En af de vanskeligste ting ved at oprette e-mails til virksomheder er, at du ikke kan begrænse din virksomhed til kun én e-mailadresse.
Du har sandsynligvis brug for en separat e-mailadresse til den administrerende direktør, regnskab, marketing og andre afdelinger samt e-mailadresser til nøglepersoner, som er kontaktpersoner for kunderne i virksomheden. Det kan føre til en masse forskellige individuelle indbakker, der skal administreres. Heldigvis er et e-mail-alias en enkel og ofte gratis løsning, der kan gøre det hele meget lettere at håndtere.
Der er mange gode grunde til at oprette et e-mail-alias, der er forskelligt fra din primære adresse, men som stadig sendes til din indbakke. Det kan være nyttigt både i dit professionelle og personlige liv for at organisere din e-mailindbakke bedre og opnå yderligere sikkerhed og privatlivets fred. Aliasser kan bruges til hurtigt at identificere indgående meddelelser fra forskellige kilder, og det kan også bruges til at tilmelde dig ting online. De fleste større e-mailtjenester, herunder Gmail og Microsoft, giver dig mulighed for at oprette et eller flere e-mail-alias.
Hvad er en alias-e-mail?
Når du starter en virksomhed, kan omkostningerne ved at komme i gang være en kilde til stress. Det er vigtigt at overveje de grundlæggende forretningsmæssige nødvendigheder, som du har brug for, herunder en professionel e-mail-adresse.
Din virksomheds e-mailadresse vil fungere som en markør for din digitale tilstedeværelse og vil ofte være den vigtigste måde, hvorpå kunderne interagerer med din virksomhed. Når du opretter din primære e-mailadresse, vil det være den primære adresse, som din virksomhed sender og modtager e-mails fra. Desuden er det den adresse, som hele din kontaktliste ser, når du henvender dig.
Et e-mailalias er imidlertid en funktion, der gør det muligt at oprette andre e-mailadresser, som automatisk videresender indgående meddelelser til din primære virksomheds e-mailadresse. Dette eliminerer behovet for at oprette yderligere e-mail-bokse eller betale ekstra gebyrer til din e-mail-udbyder.
Din primære virksomheds e-mailadresse kan f.eks. være johnsmith@company.com, og du kan oprette en alias-adresse på js@company.com ved hjælp af det samme e-mail-domæne.
Et e-mailalias, også kendt som en alternativ e-mail, henviser til en videresendelsesadresse. Det kan også defineres som et kaldenavn, som du kan bruge til at beskytte dit rigtige navn på internettet. For virksomheder kan det være navnet på en afdeling eller en markedsføringskampagne.
Et alias har en separat indbakke, men det behøver ikke at blive åbnet for at administrere de e-mails, som det modtager. Alle indgående meddelelser videresendes til din primære e-mail-konto. Den vil også bruge alle de samme kontakter og kontoindstillinger som din primære konto.
De vigtigste fordele ved at bruge et e-mailalias
Der er forskellige grunde til, at du måske ønsker at bruge et e-mailalias. Nogle af de vigtigste fordele ved at bruge et e-mailalias er bl.a:
- Mere effektiv forvaltning af indbakken: Alt leveres til den samme indbakke, hvilket kan gøre det nemmere at spore kommunikationen, og du kan konfigurere e-mailautomatisering og filtre for at forenkle processen yderligere.
- Virksomheder kan spare værdifuld tid ved at undgå at skulle springe mellem konti.
- Et e-mail-alias kan bruges til at holde en primær arbejdsmail privat, mens du stadig modtager e-mails i den primære indbakke. Dette kan være praktisk, hvis du f.eks. ønsker at følge dine konkurrenter ved at tilmelde dig deres e-mailmarketingkampagner.
- Aliaser kan gøre det lettere for nye små virksomheder at sortere, da disse virksomheder måske endnu ikke har en kundeservice eller en regnskabsafdeling.
E-mail-aliaser er en fantastisk løsning for enhver virksomhed, der har brug for at modtage e-mails fra forskellige medarbejdere eller afdelinger samme sted.
Hvornår er aliaser e-mailkonti nyttige?
En af de største fordele ved at bruge et e-mailalias er muligheden for at skabe en professionel digital tilstedeværelse for din virksomhed. Når du f.eks. starter din virksomhed, er du måske den eneste, der driver den, hvilket kun kræver én e-mail, som er din primære e-mailadresse til eventuelle henvendelser.
Du kan dog tilføje en anden e-mailadresse til salgslederne og faktureringsforespørgsler. Ved at bruge et e-mail-alias kan du oprette begge disse adresser, men modtage alle e-mails, der sendes til en af dem, i din primære indbakke.
E-mail-aliasser betragtes generelt som en midlertidig foranstaltning, der bruges indtil en virksomhed vokser yderligere og får flere medarbejdere, der kan administrere forskellige indbakker. De kan dog også bruges som en permanent løsning til sorteringsproblemer eller problemer med forkert stavede e-mails.
Hvis du f.eks. ved, hvordan din e-mailadresse ofte staves forkert, kan du tilføje disse som aliaser for at forhindre, at e-mails ikke bliver leveret.
Alternativer til E-mail-alias
En delt postkasse er en alternativ løsning til et e-mail-alias, som kan være værd at overveje. De giver mulighed for at sende og modtage e-mails med delte adresser, og flere brugere kan logge ind på de delte postkasser for at administrere dem. Ligesom e-mail-aliasser opkræver de ikke nogen ekstra gebyrer, hvilket gør dem til en ideel løsning for virksomheder, hvor et e-mail-alias ikke passer til alle behov.
Du kan også overveje en midlertidig adresse, men du risikerer at miste dine e-mails, når den udløber.
Hvornår skal du bruge en alias-e-mailadresse?
Der er forskellige situationer, hvor et e-mailalias kan være nyttigt. Disse omfatter:
Nogen i virksomheden udfylder flere roller
Hvis du eller en person, der arbejder for din virksomhed, har flere roller, kan det være nyttigt at oprette et e-mailalias for at organisere kommunikationen. Det vil hjælpe dig med at undgå at skulle skifte mellem flere indbakker, hvilket gør det lettere at holde styr på alle modtagne e-mails.
Opbevar tidligere medarbejderes kontakter
En anden grund til at bruge alias-e-mailadresser til dine medarbejdere er, at du kan holde kontakten med folk, der henvender sig til tidligere medarbejdere. På den måde forbliver en medarbejders oprindelige adresse (johnsmith@company.com) aktiv, selv når John Smith forlader virksomheden, så du kan læse nye e-mails til denne person i en separat postkasse.
Midlertidige e-mail-adresser
En midlertidig e-mailadresse kan være en nyttig funktion, når du skal registrere dig på en tjeneste, men er usikker på, hvor pålidelig den er. Hvis du ikke bryder dig om tanken om at bruge en midlertidig e-mailtjeneste, kan du i stedet bruge et e-mail-alias. Når du ikke længere har brug for aliaset, kan du bare slette det for at stoppe med at modtage e-mails til den pågældende adresse.
Beskyttelse af din personlige e-mail
Det er altid en god idé at holde privatliv og arbejdsliv adskilt. Derfor bør du måske undgå at bruge en personlig e-mailadresse til din virksomhed. Du kan bruge et alias til at fortsætte med at modtage e-mails, som du får til din primære indbakke, uden at du afslører personlige oplysninger eller ser uprofessionel ud.
Hvordan opretter man et e-mailalias ved hjælp af forskellige tjenester?
Nu hvor du ved, hvor nyttig en alias-e-mail kan være for din virksomhed, er det værd at vide, hvordan du opretter et e-mailalias med nogle af de mest populære tjenester. Her er trin for trin-vejledningerne for alle dem, der er værd at nævne.
Tilføj alias i Gmail
Gmail giver hver bruger mulighed for at oprette op til tredive alias gratis. Du skal starte med at logge ind på din Google Admin-konsol med en administratorkonto for at gøre dette. Få adgang til sektionen Brugere via startsiden, find derefter den ønskede bruger, og åbn den pågældende kontoside på listen Brugere.
Find og klik på Alternative e-mailadresser under afsnittet Brugeroplysninger. Derefter kan du indtaste et alternativt brugernavn. Husk, at du ikke kan oprette et alias, som allerede er tildelt en anden person. Når du er færdig, skal du gemme dine ændringer. Tilføj det nye alias til din primære e-mail-konto, så du kan begynde at sende e-mails fra den alternative adresse.
Tilføj Alias i Outlook
Outlook er en anden e-mailtjeneste, hvor brugerne har mulighed for at oprette flere aliasser gratis. Hvis du vil oprette et e-mailalias i Outlook, skal du gå til siden Tilføj et alias og logge ind på din konto, hvis det er nødvendigt.
Vælg enten “Tilføj en eksisterende e-mailadresse som et alias” eller “Opret en ny Outlook-e-mailadresse og tilføj den som et alias”, afhængigt af hvilken af dem du ønsker. Klik derefter på Tilføj alias. Husk, at du ikke kan tilføje eksisterende @live.com-, @hotmail.com- eller @msn.com-adresser som et alias, og du kan ikke tilføje et alias, der allerede er tilknyttet en Microsoft-konto.
Tilføj alias på iCloud
Hvis du bruger iCloud-mail (også kendt som Apple-mail), kan du oprette et alias ved at åbne din iCloud-mail og klikke på tandhjulsikonet i sidebjælken. Klik derefter på “Preferences”, før du vælger “Accounts” og derefter “Add an Alias”. Du vil derefter kunne indtaste alle de nødvendige oplysninger som f.eks. det fulde navn, alias, etiket og etiketfarve. Klik på Ok, og så er du færdig.
Hvad er forskellen mellem et alias og en bruger?
Du undrer dig måske over, hvordan e-mail-brugere og e-mail-aliaser er forskellige? Et e-mail-alias er en konto, der kan bruges til at få e-mails videresendt til en eksisterende e-mail-adresse. Den har ikke sin egen indbakke eller lagerplads, hvilket betyder, at meddelelser videresendes til den primære e-mail-konto og gemmes på hovedkontoserveren.
Med andre ord kan du bruge din rigtige e-mailadresse fuldt ud, mens aliaset blot er en tilknyttet e-mailadresse, der bruges til at videresende e-mails.
Hvordan adskiller domænealiaser og e-mailaliaser sig fra hinanden?
Ud over aliaser for e-mails kan du også oprette aliaser for dine domæner . I dette tilfælde kommer aliaset efter og ikke før @-tegnet. Hvis du f.eks. har to virksomheder, kan et domænealias være meget nyttigt til at modtage e-mails fra begge virksomheder i den samme indbakke, hvilket hjælper dig med at styre din kommunikation mere effektivt.
Afslutning
Du har sikkert tidligere sendt e-mails til mange alias-adresser uden at vide det. Nu hvor du ved, hvor nyttige de kan være for enhver form for virksomhed, kan du overveje dem som en nyttig tilføjelse til din stak af værktøjer til e-mailmarkedsføring.
Apropos det, så er der endnu et værktøj, du absolut har brug for, hvis du sender mange e-mails. Bouncer hjælper dig med at rydde op og validere dine e-mail-lister, så du ved, at du sender e-mails til rigtige mennesker hver gang. Bedre e-mailmarkedsføring, ingen hard bounces. Hvad kan man ikke lide? Tilmeld dig og prøv Bouncer i dag!
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er den bedste løsning, en alias-e-mail eller en ny e-mail-adresse?
Det afhænger af det. Hvis det eneste, du ønsker at gøre, er at videresende e-mails og ikke bruge en adresse til udgående e-mails, er en alias-e-mail det bedre valg. Hvis du derimod ønsker at sende nye e-mails, er en ny e-mail det bedre alternativ.
Kan nogen oprette en alias-e-mail?
Ja, som du kan se ovenfor, tilbyder de fleste e-mail-udbydere denne mulighed. Du skal dog højst sandsynligt betale for det.
Hvad kan jeg bruge som min alias-e-mail?
Enhver e-mail, som du ønsker på dit eget domæne. Din primære e-mail og alias-e-mails behøver ikke at være ens på nogen måde. Du kan f.eks. oprette et alias raccoon@domain.com til din primære e-mail janesmith@domain.com.
