Si está buscando respuestas a alguna de estas preguntas, ha llegado al lugar perfecto. Esta guía le ayudará a cumplir la normativa sobre correo electrónico. Ofrece ideas claras y prácticas para garantizar que sus esfuerzos de correo electrónico tengan éxito y sean totalmente legales.
¿Qué es la conformidad del correo electrónico y por qué es importante?
La conformidad del correo electrónico consiste en cumplir las leyes y normas que garantizan que sus mensajes de correo electrónico son legales y respetuosos con la privacidad de los destinatarios. También implica proteger la información sensible, como los datos sanitarios personales.
Entre los aspectos clave del cumplimiento del correo electrónico se incluyen:
- obtener el consentimiento explícito de los destinatarios antes de enviar correos electrónicos comerciales,
- respetar con prontitud las solicitudes de exclusión voluntaria,
- y evitar la información falsa o engañosa.
El cumplimiento es crucial para mantener una buena reputación de remitente, pero hay algo más: es clave para evitar sanciones legales.
Si las empresas no se preocupan por el cumplimiento de la normativa sobre correo electrónico, pueden enfrentarse a cuantiosas multas, que pueden ser lo suficientemente importantes como para afectar a su estabilidad financiera. Además, en algunos casos, los problemas legales pueden dañar a largo plazo la reputación de la empresa y la confianza de los clientes.
Además, el incumplimiento puede afectar a las relaciones de la empresa con los proveedores de servicios de correo electrónico y los organismos reguladores, provocar la inclusión del dominio de correo electrónico de la empresa en una lista negra y afectar a todas las comunicaciones futuras por correo electrónico.
Los proveedores de servicios de correo electrónico suelen ayudar a las empresas a gestionar el cumplimiento de la normativa gracias a la oferta de funciones como métodos de doble opt-in, autenticación del correo electrónico y auditorías periódicas; estas opciones pueden garantizar la privacidad y la protección de los datos.
Los textos legislativos más importantes sobre el cumplimiento del correo electrónico
La conformidad del correo electrónico es un aspecto crucial del marketing por correo electrónico y la comunicación digital. Se adhiere a diversas leyes y normativas diseñadas para proteger los derechos de los consumidores y contribuir al uso responsable del correo electrónico con fines comerciales.
Estas leyes pueden variar según la región y tienen requisitos específicos.
Entre los actos legislativos más populares y significativos se encuentran:
- la ley CAN-SPAM en Estados Unidos,
- el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea,
- y la legislación antispam de Canadá (CASL).
Vamos a verlas.
Ley CAN-SPAM
La Ley CAN-SPAM es una de las leyes de Estados Unidos que regulan la comunicación por correo electrónico.
Son las siglas de Control del Asalto de Pornografía y Marketing No Solicitados. Promulgada en 2003, está diseñada para dar a los destinatarios el derecho a dejar de recibir correos electrónicos no deseados.
Acerca de la Ley CAN-SPAM:
- Se aplica a todos los mensajes electrónicos comerciales, que se definen como cualquier mensaje de correo electrónico destinado principalmente a la publicidad o promoción comercial de un producto o servicio comercial.
- Entre las principales disposiciones de la Ley CAN-SPAM figura la prohibición de crear líneas de asunto engañosas para que no induzcan a error y reflejen fielmente el contenido del correo electrónico.
- Prohíbe los encabezados confusos y exige que la información del encabezado del correo electrónico -incluidos los campos «De», «Para» y «Responder a»- sea precisa e identifique a la persona o empresa que inició el mensaje.
- Además, indica que los destinatarios deben disponer de un modo sencillo de optar por no recibir futuros correos electrónicos. Este proceso de exclusión debe ser respetado rápidamente por el remitente del correo electrónico.
- Todo correo electrónico debe contener la dirección postal física del remitente.
- Los infractores de la Ley CAN-SPAM pueden ser objeto de sanciones, incluidas multas por abuso de correos electrónicos comerciales.
GDPR
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una ley integral de protección de datos en la Unión Europea que entró en vigor en mayo de 2018. Ha tenido un impacto significativo en el marketing y la comunicación por correo electrónico al priorizar la privacidad y el consentimiento de los datos de los clientes.
Acerca del GDPR:
- Se aplica a todas las organizaciones que operan en la UE y a las organizaciones de fuera de la UE que ofrecen bienes o servicios en este ámbito o controlan el comportamiento de los residentes en la UE.
- Exige el consentimiento explícito para el tratamiento de datos personales. En el contexto del marketing por correo electrónico, esto significa que los usuarios deben dar su consentimiento de forma activa. El remitente debe responder a las solicitudes de baja.
- Las personas tienen derecho a acceder a sus datos personales y pueden solicitar su supresión.
- Exige la integración de medidas de protección de datos en el desarrollo de los procesos empresariales.
- Exige a las organizaciones que notifiquen determinados tipos de violaciones de datos a las autoridades pertinentes y, en algunos casos, a las personas afectadas.
- Las organizaciones pueden enfrentarse a importantes multas por incumplimiento, de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual de la empresa. Sin embargo, no todas las infracciones de la Directiva sobre protección de datos conllevan sanciones económicas.
CASL
La legislación antispam de Canadá (CASL) es un marco normativo que regula el envío de mensajes electrónicos comerciales (CEM) dentro, hacia o desde Canadá. Se promulgó en 2014 y es una de las leyes antispam más estrictas del mundo.
Acerca de CASL:
- La CASL exige el consentimiento explícito o implícito para el envío de CEM, incluidos correos electrónicos, SMS, redes sociales o mensajería instantánea: se trata de requisitos estrictos para todas las formas de comunicación.
- Dice que los remitentes deben identificarse y facilitar información de contacto en sus mensajes. Además de su nombre legal, debe incluir la dirección postal, su apartado de correos y otros datos de contacto relevantes.
- Cada mensaje debe incluir una forma directa y fácilmente accesible para que los destinatarios se den de baja de futuros mensajes. La mayoría de las plataformas de correo electrónico ofrecen esta función por defecto, sobre todo en los mensajes en frío.
- Las organizaciones deben mantener registros del consentimiento (ya sea implícito o explícito) como prueba de cumplimiento. Así pues, cuando alguien dé su consentimiento expreso, guárdelo durante el número de días laborables designado para cumplir la legislación sobre privacidad.
- La infracción de la CASL puede acarrear graves sanciones, incluidas multas de hasta 1 millón de dólares para particulares y 10 millones de dólares para empresas.
- Esta normativa se aplica si se envía un mensaje a o desde dispositivos canadienses. En consecuencia, es pertinente para las campañas de correo electrónico internacionales dirigidas a destinatarios canadienses. Esto es importante a la hora de gestionar la comunicación para empresas que se dirigen a audiencias globales.
Cómo mejorar el cumplimiento del correo electrónico
Mejorar el cumplimiento de la normativa sobre correo electrónico no consiste sólo en cumplirla o no recibir una multa.
En este caso, se trata más bien de crear relaciones duraderas y confianza entre sus destinatarios de correo electrónico y los proveedores de servicios de Internet, y de ocuparse de las operaciones de correo electrónico de su empresa, al tiempo que envía contenido relevante y elude todos los filtros de spam existentes.
Por eso es hora de aprender algunas formas prácticas y sencillas de mejorar el cumplimiento del correo electrónico, sin limitarse a los requisitos normativos.
Obtenga permiso antes de enviar correos electrónicos
La base es obtener el permiso para enviar correos electrónicos a fin de evitar las consecuencias legales de una lista de correo enfadada. Tienes que preguntar a tu público si está de acuerdo en recibir tus correos electrónicos. Esto puede ser tan sencillo como incluir un formulario de registro en tu sitio web o durante un proceso de compra. Cuando den su consentimiento, puedes empezar a enviarles mensajes.
La clave de las normas de cumplimiento del correo electrónico es la transparencia: que la gente sepa para qué se suscribe, ya sea un boletín, promociones o actualizaciones. Explique los beneficios que recibirán de sus correos electrónicos, pero sea sincero. La línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico deben indicar claramente lo que el usuario va a recibir.
Esto creará una base de confianza y garantizará que su público se interese por su contenido.
Recuerde que en el marketing por correo electrónico siempre triunfa la calidad sobre la cantidad. La mayoría de los profesionales del marketing por correo electrónico prefieren una mayor interacción que miles de cadenas de mensajes que nadie lee.
Es mejor tener una lista más pequeña de personas y cuentas de correo electrónico interesadas que un grupo enorme de contactos no comprometidos. Al fin y al cabo, el objetivo es crear una comunidad de personas interesadas que esperen tus correos electrónicos, no una carrera para ver qué empresa tiene más audiencia.
Utilice el opt-in doble
El doble opt-in lleva el permiso un paso más allá y es una de las prácticas de marketing por correo electrónico más importantes que existen. Es un gran ejemplo de confirmación de la voluntad de estar en contacto con usted y demuestra que una persona quiere unirse a su lista de correo electrónico.
Así, cuando alguien se inscriba en tu lista, envíale un correo electrónico de confirmación y otro de seguimiento, y pídele que haga clic en un enlace para verificar su suscripción. Este método garantiza que la dirección de correo electrónico es válida y correcta y que el titular está realmente interesado en recibir tus correos.
También reduce la probabilidad de quejas por spam y mejora la calidad de su lista de correo electrónico.
👉 Leer más: Por qué mis correos electrónicos van a SPAM?
Puede parecer un paso extra, necesario. Pues no exactamente, según muchas normativas de email marketing.
El opt-in doble es una herramienta poderosa para quienes desean construir una audiencia dedicada. Así que, en lugar de verlo como un paso más en el largo camino hacia el éxito, piensa en él como si obtuvieras una confirmación de asistencia a tu fiesta que confirma que el invitado acudirá a ella.
Valide sus listas antes de enviar correos electrónicos
Asimismo, no puede olvidarse de la validación del correo electrónico y del envío de mensajes a las direcciones activas.
Cuando se trata de validar y mantener limpia su lista de correo electrónico, puede utilizar una herramienta como Bouncer que no permitirá que ninguna dirección de correo electrónico de riesgo entre en sus listas.
Bouncer comprueba y escanea su lista de correo y se asegura de que todos los que entran tienen una dirección de correo electrónico válida. Ayuda a reducir las tasas de rebote y protege la reputación del remitente. También funciona en tiempo real y ofrece funciones como comprobaciones de sintaxis, dominio y SMTP.
Gracias a Bouncer, sólo enviará correos electrónicos a direcciones activas y válidas, mejorará la entregabilidad y respetará la bandeja de entrada de su público.
Pero lo más importante es que Bouncer le ayudará a cumplir las normativas de correo electrónico y a mantenerse alejado de las carpetas de spam. Es una herramienta segura que sigue las políticas, funciona sin problemas en varios países e idiomas, confirma la legitimidad del nombre de dominio del correo electrónico y, con todo ello, sigue impulsando sus métricas de marketing por correo electrónico.
Así que si busca un sistema completo que pueda mejorar sus correos electrónicos en muchos aspectos, es hora de que pruebe Bouncer.
Dar opciones explícitas de exclusión
El siguiente paso consiste en ofrecer opciones claras de exclusión voluntaria. Cumplen los requisitos legales y son una muestra de respeto y transparencia. También demuestran que no va a obligar a sus clientes a permanecer con usted a toda costa. No se trata sólo de cumplir las normas del sector, sino también las normas mundiales contra el spam.
Los intereses de la gente cambian, y si deciden que sus correos electrónicos son irrelevantes, les gustaría despedirse de usted fácil y rápidamente. Si lo permite mediante una opción para darse de baja, seguirá manteniendo una relación positiva y dará a los clientes el control sobre sus preferencias.
Al final, quieres que tus invitados se queden contigo porque valoran tu contenido, no porque no puedan encontrar la puerta de salida, ¿verdad?
Por lo tanto, darse de baja no debería ser una búsqueda del tesoro. Por el contrario, debe ser tan fácil darse de baja como suscribirse. Por eso debe comprobar si su enlace para darse de baja es fácil de encontrar en cada correo electrónico. Puede ser un simple texto con un enlace en la parte inferior de sus correos electrónicos.
Supervisar las listas negras
Piense en las listas negras como señales de advertencia: si su correo electrónico aparece en ellas, significa que ha sido marcado como spam por usuarios o proveedores de correo electrónico. Así que, si es demasiado tarde y ya te has encontrado en este lugar, es hora de hacer limpieza.
Puede limpiar su lista de correo electrónico, cambiar el contenido de sus mensajes o ajustar la forma en que recopila las direcciones de correo electrónico.
Supervise regularmente lo que ocurre con sus correos electrónicos. Además, revise sus prácticas de correo electrónico y asegúrese de que sigue las normas de conformidad. Gracias a ello, mantendrá una buena reputación de remitente, mejorará la entregabilidad y garantizará que sus correos electrónicos sean bien recibidos en las bandejas de entrada de sus destinatarios. Respetando este tipo de normas de correo electrónico, te aseguras un mejor rendimiento de tus campañas de email marketing.
Es una medida proactiva para mantener la salud y eficacia de sus comunicaciones por correo electrónico.
Utilizar la autenticación por correo electrónico
La autenticación del correo electrónico ayuda a verificar que el mensaje procede de usted y no de un suplantador. En otras palabras, indica a los proveedores de servicios de correo electrónico que tu correo es legítimo y no un spammer disfrazado.
Configure los registros SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) y DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Son como controles de identificación que indican a los proveedores de correo electrónico y a los destinatarios que tus mensajes son auténticos.
Esto es más que imprescindible en un mundo en el que el phishing y el spam proliferan a través de las campañas de correo masivo. Además, puede mejorar la entregabilidad del correo electrónico y proteger la reputación de su marca.
Segmente y dirija su audiencia
Y nuestra última propuesta: segmentar y dirigir su audiencia, lo que le ayuda a enviar correos electrónicos a las personas adecuadas. Consiste en dividir tu lista de correo electrónico en grupos más pequeños en función de criterios específicos, como la ubicación, los intereses, las compras o el comportamiento anterior.
Este movimiento le permite adaptar su contenido a diferentes segmentos de personas y hace que sus correos electrónicos sean más relevantes.
Aquí, lo más importante es demostrar que entiendes y atiendes las diversas necesidades e intereses de tu audiencia. Además, los correos personalizados y relevantes tienen más probabilidades de ser bien recibidos y menos de ser marcados como spam.
Por ejemplo, no enviaría el mismo correo electrónico a las mujeres interesadas en la natación y a las interesadas en la reparación de automóviles.
Una segmentación tan eficaz conduce a métricas más altas y mejores resultados, ya que su audiencia recibe el contenido que necesita.
Mejore sus comunicaciones por correo electrónico
Y aquí estamos: con todos los pasos para mejorar el cumplimiento del correo electrónico que van más allá de las leyes sobre correo electrónico.
Con nuestros consejos, enviará mensajes de correo electrónico relevantes y conformes con la normativa, seguros y atractivos, y mejorará sus esfuerzos de marketing por correo electrónico.
Pero antes de empezar a realizar campañas de marketing por correo electrónico, tiene que prepararse para ello, es decir, comprobar qué leyes se le aplican. Si no cumple la normativa sobre email marketing, puede tener muchos problemas con esta forma de comunicación.
Sin embargo, si se prepara con cuidado, evitará los riesgos y conservará la confianza de sus clientes.
Cumpla las leyes y haga que sus mensajes lleguen a los destinatarios previstos. Utilice nuestra herramienta, Bouncer, y cambie su forma de trabajar con los correos electrónicos de marketing.
