E-Mail-Marketing unter GDPR: Was Sie wissen müssen

💡 Wussten Sie, dass E-Mail-Nutzer im Durchschnitt über 170 arbeitsbezogene E-Mails pro Woche? Die Zahl steigt weiter an. Diese E-Mails enthalten personenbezogene Daten, Anhänge und andere Details wie diese, die alle durch die Datenschutz-Grundverordnung geschützt sind.

Was ist die Datenschutz-Grundverordnung und was besagt sie über E-Mail-Marketingkampagnen?

Die Allgemeine Datenschutzverordnung (DSGVO) ist ein Gesetz in der Europäischen Union (EU) zum Schutz personenbezogener Daten und der Privatsphäre.

Es geht darum, wie Unternehmen mit Kundendaten umgehen müssen, insbesondere bei Aktivitäten wie E-Mail-Marketing. 

Nach der DSGVO benötigen Unternehmen die Zustimmung einer Person (der betroffenen Person), um ihre personenbezogenen Daten für E-Mail-Marketingkampagnen zu verwenden. Die Einwilligung bedeutet, dass Personen zustimmen, Folgendes zu erhalten Marketing-E-Mails.

Die DSGVO besagt jedoch, dass Sie bestehende Kunden ohne direkte Zustimmung anschreiben dürfen, wenn ein berechtigtes Interesse besteht. Bei potenziellen Kunden oder "kalten" Kontakten ist die Situation ein wenig anders - Unternehmen benötigen in der Regel die Zustimmung des Einzelnen, bevor sie Marketing-E-Mails versenden.

Die Verordnung schützt auch die Rechte des Einzelnen an seinen Daten. Die Bürger können Unternehmen auffordern, ihre personenbezogenen Daten nicht für Direktmarketingzwecke zu verwenden. Wenn jemand der Verwendung seiner Daten auf diese Weise widerspricht, muss das Unternehmen sie nicht mehr für Marketingzwecke verwenden, kann sie aber weiterhin für andere Zwecke wie die Erfüllung eines Vertrags nutzen.

Unternehmen müssen beim Umgang mit personenbezogenen Daten vorsichtig sein, um Verletzungen der Privatsphäre zu vermeiden. Kommt es zu einer Datenschutzverletzung, gelten in der EU strenge Vorschriften für die Meldung und den Schutz der betroffenen Personen. 

Unternehmen, die E-Mail-Marketing betreiben, müssen ihre Praktiken der Datenerfassung und -nutzung transparent gestalten. Sie müssen also die Menschen darüber informieren, wie ihre Daten verwendet werden, und ihnen die Kontrolle darüber geben. Zum Beispiel, wie sie Daten für Marketingzwecke sammeln, wie E-Mail-Adressen.

GDPR-Grundsätze und bewährte Verfahren für verantwortungsvolles E-Mail-Marketing

Die Einhaltung der Regeln schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen und schafft Vertrauen bei Ihren Kunden. Respektieren Sie deren Privatsphäre, um zu zeigen, dass Sie ein zuverlässiges Unternehmen sind. 

Es gibt sieben solcher Grundsätze, die die DSGVO vorschreibt, um vollständig GDPR-konform zu sein:

01 Erfassen Sie personenbezogene Daten auf legale und faire Weise. Seien Sie offen darüber, warum Sie die Daten sammeln und wie sie verwendet werden.

02 Sammeln Sie Daten nur aus bestimmten und legitimen Gründen. Verwenden Sie sie nicht für etwas anderes als das, was Sie ursprünglich behaupten.

03 Fordern Sie nur die Daten an, die Sie wirklich benötigen, und nicht mehr.

04 Halten Sie die Daten auf dem neuesten Stand und korrigieren Sie eventuelle Fehler schnell.

05 Speichern Sie Daten nur so lange, wie Sie sie für Ihre Zwecke benötigen.

06 Schützen Sie Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff oder versehentlichem Verlust. Verwenden Sie sichere E-Mail-Plattformen und beschränken Sie den Zugriff auf Daten innerhalb Ihrer Organisation.

07 Führen Sie Aufzeichnungen, um nachzuweisen, dass Sie die GDPR-Vorschriften befolgen, z. B. die Einwilligung einholen und erklären, wie Sie Daten verwenden.

Wenn Sie mit den Daten Ihrer Kunden sorgfältig und ehrlich umgehen, fühlen sich die Menschen sicherer, wenn sie ihre Informationen mit Ihnen teilen. Das ist auch ein guter Schritt, um Kunden zu binden.
 

Wie versendet man GDPR-konforme E-Mails? 

Sie sehen also, dass die GDPR eine große Sache ist und ein Muss für das E-Mail-Marketing darstellt. Aber wie kann man anfangen, GDPR-konforme E-Mails zu versenden? 

Wir haben das Richtige für Sie. 

#1 Holen Sie vor dem Versand von E-Mails immer die Zustimmung der Nutzer ein

Gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung benötigen Sie die eindeutige Erlaubnis der Personen, deren persönliche Daten für Direktmarketing zu verwenden. Sie müssen aktiv zustimmen, Ihre Marketing-E-Mails zu erhalten. Es reicht nicht aus, davon auszugehen, dass sie sie erhalten wollen, oder vorher angekreuzte Kästchen zu verwenden. 

Warum wollen Sie das tun? Dieser Schritt hilft Ihnen, Datenschutzverletzungen zu verhindern und das Vertrauen in Ihre E-Mail-Marketingkampagnen zu erhalten.

#2 Doppeltes Opt-in verwenden 

Sobald sich jemand für Ihre Marketing-E-Mails anmeldet, erhält er eine Bestätigungs-E-Mail, um sein Interesse zu bekunden. Erst nach der Bestätigung wird die Person in Ihre E-Mail-Liste aufgenommen. Dank dieses Verfahrens müssen Sie sich nicht um die eindeutige Zustimmung der betroffenen Person kümmern.

Die doppelte Einverständniserklärung ist für einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten und für die Datensicherheit von großer Bedeutung. 

Warum sollten Sie das tun? Sie zeigen, dass Sie es mit den Grundsätzen des Datenschutzes und der Einhaltung der Datenschutzgesetze bei Ihren digitalen Marketingbemühungen ernst meinen.

#3 Erleichtern Sie Ihren Kunden die Abmeldung (z. B. von einem Newsletter)

Jede E-Mail sollte eine eindeutige Möglichkeit bieten, um zu sagen: "Bitte keine weiteren E-Mails". Ein einfaches Abmeldeverfahren bleibt auf der richtigen Seite der Datenschutzgesetze. 

Am besten wäre ein deutlich sichtbarer Abmeldelink in jeder E-Mail, am besten am Ende. Senden Sie nach der Abmeldung eine Bestätigungsnachricht, in der Sie die Anfrage des Nutzers bestätigen.

Sie können auch ein einfaches Feedback-Formular über die Gründe für die Abmeldung einfügen, aber das sollte nicht obligatorisch sein.

Warum sollten Sie das tun? Dadurch wird das Risiko unerwünschter Marketingmitteilungen verringert, die als Verstoß gegen die DSGVO angesehen werden könnten. 

#4 E-Mails validieren, um Ihre Listen regelmäßig zu bereinigen 

Wenn Sie Ihre Liste überprüfen, können Sie alte oder ungültige E-Mails aussortieren. So landen Ihre Marketing-E-Mails in den richtigen Posteingängen, und Ihre Daten sind aktuell und korrekt. So bleiben Sie konform mit den GDPR-Vorschriften und versenden keine unerwünschten E-Mails. 

Warum sollten Sie das tun? Es ist einfacher, eine E-Mail-Marketingkampagne an ein Publikum zu senden, das an Ihren Inhalten interessiert ist. Darüber hinaus werden Sie nicht als Spam.

Und hier ist noch eine Frage zu beantworten: Welches Tool ist für die E-Mail-Validierung zu verwenden? 

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Bouncer betreibt seinen gesamten Betrieb in Europa, auf europäischen Servern und in voller Übereinstimmung mit der GDPR. Es ist also eine solide Wahl für Unternehmen, die nach effektivem, rechtskonformem E-Mail-Marketing suchen.
 

#5 Wählen Sie einen guten E-Mail-Anbieter

Suchen Sie nach einem Anbieter, der die Allgemeine Datenschutzverordnung versteht und einhält. Ein guter Anbieter erleichtert das Einholen und Nachverfolgen von Einwilligungen, schützt Ihre Daten und hilft Ihnen, E-Mails zu versenden, die ins Schwarze treffen und gleichzeitig die GDPR-Regeln einhalten. 

Warum sollten Sie das tun? Nur um Ihnen das Leben leichter zu machen und Ihre E-Mails zu schützen, damit Sie auf der richtigen Seite des Gesetzes stehen. Eine gute E-Mail-Marketing-Plattform und ein guter E-Mail-Dienstleister nehmen Ihnen das Rätselraten über die DSGVO ab, sodass Sie sich auf die Erstellung großartiger Inhalte konzentrieren können, ohne sich um die Einhaltung der Vorschriften zu sorgen. 

#6 Seien Sie transparent in Bezug auf Inhalt und Zweck von E-Mails

Transparenz ist eine Grundlage für Vertrauen. Bevor Sie personenbezogene Daten sammeln, sollten Sie den Zweck und den Inhalt Ihrer E-Mails klar kommunizieren. Dadurch wird den Menschen klar, warum und wie ihre Daten, insbesondere sensible personenbezogene Daten, verwendet werden, wenn sie sie zur Verfügung stellen.

Sagen Sie den Leuten direkt, worum es in Ihren E-Mails geht - egal, ob es sich um Verkäufe, Informationen oder beides handelt. So wissen sie, dass Sie gut auf ihre vertraulichen Informationen aufpassen.

Warum sollten Sie das tun? Wenn die Menschen wissen, was sie in Ihren E-Mails erwartet, ist es wahrscheinlicher, dass sie mit dem Inhalt interagieren und positiv darauf reagieren.

#7 Regelmäßige Aktualisierung Ihrer Datenschutzrichtlinien

Die Aktualisierungen sind ein Zeichen dafür, dass die Entscheidungen der Menschen respektiert und personenbezogene Daten, bei denen es sich sehr oft um sensible Informationen handelt, verantwortungsvoll verarbeitet werden. 

Wenn sich Ihre E-Mail-Strategie ändert, sollten Sie sicherstellen, dass sich auch Ihre Datenschutzrichtlinien ändern und klar ist, wie Sie persönliche Daten verwenden.

Warum sollten Sie das tun? Halten Sie Ihre Datenschutzrichtlinien auf dem neuesten Stand, um zu zeigen, dass Sie es ernst meinen mit dem Schutz Ihrer Daten. Das hilft Ihnen, die GDPR-Vorschriften für das E-Mail-Marketing einzuhalten, und stärkt das Vertrauen Ihrer Zielgruppe in Sie. Sie werden sehen, dass Sie sich für den richtigen Umgang mit ihren Daten und deren Schutz einsetzen.

#8 Verstärken Sie Ihre Datensicherheitspraktiken

Als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher müssen Sie die Sicherheit der Daten, die Sie für Ihr E-Mail-Marketing verwenden, wirklich verbessern. 

Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Marketingstrategie klar definiert ist, insbesondere wenn es um die Einholung der Zustimmung geht. Nutzen Sie sichere Wege für die Anmeldung und achten Sie stets auf einen strengen Datenschutz.

Warum sollten Sie das tun? Eine gute Datensicherheit in Ihren E-Mails beweist, dass Sie es mit dem Schutz personenbezogener Daten ernst meinen. Dies stärkt Ihren Ruf als sicherer und verantwortungsvoller Datenverantwortlicher.

Geldbußen für die Nichteinhaltung der Datenschutzgrundverordnung

Unternehmen müssen die Datenschutz-Grundverordnung ernst nehmen, insbesondere beim E-Mail-Marketing, sonst drohen ihnen hohe Geldstrafen. Die Geldbußen können bis zu 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes eines Unternehmens betragen.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat einen weltweiten Jahresumsatz von 100 Millionen Euro. Nach der Datenschutz-Grundverordnung beträgt die maximale Geldbuße für die Nichteinhaltung entweder 20 Mio. EUR oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. In diesem Fall sind 4% von 100 Millionen Euro 4 Millionen Euro. Da 20 Mio. EUR höher sind als 4 Mio. EUR, würde die maximale Geldstrafe 20 Mio. EUR betragen. 

Wie werden die GDPR-Bußgelder festgelegt?

👉 Die Schwere des Verstoßes bestimmt, wie hoch die Geldstrafe ausfällt. Die Behörden prüfen die Art des Verstoßes - gegen welche Vorschriften wurde verstoßen und wie schwerwiegend war der Verstoß. 

Sie prüfen, ob sensible personenbezogene Daten betroffen waren und ob das Unternehmen es versäumt hat, die ordnungsgemäße Einwilligung der betroffenen Personen einzuholen. 

👉 Auch die Dauer des Verstoßes spielt eine Rolle, ebenso wie die Anzahl der betroffenen Personen und die Höhe des Schadens, den sie erlitten haben. 

👉 Vieles hängt davon ab, wie das Unternehmen an die Situation herangegangen ist - ob es versucht hat, das Problem zu beheben und wie es die Datenverarbeitung gehandhabt hat. 

All diese Faktoren werden bei der Festsetzung des Bußgeldbetrags berücksichtigt.
 

Schlussfolgerung zum GDPR-E-Mail-Marketing

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Dies ist ein wichtiger Schritt - nicht nur, um legal zu bleiben, sondern auch, um die Kundenbindung zu erhalten. Es geht darum, zu gewährleisten, dass bei jeder Marketingkommunikation die Privatsphäre und die Datenauswahl eines jeden respektiert werden.

Und um das zu tun, sollten Sie Bouncer ausprobieren! Es ist ein Plattform zur Überprüfung von E-Mail-Listen mit GDPR-freundlichen Praktiken erstellt. Es hilft bei der Bereinigung Ihrer E-Mail-Listen und stellt sicher, dass die richtigen Personen Ihre E-Mails erhalten. 

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