Er du bekymret for, hvordan du får dine e-mailkampagner til at overholde de gældende love i dit land eller din region?
Undrer du dig over, hvordan du balancerer effektive e-mailmarketingstrategier, samtidig med at du overholder de juridiske krav?
Hvis du leder efter svar på nogle af disse spørgsmål, er du kommet til det perfekte sted. Denne guide er her for at hjælpe dig med e-mail compliance. Den giver klar og praktisk indsigt for at sikre, at din e-mailindsats er vellykket og fuldt lovlig.
Hvad er e-mail-compliance, og hvorfor er det vigtigt?
E-mail compliance handler om at følge love og regler, der garanterer, at dine e-mailbeskeder er lovlige og respekterer modtagernes privatliv. Det indebærer også beskyttelse af følsomme oplysninger som personlige sundhedsdata.
De vigtigste aspekter af e-mail-compliance omfatter:
- at indhente udtrykkeligt samtykke fra modtagerne, før vi sender kommercielle e-mails,
- respektere anmodninger om fravalg omgående,
- og undgå falske eller vildledende oplysninger.
Compliance er afgørende for at opretholde et godt afsenderomdømme, men der er mere til historien – det er nøglen til at undgå juridiske sanktioner.
Hvis virksomheder ikke er opmærksomme på deres e-mail-compliance, kan de få store bøder, som kan være betydelige nok til at påvirke deres økonomiske stabilitet. I nogle tilfælde kan juridiske problemer således føre til langsigtet skade på virksomhedens omdømme og kundernes tillid.
Desuden kan manglende overholdelse påvirke virksomhedens forhold til e-mailtjenesteudbydere og regulerende organer, føre til sortlistning af virksomhedens e-maildomæne og påvirke al fremtidig e-mailkommunikation.
Udbydere af e-mailtjenester hjælper ofte virksomheder med at overholde reglerne takket være funktioner som dobbelt opt-in-metoder, e-mailgodkendelse og regelmæssige revisioner – sådanne muligheder kan sikre datasikkerhed og -beskyttelse.
Den vigtigste lovgivning om e-mail-compliance
Email compliance er et afgørende aspekt af email marketing og digital kommunikation. Det overholder forskellige love og regler, der er designet til at beskytte forbrugernes rettigheder og bidrage til en ansvarlig brug af e-mail til kommercielle formål.
Disse love kan variere fra region til region og har specifikke krav.
Blandt de mest populære og betydningsfulde stykker lovgivning er:
- The CAN-SPAM-loven i USA,
- The Generel forordning om databeskyttelse (GDPR) i Den Europæiske Union,
- A Canadas anti-spam-lovgivning (CASL) .
Lad os tjekke dem ud.
CAN-SPAM-loven
CAN-SPAM Act er en af de love i USA, der regulerer e-mail-kommunikation.
Det står for Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing. Den blev vedtaget i 2003 og er designet til at give modtagere ret til at stoppe med at modtage uønskede e-mails.
Om CAN-SPAM-loven:
- Det gælder for alle kommercielle elektroniske meddelelser, som defineres som enhver elektronisk postmeddelelse, der primært er beregnet til kommerciel reklame eller promovering af et kommercielt produkt eller en kommerciel tjeneste.
- De vigtigste bestemmelser i CAN-SPAM Act omfatter forbuddet mod at skabe vildledende emnelinjer, så de ikke vildleder og nøjagtigt afspejler indholdet af e-mailen.
- Den forbyder forvirrende overskrifter og kræver, at e-mailens overskriftsoplysninger – herunder felterne “Fra”, “Til” og “Svar til” – er præcise og identificerer den person eller virksomhed, der har sendt meddelelsen.
- Desuden fortæller den, at modtagerne skal have en nem måde at fravælge at modtage fremtidige e-mails på. Denne opt-out-proces skal straks respekteres af e-mailafsenderen.
- Hver e-mail skal indeholde afsenderens fysiske postadresse.
- Overtrædelse af CAN-SPAM-loven kan medføre sanktioner, herunder bøder for misbrug af kommercielle e-mails.
GDPR
Den generelle databeskyttelsesforordning (GDPR) er en omfattende databeskyttelseslov i EU, der trådte i kraft i maj 2018. Den har haft stor indflydelse på e-mailmarketing og -kommunikation ved at prioritere beskyttelse af kundedata og samtykke.
Om GDPR:
- Det gælder for alle organisationer, der opererer inden for EU, og for organisationer uden for EU, der tilbyder varer eller tjenester inden for dette område eller overvåger EU-borgeres adfærd.
- Det kræver udtrykkeligt samtykke til behandling af personoplysninger. I forbindelse med e-mailmarkedsføring betyder det, at brugerne aktivt skal tilmelde sig. Afsenderen skal imødekomme anmodninger om afmelding.
- Enkeltpersoner har ret til at få adgang til deres personlige data og kan anmode om at få dem slettet.
- Den opfordrer til at integrere databeskyttelsesforanstaltninger i udviklingen af forretningsprocesser.
- Den kræver, at organisationer rapporterer visse typer databrud til de relevante myndigheder og i nogle tilfælde til de berørte personer.
- Organisationer kan blive idømt store bøder for manglende overholdelse, op til 20 millioner euro eller 4% af virksomhedens årlige globale omsætning. Det er dog ikke alle overtrædelser af GDPA, der fører til økonomiske sanktioner.
CASL
Canadas antispamlovgivning (CASL) er et regelsæt, der regulerer afsendelse af kommercielle elektroniske meddelelser (CEM’er) i, til eller fra Canada. Den blev vedtaget i 2014, og det er en af de strengeste anti-spam love i verden.
Om CASL:
- CASL kræver udtrykkeligt eller underforstået samtykke til at sende CEMs, herunder e-mails, SMS, sociale medier eller instant messaging – det er strenge krav til alle kommunikationsformer.
- Den siger, at afsendere skal identificere sig selv og angive kontaktoplysninger i deres beskeder. Ud over dit juridiske navn skal du angive gadeadresse, postboks og andre relevante kontaktoplysninger.
- Hver besked skal indeholde en enkel og lettilgængelig måde, hvorpå modtageren kan fravælge fremtidige beskeder. De fleste e-mailplatforme tilbyder denne funktion som standard, især i kolde e-mails.
- Organisationer skal opbevare optegnelser over samtykke (enten underforstået eller udtrykkeligt) som bevis på overholdelse. Så når du får en person til at give udtrykkeligt samtykke, skal du gemme det i det angivne antal arbejdsdage for at overholde lovgivningen om beskyttelse af personlige oplysninger.
- Overtrædelse af CASL kan føre til strenge straffe, herunder bøder på op til $1 million for enkeltpersoner og $10 millioner for virksomheder.
- Denne forordning gælder, hvis en besked sendes til eller fra canadiske enheder. Derfor er den relevant for globale e-mailkampagner rettet mod canadiske modtagere. Det er vigtigt, når man driver kommunikation for virksomheder, der henvender sig til globale målgrupper.
Sådan forbedrer du din e-mail-compliance
Forbedring af e-mail-overholdelse handler ikke kun om at følge e-mail-reglerne eller om ikke at få en bøde.
Her handler det mere om at opbygge langvarige relationer og tillid blandt dine e-mailmodtagere og internetudbydere og om at tage sig af din virksomheds e-maildrift, alt imens du sender relevant indhold og omgår alle spamfiltre derude.
Derfor er det på tide at lære nogle praktiske og enkle måder at forbedre din e-mail-overholdelse på, som ikke er begrænset til lovkrav.
Få tilladelse, før du sender e-mails
Grundlaget er at få tilladelse til at sende e-mails for at undgå de juridiske konsekvenser af en vred mailingliste. Du skal spørge din målgruppe, om de er indforstået med at modtage dine e-mails. Det kan være så enkelt som at inkludere en tilmeldingsformular på din hjemmeside eller under en købsproces. Når de giver deres samtykke, kan du begynde at kontakte dem.
Nøglen til at overholde reglerne for e-mails er gennemsigtighed – lad folk vide, hvad de tilmelder sig, uanset om det er et nyhedsbrev, kampagner eller opdateringer. Forklar de fordele, de vil få fra dine e-mails, men vær ærlig her. E-mailens emnelinje og brødtekst skal tydeligt angive, hvad brugeren får.
Det vil opbygge et fundament af tillid og sikre, at dit publikum er interesseret i dit indhold.
Husk, at kvalitet frem for kvantitet altid vinder i e-mailmarketing. De fleste e-mail-marketingfolk foretrækker højere e-mail-engagement end tusindvis af e-mail-kæder, som ingen læser.
Det er bedre at have en mindre liste med interesserede personer og e-mailkonti end en stor gruppe uengagerede kontakter. Når alt kommer til alt, er målet at skabe et fællesskab af interesserede mennesker, der venter på dine e-mails, ikke et kapløb om at se, hvilken virksomhed der har det største publikum.
Brug dobbelt opt-in
Dobbelt opt-in tager tilladelsen et skridt videre, og det er en af de vigtigste e-mail-marketingpraksisser derude. Det er et godt eksempel på bekræftelse af viljen til at være i kontakt med dig og viser, at en person ønsker at være med på din e-mail-liste.
Så når nogen tilmelder sig din liste, skal du sende dem en bekræftelsesmail og en opfølgning og bede dem om at klikke på et link for at bekræfte deres tilmelding. Denne metode sikrer, at e-mailadressen er gyldig og korrekt, og at ejeren er oprigtigt interesseret i at modtage dine e-mails.
Det reducerer også sandsynligheden for spamklager og forbedrer kvaliteten af din e-mail-liste.
Det kan virke som et ekstra skridt, et nødvendigt skridt. Men det er det ikke helt, ifølge mange regler for e-mailmarketing.
Double opt-in er et stærkt værktøj for dem, der ønsker at opbygge et dedikeret publikum. Så i stedet for at se det som endnu et skridt på den lange vej mod succes, så tænk på det som at få en RSVP til din fest, der bekræfter, at gæsten vil komme til den.
Valider dine lister, før du sender e-mails ud
På samme måde må du ikke glemme e-mailvalidering og at sende beskeder til aktive adresser.
Når det handler om at validere og holde din e-mail-liste ren, kan du bruge et værktøj som Udsmider der ikke lader nogen risikabel e-mailadresse komme ind på dine lister.
Bouncer tjekker og scanner din mailingliste og sørger for, at alle, der kommer ind, har en gyldig e-mail-adresse . Det hjælper med at reducere bounce rates og beskytter afsenderens omdømme. Det fungerer også i realtid og tilbyder funktioner som syntaks-, domæne- og SMTP-tjek.
Takket være Bouncer kan du kun sende e-mails til aktive, gyldige adresser, forbedre leveringsevnen og respektere dit publikums indbakke.
Men endnu vigtigere er det, at Bouncer hjælper dig med at overholde e-mailregler og holde dig ude af spammapper. Det er et sikkert værktøj, der følger politikker, fungerer problemfrit på tværs af flere lande og sprog, bekræfter legitimiteten af e-mailens domænenavn og med alt dette stadig øger dine e-mail-marketingmålinger.
Så hvis du er på udkig efter et omfattende system, der kan forbedre dine e-mails på mange områder, er det på tide, at du prøver Bouncer.
Giv udtrykkelige muligheder for at fravælge
Det næste skridt handler om at tilbyde klare fravalgsmuligheder. De er i overensstemmelse med lovkravene og er et tegn på respekt og gennemsigtighed. De viser også, at du ikke vil tvinge kunderne til at blive hos dig for enhver pris. Det handler ikke kun om at overholde branchestandarder, men også om at følge globale antispamstandarder.
Folks interesser ændrer sig, og hvis de beslutter, at dine e-mails er irrelevante, vil de gerne nemt og hurtigt kunne sige farvel til dig. Hvis du giver mulighed for det med en afmeldingsmulighed, vil du stadig opretholde et positivt forhold og give kunderne kontrol over deres præferencer.
I sidste ende ønsker du, at dine gæster bliver hos dig, fordi de værdsætter dit indhold, ikke fordi de ikke kan finde udgangsdøren, ikke?
Det skal derfor ikke være en skattejagt at afmelde sig. I stedet skal det være lige så nemt at afmelde, som det er at tilmelde. Derfor skal du tjekke, om dit afmeldingslink er let at finde i hver e-mail. Det kan være en simpel tekst med et link i bunden af dine e-mails.
Overvåg sortlister
Tænk på sortlister som advarselssignaler – hvis din e-mail havner der, betyder det, at den er blevet markeret som spam af brugere eller e-mailudbydere. Så hvis det er for sent, og du allerede er havnet her, er det tid til at rydde op.
Du må gerne ryd op i din e-mail-liste ændre indholdet i din e-mail eller justere, hvordan du indsamler e-mailadresser.
Overvåg jævnligt, hvad der sker med dine e-mails. Gennemgå også din e-mailpraksis og sørg for, at du følger reglerne. På den måde opretholder du et godt afsenderomdømme, forbedrer leveringsevnen og garanterer, at dine e-mails er velkomne i modtagernes indbakker. Ved at respektere denne type e-mail-regler sikrer du bedre resultater af dine e-mail-marketingkampagner.
Det er en proaktiv foranstaltning til at opretholde sundheden og effektiviteten af din e-mailkommunikation.
Brug e-mail-godkendelse
E-mail-godkendelse hjælper med at verificere, at e-mailen kommer fra dig og ikke en efterligner. Med andre ord fortæller det udbydere af e-mailtjenester, at din e-mail er ægte og ikke en forklædt spammer.
Opsæt SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) og DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) records. Disse er som ID-tjek, der fortæller e-mailudbydere og modtagere, at dine e-mails er autentiske.
Det er mere end et must i en verden, hvor phishing og spam florerer via masse-e-mail-kampagner. Desuden kan det forbedre leveringsevnen for e-mails og beskytte dit brands omdømme.
Segmenter og målret din målgruppe
Og vores sidste forslag – segmentering og målretning af din målgruppe, som hjælper dig med at sende e-mails til de rigtige mennesker. Det indebærer, at du opdeler din e-mail-liste i mindre grupper baseret på specifikke kriterier, som f.eks. placering, interesser, køb eller tidligere adfærd.
Det giver dig mulighed for at skræddersy dit indhold, så det passer til forskellige segmenter af mennesker, og gør dine e-mails mere relevante.
Her er det vigtigste at vise, at du forstår og imødekommer dit publikums forskellige behov og interesser. Desuden er der større sandsynlighed for, at personlige og relevante e-mails bliver taget godt imod, og mindre sandsynlighed for, at de bliver markeret som spam.
For eksempel ville du ikke sende den samme e-mail til kvinder, der er interesserede i svømning, og dem, der er interesserede i bilreparation.
En sådan effektiv segmentering fører til højere metrikker og bedre resultater, da dit publikum får det indhold, de har brug for.
Forbedre din e-mailkommunikation
Og her er vi så – med alle de skridt til at forbedre din e-mail-overholdelse, som går ud over e-mail-lovene.
Med vores tips kan du sende relevante e-mails, der overholder reglerne, sikre og engagerende beskeder og forbedre din e-mailmarkedsføring.
Men før du begynder at køre e-mail-marketingkampagner, skal du forberede dig på det, nemlig – tjekke, hvilke love der gælder for dig. Hvis du ikke overholder reglerne for e-mailmarkedsføring, kan du få mange problemer med denne form for kommunikation.
Men hvis du forbereder dig omhyggeligt, kan du undgå risici og bevare dine kunders tillid.
Overhold lovgivningen, og sørg for, at dine meddelelser når de tilsigtede modtagere. Brug vores værktøj, Bouncer og ændre den måde, du arbejder med dine marketingmails på.
