Η χρωματική κωδικοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα και την οργάνωσή σας, επιτρέποντάς σας να κατηγοριοποιείτε και να ιεραρχείτε οπτικά τα μηνύματά σας. Με τη δυνατότητα ανάθεσης διαφορετικών χρωμάτων σε συγκεκριμένους αποστολείς, θέματα ή κατηγορίες, μπορείτε να αναγνωρίζετε και να ταξινομείτε γρήγορα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με βάση τις προτιμήσεις σας. Ακολουθεί ένας οδηγός βήμα προς βήμα για το πώς να κωδικοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρώμα στο Outlook:
Βήμα 1: Ενεργοποίηση της μορφοποίησης υπό όρους
1. Ανοίξτε το Microsoft Outlook και μεταβείτε στην καρτέλα “”Προβολή”” που βρίσκεται στο επάνω μέρος του παραθύρου.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί “”Ρυθμίσεις προβολής”” στην ομάδα “”Τρέχουσα προβολή””.
3. Στο παράθυρο διαλόγου “”Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους””, κάντε κλικ στο κουμπί “”Μορφοποίηση υπό όρους””.
Βήμα 2: Δημιουργία νέου κανόνα
1. Στο παράθυρο διαλόγου “”Μορφοποίηση υπό όρους””, κάντε κλικ στο κουμπί “”Προσθήκη”” για να δημιουργήσετε έναν νέο κανόνα.
2. Δώστε στον κανόνα σας ένα περιγραφικό όνομα για να σας βοηθήσει να τον αναγνωρίσετε αργότερα.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί “”Γραμματοσειρά”” για να επιλέξετε το χρώμα που θέλετε να αναθέσετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια.
4. Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε άλλες επιλογές μορφοποίησης, όπως το στυλ, το μέγεθος και τα εφέ γραμματοσειράς, εάν το επιθυμείτε.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί “”Συνθήκη”” για να ορίσετε τα κριτήρια για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να χρωματίσετε.
6. Στο παράθυρο διαλόγου “”Φίλτρο””, καθορίστε τις συνθήκες που πρέπει να πληρούνται για να χρωματιστεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
– Μπορείτε να επιλέξετε να κωδικοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση το όνομα του αποστολέα, το θέμα, τη σημασία ή άλλα κριτήρια.
– Για παράδειγμα, για να κωδικοποιήσετε χρωματικά όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα, επιλέξτε το πεδίο “”Από”” και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα.
7. Αφού ορίσετε τα επιθυμητά κριτήρια, κάντε κλικ στο “”OK”” για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου “”Μορφοποίηση υπό όρους””.
Βήμα 3: Εφαρμόστε τον κανόνα
1. Στο παράθυρο διαλόγου “”Μορφοποίηση υπό όρους””, μπορείτε να δείτε μια λίστα με όλους τους κανόνες που έχετε δημιουργήσει.
2. Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά “”Μετακίνηση προς τα πάνω”” ή “”Μετακίνηση προς τα κάτω”” για να δώσετε προτεραιότητα στους κανόνες, αν έχετε πολλούς.
3. Κάντε κλικ στο “”OK”” για να εφαρμόσετε τον κανόνα και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου “”Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους””.
4. Στο παράθυρο διαλόγου “”Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους””, κάντε κλικ στο “”OK”” για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να επιστρέψετε στα εισερχόμενα του Outlook.
Βήμα 4: Προβολή των χρωματικά κωδικοποιημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τώρα που έχετε ρυθμίσει τους κανόνες κωδικοποίησης χρωμάτων, θα παρατηρήσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν τα καθορισμένα κριτήρια εμφανίζονται με το επιλεγμένο χρώμα στα εισερχόμενα του Outlook.
Πρόσθετες συμβουλές:
– Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλούς κανόνες για τον χρωματικό κώδικα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση διαφορετικά κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δώσετε διαφορετικό χρώμα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αφεντικό σας ή σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια συγκεκριμένη λέξη-κλειδί στο θέμα.
– Για να τροποποιήσετε ή να διαγράψετε υπάρχοντες κανόνες, ακολουθήστε τα ίδια βήματα που αναφέρονται παραπάνω και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
– Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε χρωματική κωδικοποίηση σε συγκεκριμένους φακέλους ή υποφακέλους, αποκτώντας πρόσβαση στο πλαίσιο διαλόγου “”Μορφοποίηση υπό όρους”” από τις ρυθμίσεις “”Προβολή”” του φακέλου.
Με την κωδικοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με χρώμα, μπορείτε εύκολα να εντοπίζετε και να ιεραρχείτε τα σημαντικά μηνύματα, να ταξινομείτε αποτελεσματικά τα εισερχόμενά σας και να παραμένετε οργανωμένοι. Αυτή η λειτουργία μπορεί να είναι ιδιαίτερα επωφελής για άτομα που λαμβάνουν μεγάλο όγκο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πρέπει να διαχειρίζονται ταυτόχρονα πολλά έργα.
