasta, jota voitte uhrata minulle. Haluaisin keskustella siitä, miten voisimme työskennellä yhdessä ja miten minusta voisi olla hyötyä myös teille.
Arvostamme suuresti aikaasi ja harkintakykyäsi. Odotan innolla yhteydenottoanne.
Terveisin,
[nimesi]
Yleiset virheet, joita kannattaa välttää esittelysähköpostia laadittaessa
Tutustu niihin!
01 Sähköpostiosoitteen vahvistamatta jättäminen
Rekisteröidy Bounceriin vahvistamaan vastaanottajan sähköpostiosoitteen.
Viimeinen asia, jonka haluat, on se, että menetät mahdollisuuden työskennellä alasi parhaiden asiantuntijoiden kanssa vain siksi, ettet ole tarkistanut osoitetta, eikö niin?
02 Sähköpostin oikoluvun laiminlyönti
Ennen kuin lähetät mitään kenellekään, on hyvä ottaa tavaksi lukea teksti uudelleen. Kun kirjoitat potentiaaliselle liikekumppanille, et halua kirjoittaa hänen yrityksensä nimeä väärin, ethän?
03 Mukaan lukien tylsä ja epäinformatiivinen otsikkorivi.
Huomiota herättävä otsikko todella tekee työtä! Kirjoittamalla tylsä esittelysähköpostin otsikkorivi menetät tilaisuuden tehdä mieleenpainuva ensivaikutelma.
04 Sähköpostin pitäminen liian pitkänä tai erillisten sähköpostiviestien lähettäminen yhden sähköpostiviestin sijaan
Kukaan ei halua lukea superpitkiä viestejä. Pidä esittelysähköpostisi suoraan asiaan. Vältä lisäksi erillisten sähköpostiviestien lähettämistä. Laadi sen sijaan yksi, joka sisältää kaikki tarvittavat tiedot.
05 Liian yleisluontoinen ja kiertelevä lähestymistapa.
Liikemiehet haluavat mennä suoraan asiaan. Joten yleisten viestien kirjoittaminen ilman tarkoituksia on oma päämääräsi, koska on hyvin todennäköistä, että viestisi jää lukematta.
06 Olennaisten tietojen (esim. yrityksen nimi tai tehtävänimike, keskinäiset yhteystiedot) huomiotta jättäminen.
Vakuuttava vaiheittainen oppaamme varmistaa, että katat kaiken. On kuitenkin hyvä käytäntö käydä sähköpostiviesti läpi juuri ennen sen lähettämistä, jotta voit varmistaa, että kaikki on kohdallaan.
Kirjoita loistava esittelysähköposti jo tänään!
Tee ammattimaisesta esittelysähköpostista niin hyvä, että he eivät voi olla klikkaamatta vastauspainiketta. ✨
Tehokkaan kirjeen kirjoittaminen voi tuntua haastavalta. Mutta noudattamalla artikkelissa esitettyjä vinkkejä voit luoda mieleenpainuvan sähköpostiviestin ja positiivisen ensivaikutelman. Onnea matkaan!
Esittelysähköposti: usein kysytyt kysymykset:
Kuinka pitkä esittelysähköpostin tulisi olla?
Pari lausetta on ihanteellinen. Haluat erottua, ja lyhyys auttaa siinä.
Milloin on paras aika lähettää esittelysähköposti?
Riippuu siitä, mutta arkisin työaikana on parasta. Pyri muuhun päivään kuin perjantaihin.
Mikä on pahin esittelysähköpostivirhe?
Niitä on useita, mutta pahin niistä lienee se, että sähköpostista tulee liian pitkä. Se jää automaattisesti lukematta, kun vastaanottaja näkee tekstiseinän. Toinen olisi epäkiinnostava ja liian pitkä otsikkorivi.
Onko sähköpostien validointi todella niin tärkeää?
Kyllä, koska jos lähetät sähköposteja vahvistamattomiin osoitteisiin, et tiedä, ovatko nämä todellisia henkilöitä vai eivät, ja saatat saada paljon kovan palautuksen ja vahingoittaa lähettäjän mainettasi.
