In der Welt der E-Mail-Adressen gibt es eine Möglichkeit, eine Lösung zu schaffen, die es ermöglicht, alle E-Mail-Adressen zu akzeptieren.
Natürlich könnte man meinen, dass so etwas nicht so notwendig ist. Warum sollten Sie alle E-Mails abfangen wollen, wenn so viele von ihnen irrelevant, spammig oder sogar gefährlich sind?
Laut DataProt sind etwa 57 Prozent aller eingehenden E-Mails Junk-E-Mails. Das ist mehr als die Hälfte. Würden Sie also alle E-Mails annehmen, obwohl Sie das Risiko kennen? Vielleicht, wenn es vorteilhaft ist, alle E-Mails anzunehmen – aber sollten Sie auch alle E-Mail-Konten abfangen? Und was bedeutet es überhaupt, alle E-Mail-Server abzufangen?
Wer wäre daran interessiert, alle E-Mail-Adressen zu akzeptieren?
Die erste Frage, die es zu beantworten gilt, ist, wer eine Catch-All-E-Mail-Adresse als wertvoll erachten würde.
Unternehmen, die vermeiden wollen, dass ihnen potenzielle Kundenkontakte entgehen, sind wohl die ersten, die eine solche Position einnehmen. Sie versenden Marketing-E-Mails und erhalten häufig Spam-Beschwerden, was sich negativ auf den Ruf des Absenders auswirkt.
Der Posteingang eines Empfängers sollte über einen Spam-Ordner verfügen, aber der Server nimmt eingehende E-Mails immer noch als Bedrohung wahr und lässt sie abprallen. Dennoch sind E-Mails nach wie vor eine der beliebtesten Optionen für die digitale Kommunikation, da so gut wie jeder einen Posteingang für private oder berufliche Zwecke hat.
Hinzu kommt, dass es Tools gibt, mit denen man E-Mail-Adressen auslesen und automatisch E-Mails versenden kann, und schon ist das gesamte Marketing-Setup für Sie erledigt.
Was sind akzeptierte E-Mail-Adressen?
Das Konzept der akzeptierten E-Mail-Adressen, auch bekannt als Catch-All-E-Mail-Adressen, kann als Mechanismus definiert werden, der sicherstellt, dass legitime E-Mails ihr Ziel erreichen, auch wenn der Absender die falschen E-Mail-Adressen verwendet hat.
Hier ist ein Beispiel. Stellen Sie sich einen Kunden vor, der Ihren Newsletter über eine kürzlich hinzugefügte Funktion des Dienstes weiterverfolgen möchte. Anstatt den Posteingang von [email protected] zu nutzen, schickt er seine E-Mail an [email protected].
Der Zweck der Catch-All-E-Mail-Adressen besteht nicht nur darin, sie „abzufangen“. Es geht auch darum, alle E-Mail-Adressen zu akzeptieren, die Sinn machen.
Anstatt die E-Mail-Dienstleister diese Nachrichten als ungültige E-Mails behandeln zu lassen, fungieren sie als Auffangbehälter und leiten die E-Mail des Absenders an ihr eigentliches Ziel weiter. Es handelt sich um gültige E-Mails, so dass es eine Verschwendung wäre, die Nachricht zu ignorieren, weil der Absender einen kleinen Fehler gemacht hat.
Für Unternehmen, die eine E-Mail-Kampagne als einen wichtigen Teil ihrer Marketingstrategie betrachten, wäre es eine Verschwendung, die Catch-All-Funktion nicht zu nutzen. Dies gilt insbesondere für kleine Unternehmen, die weniger Spielraum für Fehler haben.
Das Konzept der „catch all“-E-Mails ist etwas, das viele übersehen. Es ist nicht so populär, wie es wahrscheinlich sein sollte. Vielleicht liegt das daran, dass die Idee einige Nachteile mit sich bringt. Auf der anderen Seite gibt es aber auch Vorteile.
Vorteile der Verwendung von Catch-All-E-Mail-Adressen
1. Es ist einfacher, Ihre E-Mails zu verwalten
Bei Cold-E-Mails und anderen E-Mail-Marketing-Aktionen müssen oft mehrere Posteingänge bedient werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Ein Posteingang könnte beispielsweise Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails haben und E-Mails an Spam weiterleiten. Ein anderer könnte für eine bestimmte Domäne gesperrt sein, wodurch es schwieriger wird, bestimmte Zielgruppen zu erreichen.
Im Hinblick auf eingehende E-Mails gibt es auch viele Dinge, die sich negativ auf Ihre Kampagne auswirken können.
Wenn Sie alle eingehenden E-Mails bündeln und die Catch-All-E-Mail als Ihr primäres E-Mail-Konto verwenden können, sollten Sie weniger Probleme haben. Denken Sie daran, dass ein Tippfehler beim Versenden einer E-Mail den Unterschied zwischen dem Erhalt und dem Verpassen einer E-Mail ausmachen kann.
2. Es ist einfacher, einen besseren Kundenservice zu gewährleisten
Da es Ihnen leichter fällt, eingehende E-Mails abzufangen, werden Sie weniger Probleme haben, auf Kundenfragen zu antworten.
Es kann sein, dass jemand Ihnen eine E-Mail schickt und denkt, dass sie den vorgesehenen Posteingang nicht erreicht, weil die E-Mail-Domäne Probleme mit ihrer Bounce-Rate oder Absenderreputation hat.
Und selbst wenn eine Fehlermeldung über eine ungültige E-Mail-Adresse angezeigt wird, erreicht die Nachricht den Empfänger trotzdem, da die Funktion zum Auffangen aller und zum Akzeptieren aller E-Mail-Adressen vorhanden ist.
3. Es ist einfacher, alle relevanten Nachrichten zu erhalten
Wenn Sie alle Adressen akzeptieren, werden Sie auch alle Adressen erfassen. Eine korrekte Einrichtung minimiert das Risiko, dass Sendeplattformen Ihren Posteingang verfehlen.
Nachteile der Verwendung von Catch-All-E-Mail-Adressen
1. Absprungrate und Absenderreputation
Wenn Sie viele eingehende E-Mails haben, könnte Ihr Mailserver negativ reagieren und dies als ein Problem behandeln, das sich auf die Bounce-Rate und die Reputation des Absenders auswirkt.
Die Zustellbarkeit von E-Mails gerät aus den Fugen, wenn die eingehenden E-Mails nicht in kleinen Stapeln, sondern in einem ununterbrochenen Strom von Nachrichten aller Art eingehen.
2. Spam und Hacker
Die Catch-All-Postfächer ziehen Spammer und Hacker an. Da der Posteingang alles annimmt, was er empfängt, könnten ihm zweifelhafte E-Mails entgehen. Es ist Aufgabe des Dienstanbieters, die Sicherheit des Posteingangsbesitzers zu gewährleisten, vor allem wenn der Besitzer selbst nicht einmal die grundlegenden Sicherheitsvorkehrungen trifft.
3. Überwältigende E-Mail-Menge
Auch wenn der Gedanke, alle relevanten E-Mails zu erhalten, verlockend klingt, sollten Sie nicht unterschätzen, wie viele E-Mails Sie durchsehen müssen.
Manchmal verursacht die Menge der E-Mails ein Chaos, so dass Sie täglich Hunderte, wenn nicht Tausende von E-Mails durchsehen müssen. Fragen Sie sich, ob das wirklich die effizienteste Nutzung Ihrer Zeit ist.
Wie richtet man ein Catch-All-E-Mail-Konto ein?
Hier sind die Schritte zur Einrichtung eines Catch-All-E-Mail-Kontos:
- Suchen Sie sich einen zuverlässigen E-Mail-Anbieter, der diese Funktion anbietet;
- Gehen Sie über das Kontrollpanel Ihrer Catch-All-Domain zu den Domaineinstellungen;
- Öffnen Sie die E-Mail-Einstellungen;
- Aktivieren Sie Catch-All-E-Mails und geben Sie an, welche(r) Posteingang/-eingänge verwendet werden soll/en;
Die Verfahren sollten bei den meisten E-Mail-Anbietern mehr oder weniger gleich sein. Sollten Sie auf Schwierigkeiten stoßen, zögern Sie nicht, sich an den Kundendienst zu wenden oder auf der Website des Anbieters nach detaillierten Anweisungen zu suchen.
Wie Catch-All-E-Mail-Adressen beim Marketing helfen
E-Mail-Marketing wird einfacher, wenn Sie einen Catch-All-E-Mail-Posteingang aktivieren, aber Sie müssen ein paar wichtige Aspekte beachten:
- Achten Sie genau darauf, wie Absender mit E-Mails umgehen, die im Catch-All-Posteingang eingehen. Vielleicht bemerken Sie einen deutlichen Rückgang der Öffnungsraten der von Ihnen gesendeten Nachrichten. Wenn ja, könnte die Ursache des Problems der Catch-All-Posteingang sein.
- Nutzen Sie Überprüfungsdienste, um festzustellen, ob eingehende E-Mails echt sind oder nicht. Es ist nicht immer einfach, dies allein anhand des E-Mail-Inhalts herauszufinden. Da Sie viele E-Mails durchsehen müssen, kann Ihnen ein wichtiges Detail entgehen.
- Bereiten Sie Gliederungen vor und passen Sie Ihre Antworten an, damit sie nicht zu spammig wirken. Personalisieren Sie sie nach Möglichkeit, damit der Inhalt die Empfänger anspricht.
Allgemeine Tipps für Ihren Catch-All-E-Mail-Posteingang
Bereiten Sie sich darauf vor, einige Zeit mit der Verwaltung Ihres Catch-All-E-Mail-Posteingangs zu verbringen. Eine regelmäßige Überwachung ist erforderlich, um sicherzustellen, dass der Zustand des Posteingangs in Ordnung ist.
Nutzen Sie die Vorteile von Filtern, um nach und nach eine Liste mit Ausnahmen von E-Mail-Adressen zu erstellen, die Sie nicht mehr erhalten möchten. Mit der Zeit wird die Liste sehr umfangreich werden, aber das frühzeitige Entfernen von Spam-Adressen wird sich positiv auf den gesamten Posteingang auswirken.
Wenn Sie möchten, können Sie auch Benachrichtigungen für bestimmte E-Mails einrichten, um informiert zu werden, wenn eine wichtige Person antwortet.
Wenn Ihnen die Informationen im Posteingang zu viel werden, können Sie sie auf Ihrem Computer, in der Cloud oder auf einem externen Speichergerät speichern. Achten Sie nur darauf, potenzielle Probleme zu vermeiden, wie die Festplatte auf Mac nicht lesbar oder Ihr Google Drive-Konto lässt sich nicht öffnen. Sie möchten die Informationen nicht verlieren und später mühsam wiederherstellen müssen.
Schließlich sollten Sie sich nach verschiedenen Tools umsehen, die den Catch-All-Posteingang und andere von Ihnen verwaltete E-Mail-Postfächer ergänzen. Von der Bereinigung des Junk-Postfachs bis hin zur Erhöhung der Sicherheit und des Datenschutzes gibt es viele großartige E-Mail-Tools, die Sie in Betracht ziehen sollten.
Einpacken
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Catch-All-E-Mails eine gute Möglichkeit sind, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, eine wichtige E-Mail zu verpassen.
Für Unternehmen ist dies eine Selbstverständlichkeit. Wenn Sie jedoch eine Privatperson sind, sollten Sie Catch-All-E-Mails auch nicht als Vorteil abtun.
Denken Sie jedoch daran, dass die Verwaltung eines Posteingangs, der alle E-Mails auffängt, Aufwand erfordert, selbst wenn Sie einige Aufgaben automatisieren und den Prozess rationalisieren.
Häufige Fragen
Was ist ein Sammelpostfach?
Ein Catch-All-Postfach ist eine domänenweite Einstellung, die alle E-Mails erfasst, die an nicht existierende Adressen innerhalb einer Domäne gesendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Nachrichten übersehen werden, aber es kann zu höheren Bounce-Raten führen, wenn es nicht überwacht wird.
Wie wirkt sich die Konfiguration „Alle akzeptieren“ auf die E-Mail-Überprüfung aus?
Eine „Accept All“-Konfiguration oder „Catch Alls“ bedeutet, dass der Server E-Mails an jede Adresse der Domäne akzeptiert. Dies erschwert die Überprüfung und erhöht den ursprünglichen Prozentsatz ungültiger E-Mails, da der genaue Status der E-Mails nicht bestimmt werden kann.
Warum ist eine hohe Absprungrate beim Versand von E-Mails problematisch?
Eine hohe Bounce-Rate deutet darauf hin, dass viele E-Mails die vorgesehenen Empfänger nicht erreichen, was häufig auf ungültige Adressen zurückzuführen ist. Dies kann Ihren Sendestatus bei E-Mail-Anbietern beeinträchtigen und sich auf die zukünftige Zustellbarkeit auswirken.
Kann ein Überprüfungsinstrument helfen, unerwünschte E-Mails zu reduzieren?
Ja, ein Verifizierungstool kann unerwünschte E-Mails erheblich reduzieren, indem es die für die Kontaktaufnahme festgelegten E-Mail-Adressen verifiziert. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie eine ziemlich saubere Liste haben, was das Risiko des Versands an ungültige Adressen verringert und die Absprungrate senkt.
