Η δημιουργία προτύπων email στο Gmail μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα για όσους στέλνουν πολλά επαναλαμβανόμενα email. Είτε είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, είτε ελεύθερος επαγγελματίας, είτε απλώς κάποιος που επικοινωνεί συχνά μέσω email, το να έχετε πρότυπα στη διάθεσή σας μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια.
Το Gmail προσφέρει έναν απλό και φιλικό προς τον χρήστη τρόπο δημιουργίας και χρήσης προτύπων email. Ακολουθώντας μερικά εύκολα βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα που θα εξορθολογήσουν την επικοινωνία σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θα κάνουν τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.
Για να ρυθμίσετε πρότυπα email στο Gmail, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Ανοίξτε το Gmail και κάντε κλικ στο εικονίδιο του γραναζιού στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης. Επιλέξτε “Δείτε όλες τις ρυθμίσεις” από το αναπτυσσόμενο μενού.
2. Στο μενού Ρυθμίσεις, κάντε κλικ στην καρτέλα “Για προχωρημένους”.
3. Μετακινηθείτε προς τα κάτω μέχρι να δείτε την ενότητα “Πρότυπα”. Κάντε κλικ στο κουμπί “Ενεργοποίηση” για να ενεργοποιήσετε τα πρότυπα.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί “Αποθήκευση αλλαγών” στο κάτω μέρος της σελίδας για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας.
5. Τώρα, όταν συνθέτετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, θα βλέπετε ένα εικονίδιο μενού με τρεις τελείες στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου σύνταξης. Κάντε κλικ σε αυτό το εικονίδιο και επιλέξτε “Πρότυπα” από το αναπτυσσόμενο μενού.
6. Κάντε κλικ στο “Save draft as template” (Αποθήκευση σχεδίου ως πρότυπο) και στη συνέχεια επιλέξτε “Save as new template” (Αποθήκευση ως νέο πρότυπο) από το υπομενού.
7. Εισάγετε ένα όνομα για το πρότυπό σας και κάντε κλικ στο “Save” για να το αποθηκεύσετε.
8. Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπό σας, απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο μενού με τις τρεις τελείες στο παράθυρο σύνταξης, επιλέξτε “Πρότυπα” και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από τη λίστα.
Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα email στο Gmail που θα κάνουν την επικοινωνία σας μέσω email πιο αποδοτική και αποτελεσματική. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για την αποτελεσματική δημιουργία και χρήση προτύπων email:
1. Εξατομικεύστε τα πρότυπά σας: Είναι σημαντικό να τα εξατομικεύετε για κάθε παραλήπτη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προσαρμόσει το πρότυπο με το όνομα του παραλήπτη, την εταιρεία ή οποιαδήποτε άλλη σχετική πληροφορία για να κάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πιο ελκυστικά και προσωπικά.
2. Κρατήστε το συνοπτικό: Τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι σύντομα και περιεκτικά. Αποφύγετε τις μεγάλες παραγράφους και τις περιττές πληροφορίες. Μπείτε κατευθείαν στο θέμα και βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι σαφές και συνοπτικό.
3. Χρήση προτύπων για κοινές απαντήσεις: Αν διαπιστώνετε ότι στέλνετε τον ίδιο τύπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά, δημιουργήστε ένα πρότυπο γι’ αυτό. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια απάντηση σε μια συχνή ερώτηση, ένα email παρακολούθησης ή ένα ευχαριστήριο μήνυμα.
4. Ενημερώστε τακτικά τα πρότυπά σας: Καθώς η επιχείρηση ή η εργασία σας εξελίσσεται, θα πρέπει να εξελίσσονται και τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Φροντίστε να αναθεωρείτε και να ενημερώνετε τακτικά τα πρότυπά σας για να τα διατηρείτε σχετικά και αποτελεσματικά.
5. Πειραματιστείτε με διαφορετικά πρότυπα: Μην φοβάστε να δοκιμάσετε διαφορετικά πρότυπα για να δείτε τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλά πρότυπα για διαφορετικούς τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να δείτε ποια είναι τα πιο αποτελεσματικά.
Η δημιουργία προτύπων email στο Gmail μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα στην επικοινωνία σας μέσω email. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα και τις συμβουλές, μπορείτε να εξορθολογήσετε την επικοινωνία σας μέσω email, να εξοικονομήσετε χρόνο και να κάνετε τα email σας πιο αποτελεσματικά. Δοκιμάστε το και δείτε πόσο πιο εύκολη και αποτελεσματική μπορεί να γίνει η επικοινωνία σας μέσω email με τα πρότυπα.