Yksi hankalimmista asioista yrityssähköpostin perustamisessa on se, että et voi rajoittaa yritystäsi vain yhteen sähköpostiosoitteeseen.
Tarvitset todennäköisesti erillisen sähköpostiosoitteen toimitusjohtajalle, kirjanpidolle, markkinoinnille ja muille osastoille sekä sähköpostiosoitteet tärkeimmille henkilöille, jotka ovat yhteyshenkilöinä asiakkaiden kanssa yrityksessä. Tämä voi johtaa siihen, että hallinnoitavia sähköpostiosoitteita on paljon. Onneksi sähköpostialias on yksinkertainen ja usein ilmainen ratkaisu, joka voi helpottaa kaiken hallintaa.
On monia hyviä syitä perustaa sähköpostiosoite, joka eroaa ensisijaisesta osoitteestasi, mutta menee silti sähköpostiisi. Siitä voi olla hyötyä sekä työ- että yksityiselämässä, jotta voit järjestää sähköpostilaatikkosi paremmin ja saada lisää turvallisuutta ja yksityisyyttä. Peitenimiä voidaan käyttää eri lähteistä tulevien viestien nopeaan tunnistamiseen, ja sitä voidaan käyttää myös rekisteröitymiseen verkossa. Useimmissa suurimmissa sähköpostipalveluissa, kuten Gmailissa ja Microsoftissa, voit määrittää yhden tai useamman sähköpostipeitenimen.
Mikä on Alias-sähköposti?
Kun aloitat yritystoiminnan, toiminnan käynnistämisestä aiheutuvat kustannukset voivat aiheuttaa stressiä. On tärkeää miettiä, millaisia liiketoiminnan perustarvikkeita tarvitset, kuten ammattimainen sähköpostiosoite.
Yrityksesi sähköpostiosoite toimii digitaalisen läsnäolosi merkkinä, ja se on usein tärkein tapa, jolla asiakkaat ovat vuorovaikutuksessa yrityksesi kanssa. Kun perustat ensisijaisen sähköpostiosoitteesi, tämä on tärkein osoite, josta yrityksesi lähettää ja vastaanottaa sähköposteja. Lisäksi tämä on osoite, jonka koko yhteystietoluettelosi näkee, kun otat yhteyttä.
Sähköpostin alias on kuitenkin ominaisuus, jonka avulla voit luoda muita sähköpostiosoitteita, jotka ohjaavat saapuvat viestit automaattisesti ensisijaiseen yrityssähköpostiosoitteeseesi. Näin sinun ei tarvitse perustaa uusia sähköpostilaatikoita tai maksaa lisämaksuja sähköpostipalveluntarjoajallesi.
Yrityksesi pääsähköpostiosoite voi olla esimerkiksi johnsmith@company.com, ja voit perustaa alias-osoitteen osoitteeseen js@company.com käyttäen samaa sähköpostiosoitetta.
Sähköpostin peitenimi tunnetaan myös nimellä vaihtoehtoinen sähköpostiosoite, ja se viittaa edelleenlähetysosoitteeseen. Se voidaan määritellä myös lempinimeksi, jolla voit suojata oikean nimesi internetissä. Yrityksissä se voi olla osaston tai markkinointikampanjan nimi.
Peitenimellä on erillinen saapuneet sähköpostit, mutta sitä ei tarvitse avata, jotta sen vastaanottamia sähköpostiviestejä voidaan hallita. Kaikki saapuvat viestit ohjataan ensisijaiselle sähköpostitilillesi. Se käyttää myös kaikkia samoja yhteystietoja ja tiliasetuksia kuin ensisijainen tilisi.
Sähköpostin peitenimen käytön tärkeimmät edut
On monia syitä, miksi haluat käyttää sähköpostipeitenimeä. Tärkeimpiä sähköpostin peitenimen käytön etuja ovat muun muassa seuraavat:
- Tehokkaampi postilaatikon hallinta: Lisäksi voit määrittää sähköpostin automaation ja suodattimet, jotka yksinkertaistavat prosessia entisestään.
- Yritykset voivat säästää arvokasta aikaa välttämällä tarvetta siirtyä tilien välillä.
- Sähköpostin peitenimen avulla voit pitää ensisijaisen työsähköpostin yksityisenä, mutta vastaanottaa silti sähköposteja ensisijaiseen postilaatikkoon. Tämä voi olla kätevää, jos haluat esimerkiksi seurata kilpailijoitasi rekisteröitymällä heidän sähköpostimarkkinointikampanjoihinsa.
- Peitenimet voivat helpottaa uusien pienyritysten lajittelua, sillä näillä yrityksillä ei välttämättä ole vielä asiakaspalvelua tai kirjanpito-osastoa.
Sähköpostialiakset ovat loistava ratkaisu yrityksille, joiden on saatava eri työntekijöiden tai osastojen sähköpostit samaan paikkaan.
Milloin Alias-sähköpostitilit ovat hyödyllisiä?
Yksi tärkeimmistä eduista, joita sähköpostipeitenimen käyttäminen tarjoaa, on mahdollisuus luoda yrityksellesi ammattimainen digitaalinen läsnäolo. Kun esimerkiksi perustat yrityksesi, saatat olla ainoa, joka sitä pyörittää, jolloin tarvitset vain yhden sähköpostin, joka on ensisijainen sähköpostiosoitteesi kaikkia kyselyjä varten.
Voit kuitenkin halutessasi lisätä eri sähköpostiosoitteen myyntijohdoille ja laskutustiedusteluille. Käyttämällä sähköpostialiaksia voit luoda molemmat osoitteet, mutta vastaanottaa jompaankumpaan niistä lähetetyt sähköpostit ensisijaiseen postilaatikkoosi.
Sähköpostin peitenimiä pidetään yleensä väliaikaisena toimenpiteenä, jota käytetään siihen asti, kunnes yritys kasvaa ja palkkaa lisää työntekijöitä, jotka pystyvät hallitsemaan eri postilaatikoita. Niitä voidaan kuitenkin käyttää myös pysyvänä ratkaisuna lajittelukysymyksiin tai kirjoitusvirheisiin liittyviin ongelmiin.
Jos esimerkiksi tiedät, että sähköpostiosoitteesi kirjoitetaan usein väärin, voit lisätä ne peitenimiksi, jotta sähköpostiviestejä ei jää saamatta.
Vaihtoehtoja sähköpostin peitenimille
Jaettu postilaatikko on vaihtoehtoinen ratkaisu sähköpostipeitenimelle, jota kannattaa harkita. Ne mahdollistavat sähköpostien lähettämisen ja vastaanottamisen jaetuilla osoitteilla, ja useat käyttäjät voivat kirjautua jaettuihin postilaatikoihin hallintaan. Sähköpostialiasien tapaan ne eivät veloita lisämaksuja, joten ne ovat ihanteellinen vaihtoehto yrityksille, joissa sähköpostialiasetukset eivät sovi kaikkiin tarpeisiin.
Voit myös harkita tilapäistä osoitetta, mutta silloin on vaarana, että sähköpostisi katoavat, kun osoite päättyy.
Milloin kannattaa käyttää alias-sähköpostiosoitetta?
Sähköpostin peitenimi voi olla hyödyllinen monissa eri tilanteissa. Näitä ovat mm:
Joku yrityksessä täyttää useita rooleja
Jos sinulla tai jollakin yrityksesi työntekijällä on useita eri rooleja, sähköpostin peitenimen luominen voi olla hyödyllinen tapa organisoida viestintää. Sen avulla vältät tarpeen vaihtaa useiden postilaatikoiden välillä, jolloin on helpompi seurata kaikkia vastaanotettuja sähköpostiviestejä.
Pidä entisten työntekijöiden yhteystiedot
Toinen syy käyttää työntekijöidesi alias-sähköpostiosoitteita on se, että voit pitää yhteyttä ihmisiin, jotka ottavat yhteyttä entisiin työntekijöihin. Näin työntekijän alkuperäinen osoite (johnsmith@company.com) pysyy aktiivisena, vaikka John Smith lähtisi yrityksestä, ja voit lukea tämän henkilön uudet sähköpostit erillisestä postilaatikosta.
Väliaikaiset sähköpostiosoitteet
Tilapäinen sähköpostiosoite voi olla hyödyllinen ominaisuus, kun haluat rekisteröityä johonkin palveluun, mutta olet epävarma sen luotettavuudesta. Jos et pidä ajatuksesta käyttää väliaikaista sähköpostipalvelua, voit käyttää sen sijaan sähköpostipeitenimeä. Kun et enää tarvitse peitenimeä, voit vain poistaa sen, jolloin et enää saa sähköpostiviestejä kyseiseen osoitteeseen.
Henkilökohtaisen sähköpostin pitäminen yksityisenä
Yksityis- ja työelämän erottaminen toisistaan on aina hyvä ajatus. Tämän vuoksi sinun kannattaa ehkä välttää henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen käyttämistä yrityksessäsi. Voit käyttää peitenimeä, jotta voit edelleen vastaanottaa kaikki sähköpostit, jotka saat ensisijaiseen postilaatikkoosi, paljastamatta henkilökohtaisia tietoja tai näyttämättä epäammattimaiselta.
Kuinka luoda sähköpostin alias eri palveluiden avulla?
Nyt kun tiedät, miten hyödyllinen alias-sähköposti voi olla yrityksellesi, kannattaa tietää, miten sähköpostin alias-sähköposti määritetään joihinkin suosituimpiin palveluihin. Tässä on vaiheittaiset ohjeet kaikista mainitsemisen arvoisista palveluista.
Aliaksen lisääminen Gmailiin
Gmail antaa jokaiselle käyttäjälle mahdollisuuden luoda enintään kolmekymmentä peitenimeä ilmaiseksi. Tee tämä kirjautumalla ensin Google Admin -konsoliin järjestelmänvalvojan tilillä. Siirry Käyttäjät-osioon etusivun kautta, etsi sitten haluamasi käyttäjä ja avaa kyseisen tilin sivu Käyttäjät-luettelossa.
Etsi ja napsauta Vaihtoehtoiset sähköpostiosoitteet Käyttäjätiedot-osiosta. Sitten voit syöttää vaihtoehtoisen käyttäjänimen. Muista, että et voi luoda peitenimeä, joka on jo annettu jollekin. Kun olet valmis, tallenna muutokset. Lisää uusi peitenimi ensisijaiseen sähköpostitiliisi, jotta voit aloittaa sähköpostien lähettämisen vaihtoehtoisesta osoitteesta.
Lisää alias Outlookiin
Outlook on toinen sähköpostipalvelu, jossa käyttäjät voivat luoda useita peitenimiä ilmaiseksi. Jos haluat luoda sähköpostin peitenimen Outlookissa, siirry Lisää peitenimi -sivulle ja kirjaudu tarvittaessa tilillesi.
Valitse joko ”Lisää olemassa oleva sähköpostiosoite peitenimeksi” tai ”Luo uusi Outlook-sähköpostiosoite ja lisää se peitenimeksi” riippuen siitä, kumman haluat. Napsauta sitten Lisää alias. Muista, että et voi lisätä olemassa olevia @live.com-, @hotmail.com- tai @msn.com-osoitteita peitenimeksi, etkä voi lisätä peitenimeä, joka on jo liitetty Microsoft-tiliin.
Aliaksen lisääminen iCloudiin
Jos käytät iCloud-mailia (tunnetaan myös nimellä Apple mail), voit luoda peitenimen avaamalla iCloud-mailin ja napsauttamalla sivupalkissa olevaa hammasratas-kuvaketta. Napsauta sitten ”Asetukset”, valitse ”Tilit” ja sitten ”Lisää alias”. Tämän jälkeen voit syöttää kaikki tarvittavat tiedot, kuten koko nimen, aliaksen, tunnisteen ja tunnisteen värin. Klikkaa Ok, ja olet valmis.
Mitä eroa on peitenimen ja käyttäjän välillä?
Saatat miettiä, miten sähköpostin käyttäjät ja sähköpostipeitenimet eroavat toisistaan? Sähköpostialiasema on tili, jota voidaan käyttää sähköpostien välittämiseen olemassa olevaan sähköpostiosoitteeseen. Sillä ei ole omaa postilaatikkoa tai tallennustilaa, mikä tarkoittaa, että viestit ohjataan ensisijaiselle sähköpostitilille ja tallennetaan päätilin palvelimelle.
Toisin sanoen voit käyttää täysin oikeaa sähköpostiosoitettasi, kun taas peitenimi on vain yhdistetty sähköpostiosoite, jota käytetään sähköpostien välittämiseen.
Miten verkkotunnukset ja sähköpostialiasetukset eroavat toisistaan?
Sähköpostien peitenimien lisäksi voit määrittää peitenimiä myös sähköpostiviestien verkkotunnukset . Tässä tapauksessa peitenimi tulee @-merkin jälkeen eikä ennen sitä. Jos sinulla on esimerkiksi kaksi yritystä, verkkotunnusalias voi olla erittäin hyödyllinen, kun haluat vastaanottaa molempien yritysten sähköpostit samaan postilaatikkoon, mikä auttaa sinua hallitsemaan viestintääsi tehokkaammin.
Pakkaaminen
Olet luultavasti aiemmin lähettänyt sähköposteja lukuisiin alias-osoitteisiin tietämättäsi. Nyt kun tiedät, miten hyödyllisiä ne voivat olla kaikenlaisille yrityksille, voit pitää niitä hyödyllisenä lisäyksenä sähköpostimarkkinoinnin työkalupakkiisi.
Siitä puheen ollen, on vielä yksi työkalu, jota tarvitset ehdottomasti, jos lähetät paljon sähköposteja. Bouncer auttaa sinua siivoamaan ja vahvistamaan sähköpostilistasi, jotta tiedät, että lähetät sähköposteja oikeille ihmisille joka kerta. Parempi sähköpostimarkkinoinnin suorituskyky, ei kovia pomppuja. Mistä ei voisi pitää? Rekisteröidy ja kokeile Bounceria jo tänään!
Usein kysytyt kysymykset
Kumpi on parempi ratkaisu, peitenimi vai uusi sähköpostiosoite?
Se riippuu. Jos haluat vain lähettää sähköposteja eteenpäin etkä käyttää osoitetta lähteviin sähköposteihin, alias-sähköposti on parempi valinta. Jos kuitenkin haluat lähettää uusia sähköposteja, uusi sähköpostiosoite on parempi vaihtoehto.
Voiko kukaan luoda alias-sähköpostia?
Kyllä, kuten yllä olevasta näkyy, useimmat sähköpostipalveluntarjoajat tarjoavat tämän vaihtoehdon. Todennäköisesti joudut kuitenkin maksamaan siitä.
Mitä voin käyttää alias-sähköpostina?
Mikä tahansa sähköposti, jonka haluat omalle verkkotunnuksellesi. Ensisijaisen ja alias-sähköpostisi ei tarvitse olla millään tavalla samanlaisia. Voit esimerkiksi perustaa peitenimen raccoon@domain.com pääsähköpostillesi janesmith@domain.com.
