Wenn Sie nach Antworten auf eine dieser Fragen suchen, sind Sie hier genau richtig. Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei der Einhaltung von E-Mail-Vorschriften. Er bietet klare und praktische Einblicke, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Aktivitäten erfolgreich und völlig legal sind.
Was ist E-Mail-Compliance, und warum ist sie wichtig?
Bei der E-Mail-Compliance geht es um die Einhaltung von Gesetzen und Regeln, die gewährleisten, dass Ihre E-Mail-Nachrichten legal sind und die Privatsphäre der Empfänger respektieren. Dazu gehört auch der Schutz sensibler Informationen wie persönlicher Gesundheitsdaten.
Zu den wichtigsten Aspekten der Einhaltung von E-Mail-Richtlinien gehören:
- Einholung der ausdrücklichen Zustimmung der Empfänger vor der Versendung von Werbe-E-Mails,
- die unverzügliche Berücksichtigung von Opt-out-Anträgen,
- und die Vermeidung von falschen oder irreführenden Informationen.
Die Einhaltung der Vorschriften ist für die Aufrechterhaltung eines guten Rufs des Absenders von entscheidender Bedeutung, aber das ist noch nicht alles – sie ist der Schlüssel zur Vermeidung rechtlicher Strafen.
Wenn Unternehmen sich nicht um die Einhaltung der E-Mail-Vorschriften kümmern, drohen ihnen hohe Geldstrafen, die so hoch sein können, dass sie ihre finanzielle Stabilität beeinträchtigen. In einigen Fällen können rechtliche Probleme den Ruf des Unternehmens und das Vertrauen der Kunden langfristig schädigen.
Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung der Vorschriften die Beziehungen des Unternehmens zu E-Mail-Diensteanbietern und Aufsichtsbehörden beeinträchtigen, die E-Mail-Domäne des Unternehmens auf eine schwarze Liste setzen und die gesamte künftige E-Mail-Kommunikation beeinträchtigen.
Anbieter von E-Mail-Diensten unterstützen Unternehmen oft bei der Einhaltung von Vorschriften, indem sie Funktionen wie Double-Opt-In-Methoden, E-Mail-Authentifizierung und regelmäßige Audits anbieten – solche Optionen können den Datenschutz und die Datensicherheit gewährleisten.
Die wichtigsten Rechtsvorschriften zur Einhaltung von E-Mail-Richtlinien
Die Einhaltung von E-Mail-Richtlinien ist ein wichtiger Aspekt des E-Mail-Marketings und der digitalen Kommunikation. Sie hält sich an verschiedene Gesetze und Vorschriften, die die Rechte der Verbraucher schützen und zu einer verantwortungsvollen Nutzung von E-Mails zu kommerziellen Zwecken beitragen sollen.
Diese Gesetze können je nach Region unterschiedlich sein und spezifische Anforderungen enthalten.
Zu den populärsten und bedeutendsten Rechtsakten gehören:
- das CAN-SPAM-Gesetz in den Vereinigten Staaten,
- die allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR ) in der Europäischen Union,
- und Kanadas Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL).
Schauen wir sie uns an.
CAN-SPAM-Gesetz
Das CAN-SPAM-Gesetz ist eines der Gesetze zur Einhaltung von E-Mail-Richtlinien in den Vereinigten Staaten, das die E-Mail-Kommunikation regelt.
Es steht für „Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing“. Es wurde 2003 eingeführt und soll den Empfängern das Recht geben, keine unerwünschten E-Mails mehr zu erhalten.
Über das CAN-SPAM-Gesetz:
- Sie gilt für alle kommerziellen elektronischen Nachrichten, die als alle elektronischen Nachrichten definiert sind, die in erster Linie für die kommerzielle Werbung oder Förderung eines kommerziellen Produkts oder einer kommerziellen Dienstleistung bestimmt sind.
- Zu den wichtigsten Bestimmungen des CAN-SPAM Act gehört das Verbot der Erstellung irreführender Betreffzeilen, damit diese nicht in die Irre führen und den Inhalt der E-Mail korrekt wiedergeben.
- Sie verbietet verwirrende Kopfzeilen und schreibt vor, dass die Kopfzeileninformationen der E-Mail – einschließlich der Felder „Von“, „An“ und „Antwort an“ – präzise sein und die Person oder das Unternehmen identifizieren müssen, von der/dem die Nachricht stammt.
- Darüber hinaus wird darauf hingewiesen, dass die Empfänger eine einfache Möglichkeit haben müssen, den Erhalt künftiger E-Mails abzulehnen. Dieses Abmeldeverfahren muss vom Absender der E-Mail unverzüglich beachtet werden.
- Jede E-Mail muss die physische Postanschrift des Absenders enthalten.
- Verstöße gegen das CAN-SPAM-Gesetz können mit Strafen geahndet werden, einschließlich Geldstrafen für den Missbrauch von Werbe-E-Mails.
GDPR
Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) ist ein umfassendes Datenschutzgesetz in der Europäischen Union, das im Mai 2018 in Kraft trat. Sie hat sich erheblich auf das E-Mail-Marketing und die Kommunikation ausgewirkt, indem sie dem Datenschutz und der Einwilligung der Kunden Priorität einräumt.
Über GDPR:
- Sie gilt für alle Organisationen, die innerhalb der EU tätig sind, und für Organisationen außerhalb der EU, die in diesem Bereich Waren oder Dienstleistungen anbieten oder das Verhalten von in der EU ansässigen Personen überwachen.
- Sie erfordert die ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Im Zusammenhang mit E-Mail-Marketing bedeutet dies, dass die Nutzer aktiv zustimmen müssen. Der Absender muss auf die Aufforderung zur Abmeldung reagieren.
- Einzelpersonen haben das Recht auf Zugang zu ihren personenbezogenen Daten und können deren Löschung beantragen.
- Sie fordert die Integration von Datenschutzmaßnahmen in die Entwicklung von Geschäftsprozessen.
- Sie verpflichtet Organisationen, bestimmte Arten von Datenschutzverletzungen den zuständigen Behörden und in einigen Fällen auch den betroffenen Personen zu melden.
- Unternehmen können bei Nichteinhaltung erhebliche Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes des Unternehmens zahlen. Allerdings führen nicht alle Verstöße gegen die GDPA zu finanziellen Sanktionen.
CASL
Die kanadische Anti-Spam-Gesetzgebung (CASL) ist ein Rechtsrahmen, der den Versand kommerzieller elektronischer Nachrichten (CEMs) innerhalb, nach oder aus Kanada regelt. Es wurde 2014 in Kraft gesetzt und ist eines der strengsten Anti-Spam-Gesetze der Welt.
Über CASL:
- CASL verlangt die ausdrückliche oder stillschweigende Zustimmung zum Versand von CEMs, einschließlich E-Mails, SMS, sozialer Medien oder Instant Messaging – dies sind strenge Anforderungen für alle Kommunikationsformen.
- Sie besagt, dass Absender sich ausweisen und in ihren Nachrichten Kontaktinformationen angeben müssen. Neben Ihrem offiziellen Namen sollten Sie auch Ihre Adresse, Ihr Postfach und andere relevante Kontaktinformationen angeben.
- Jede Nachricht muss eine unkomplizierte und leicht zugängliche Möglichkeit für die Empfänger enthalten, sich von zukünftigen Nachrichten abzumelden. Die meisten E-Mail-Plattformen bieten diese Funktion standardmäßig an, insbesondere bei Cold-E-Mails.
- Unternehmen müssen Aufzeichnungen über die (stillschweigende oder ausdrückliche) Zustimmung als Nachweis für die Einhaltung der Vorschriften aufbewahren. Wenn Sie also eine ausdrückliche Zustimmung haben, bewahren Sie diese für die vorgesehene Anzahl von Werktagen auf, um die Datenschutzgesetze einzuhalten.
- Verstöße gegen CASL können mit empfindlichen Strafen geahndet werden, darunter Geldbußen von bis zu 1 Million Dollar für Einzelpersonen und 10 Millionen Dollar für Unternehmen.
- Diese Verordnung gilt, wenn eine Nachricht an oder von kanadischen Geräten gesendet wird. Folglich ist sie für globale E-Mail-Kampagnen relevant, die auf kanadische Empfänger abzielen. Dies ist wichtig für die Kommunikation von Unternehmen, die sich an globale Zielgruppen wenden.
Wie Sie die Einhaltung von E-Mail-Richtlinien verbessern können
Bei der Verbesserung der E-Mail-Compliance geht es nicht nur darum, die E-Mail-Vorschriften zu befolgen oder eine Geldstrafe zu vermeiden.
Hier geht es eher darum, dauerhafte Beziehungen und Vertrauen zwischen Ihren E-Mail-Empfängern und ISPs aufzubauen und sich um Ihre geschäftlichen E-Mail-Abläufe zu kümmern, während Sie gleichzeitig relevante Inhalte versenden und jeden Spam-Filter umgehen.
Deshalb ist es an der Zeit, einige praktische und einfache Möglichkeiten zu erlernen, wie Sie Ihre E-Mail-Compliance verbessern können, und zwar nicht nur im Hinblick auf die gesetzlichen Anforderungen.
Holen Sie die Erlaubnis ein, bevor Sie E-Mails versenden
Die Grundlage ist die Erlaubnis, E-Mails zu versenden, um die rechtlichen Konsequenzen einer verärgerten Mailingliste zu vermeiden. Sie müssen Ihre Zielgruppe fragen, ob sie mit dem Erhalt Ihrer E-Mails einverstanden ist. Das kann so einfach sein wie ein Anmeldeformular auf Ihrer Website oder während eines Kaufvorgangs. Wenn sie ihre Zustimmung geben, können Sie damit beginnen, sie zu kontaktieren.
Der Schlüssel zur Einhaltung der E-Mail-Regeln ist Transparenz – lassen Sie Ihre Kunden wissen, wofür sie sich anmelden, egal ob es sich um einen Newsletter, Werbeaktionen oder Updates handelt. Erläutern Sie die Vorteile, die sie durch Ihre E-Mails erhalten werden, aber seien Sie dabei ehrlich. Aus der Betreffzeile und dem Text der E-Mail sollte klar hervorgehen, was der Nutzer erhält.
So schaffen Sie eine Vertrauensbasis und stellen sicher, dass Ihr Publikum an Ihren Inhalten interessiert ist.
Denken Sie daran, dass im E-Mail-Marketing Qualität immer vor Quantität geht. Die meisten E-Mail-Vermarkter bevorzugen ein höheres E-Mail-Engagement als Tausende von E-Mail-Ketten, die niemand liest.
Es ist besser, eine kleinere Liste mit interessierten Personen und E-Mail-Konten zu haben als eine riesige Gruppe von uninteressierten Kontakten. Schließlich geht es darum, eine Gemeinschaft interessierter Menschen zu schaffen, die auf Ihre E-Mails warten, und nicht darum, welches Unternehmen die größte Zielgruppe hat.
Doppeltes Opt-in verwenden
Die doppelte Zustimmung geht noch einen Schritt weiter und ist eine der wichtigsten E-Mail-Marketingpraktiken überhaupt. Es ist ein großartiges Beispiel für die Bestätigung der Bereitschaft, mit Ihnen in Kontakt zu treten und zeigt, dass eine Person Ihrer E-Mail-Liste beitreten möchte.
Wenn sich also jemand in Ihre Liste einträgt, schicken Sie ihm eine Bestätigungs- und eine Nachfass-E-Mail und bitten Sie ihn, auf einen Link zu klicken, um sein Abonnement zu bestätigen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die E-Mail-Adresse gültig und korrekt ist und dass der Inhaber wirklich am Erhalt Ihrer E-Mails interessiert ist.
Es verringert auch die Wahrscheinlichkeit von Spam-Beschwerden und verbessert die Qualität Ihrer E-Mail-Liste.
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Es mag wie ein zusätzlicher Schritt erscheinen, ein notwendiger Schritt. Nun, nicht ganz, wie viele E-Mail-Marketing-Vorschriften besagen.
Die doppelte Anmeldung ist ein leistungsfähiges Instrument für alle, die eine feste Zielgruppe aufbauen wollen. Betrachten Sie es also nicht als einen weiteren Schritt auf dem langen Weg zum Erfolg, sondern als eine Rückmeldung für Ihre Party, die bestätigt, dass der Gast kommen wird.
Überprüfen Sie Ihre Listen vor dem Versand von E-Mails
Ebenso dürfen Sie die E-Mail-Validierung und den Versand von Nachrichten an aktive Adressen nicht vergessen.
Wenn es darum geht, Ihre E-Mail-Liste zu validieren und sauber zu halten, können Sie ein Tool wie Bouncerverwenden, das keine riskanten E-Mail-Adressen in Ihre Listen aufnehmen kann.
Bouncer prüft und scannt Ihre Mailingliste und stellt sicher, dass jeder, der hereinkommt, eine gültige E-Mail-Adresse hat. Es trägt dazu bei, die Bounce-Raten zu reduzieren und den Ruf des Absenders zu schützen. Außerdem arbeitet es in Echtzeit und bietet Funktionen wie Syntax-, Domain- und SMTP-Prüfungen.
Dank Bouncer senden Sie E-Mails nur an aktive, gültige Adressen, verbessern die Zustellbarkeit und respektieren den Posteingang Ihrer Zielgruppe.
Aber noch wichtiger ist, dass Bouncer Ihnen hilft, die E-Mail-Richtlinien einzuhalten und nicht in Spam-Ordnern zu landen. Es ist ein sicheres Tool, das Richtlinien befolgt, nahtlos über mehrere Länder und Sprachen hinweg funktioniert, die Legitimität des Domänennamens der E-Mail bestätigt und mit all dem Ihre E-Mail-Marketing-Kennzahlen steigert.
Wenn Sie also ein umfassendes System suchen, mit dem Sie Ihre E-Mails in vielen Bereichen verbessern können, ist es an der Zeit, dass Sie Bouncer ausprobieren.
Ausdrückliche Opt-out-Möglichkeiten anbieten
Der nächste Schritt besteht darin, klare Opt-out-Optionen anzubieten. Sie entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und sind ein Zeichen von Respekt und Transparenz. Sie zeigen auch, dass Sie Ihre Kunden nicht zwingen werden, um jeden Preis bei Ihnen zu bleiben. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung von Branchenstandards, sondern auch um die Einhaltung globaler Anti-Spam-Standards.
Die Interessen der Menschen ändern sich, und wenn sie Ihre E-Mails für irrelevant halten, möchten sie sich einfach und schnell von Ihnen verabschieden. Wenn Sie dies durch eine Abmeldeoption berücksichtigen, können Sie eine positive Beziehung aufrechterhalten und Ihren Kunden die Kontrolle über ihre Präferenzen geben.
Schließlich möchten Sie, dass Ihre Gäste bei Ihnen bleiben, weil sie Ihre Inhalte schätzen, und nicht, weil sie die Ausgangstür nicht finden können, richtig?
Daher sollte es keine Schatzsuche sein, sich abzumelden. Stattdessen sollte es so einfach sein, sich abzumelden, wie es ist, sich anzumelden. Deshalb müssen Sie überprüfen, ob Ihr Abmeldelink in jeder E-Mail leicht zu finden ist. Dies kann ein einfacher Text mit einem Link am Ende Ihrer E-Mails sein.
Blacklists überwachen
Betrachten Sie schwarze Listen als Warnsignale – wenn Ihre E-Mail dort auftaucht, bedeutet das, dass sie von Benutzern oder E-Mail-Anbietern als Spam markiert wurde. Wenn es also zu spät ist und Sie sich bereits in dieser Liste wiederfinden, ist es an der Zeit, Ihre Arbeit zu verbessern.
Sie können Ihre E-Mail-Liste bereinigen, den Inhalt Ihrer E-Mails ändern oder die Art und Weise, wie Sie E-Mail-Adressen sammeln, anpassen.
Überwachen Sie regelmäßig, was mit Ihren E-Mails geschieht. Überprüfen Sie auch Ihre E-Mail-Praktiken und stellen Sie sicher, dass Sie die Compliance-Regeln einhalten. Auf diese Weise erhalten Sie einen guten Ruf als Absender, verbessern die Zustellbarkeit und garantieren, dass Ihre E-Mails in den Posteingängen Ihrer Empfänger willkommen sind. Indem Sie diese Art von E-Mail-Regeln einhalten, stellen Sie eine bessere Leistung Ihrer E-Mail-Marketingkampagnen sicher.
Es ist eine proaktive Maßnahme, um die Gesundheit und Effektivität Ihrer E-Mail-Kommunikation zu erhalten.
E-Mail-Authentifizierung verwenden
Mit Hilfe der E-Mail-Authentifizierung können Sie überprüfen, ob die E-Mail von Ihnen und nicht von einem Betrüger stammt. Mit anderen Worten: Sie teilt den E-Mail-Dienstleistern mit, dass Ihre E-Mail echt ist und nicht von einem getarnten Spammer stammt.
Richten Sie SPF- (Sender Policy Framework), DKIM- (DomainKeys Identified Mail) und DMARC- (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) Einträge ein. Dies sind so etwas wie ID-Checks, die E-Mail-Anbietern und Empfängern mitteilen, dass Ihre E-Mails authentisch sind.
In einer Welt, in der Phishing und Spam durch Massen-E-Mail-Kampagnen überhand nehmen, ist dies mehr als ein Muss. Außerdem kann es die Zustellbarkeit von E-Mails verbessern und auch den Ruf Ihrer Marke schützen.
Segmentieren Sie Ihr Publikum und sprechen Sie es an
Und unser letzter Vorschlag – die Segmentierung und Ausrichtung Ihrer Zielgruppe, die Ihnen hilft, E-Mails an die richtigen Personen zu senden. Dabei wird Ihre E-Mail-Liste in kleinere Gruppen unterteilt, die auf bestimmten Kriterien basieren, z. B. Standort, Interessen, Käufe oder früheres Verhalten.
Auf diese Weise können Sie Ihre Inhalte auf verschiedene Personengruppen zuschneiden und die Relevanz Ihrer E-Mails erhöhen.
Das Wichtigste dabei ist, dass Sie zeigen, dass Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppe verstehen und darauf eingehen. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass personalisierte und relevante E-Mails willkommen sind und weniger als Spam markiert werden.
Sie würden zum Beispiel nicht dieselbe E-Mail an Frauen schicken, die sich für Schwimmen interessieren, und an solche, die sich für Autoreparaturen interessieren.
Eine solche effektive Segmentierung führt zu höheren Metriken und besseren Ergebnissen, da Ihr Publikum die Inhalte erhält, die es braucht.
Verbessern Sie Ihre E-Mail-Kommunikation
Und hier sind wir – mit allen Schritten zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Compliance, die über E-Mail-Gesetze hinausgehen.
Mit unseren Tipps können Sie relevante, konforme, sichere und ansprechende E-Mails versenden und Ihre E-Mail-Marketingbemühungen verbessern.
Bevor Sie jedoch mit E-Mail-Marketingkampagnen beginnen, müssen Sie sich darauf vorbereiten, d. h. Sie müssen prüfen, welche Gesetze für Sie gelten. Wenn Sie sich nicht an die Vorschriften für E-Mail-Marketing halten, können Sie mit dieser Form der Kommunikation viele Probleme bekommen.
Wenn Sie sich jedoch sorgfältig vorbereiten, können Sie die Risiken vermeiden und das Vertrauen Ihrer Kunden erhalten.
Halten Sie die Gesetze ein und sorgen Sie dafür, dass Ihre Nachrichten die gewünschten Empfänger erreichen. Nutzen Sie unser Tool Bouncer und ändern Sie die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Marketing-E-Mails arbeiten.
