Over hele verden sendes og modtages hundredvis af e-mails hver dag. Virksomheder sender ofte flere e-mails dagligt, og hver eneste af dem er en mulighed for at markedsføre dig selv og din virksomhed.
Når det gælder din e-mail-signatur, kan den spille en stor rolle for det indtryk, du gør på dine kunder. Mange mennesker behandler dog e-mail-signaturen som en eftertanke, hvilket kan få dem til at gå glip af mange muligheder. En signatur er din chance for at tydeliggøre, hvem du er, hvad du laver, hvordan du kan kontaktes, og hvor modtagerne kan henvende sig for at få mere at vide om dig, din virksomhed eller et projekt, du arbejder på.
Antag, at din e-mail-signatur kun består af dit navn og grundlæggende kontaktoplysninger. I så fald udnytter du måske ikke muligheden for at komme i kontakt med modtagerne fuldt ud. Læs videre for at få mere at vide om, hvordan du skaber en professionel e-mail-signatur, der efterlader et godt varigt indtryk.
Hvad skal du medtage i en professionel e-mail-signatur?
Når du sammensætter din e-mail-signatur, er det godt at have en liste over de ting, der skal indgå i den. Nogle af de vigtigste ting, du bør overveje at medtage i din e-mail-signatur, er:
1 – Dit fulde navn
Ligesom når du sender almindelig post, bør dit navn altid være med i signaturen på din e-mail, så modtageren er sikker på, hvem han/hun har modtaget den fra. Dit navn bør indgå i e-mailsignaturens første linje af teksten.
2 – Oplysninger om jobbet
Når du har fået dit navn med, er de næste oplysninger, du skal medtage, oplysninger om dit tilhørsforhold, som kan omfatte din stillingsbetegnelse, den virksomhed eller organisation, du er en del af, og måske den afdeling, du arbejder for. Ved at give disse oplysninger får du mere kontekst og din rolle i samtalen. Afhængigt af hvem du sender en e-mail til, kan det også give dig mere troværdighed og få dine modtagers opmærksomhed, hvis du er knyttet til en større organisation eller virksomhed i din e-mailsignatur.
3 – Yderligere kontaktoplysninger
Selvom modtageren af din e-mail har din e-mailadresse, er e-mailsignaturen et glimrende sted at inkludere yderligere kontaktoplysninger, så modtageren har en række muligheder, når han/hun skal kontakte dig. Det kan f.eks. være dit telefonnummer eller din virksomhedsadresse. Afhængigt af din rolle og den type e-mail, du sender, kan signaturen også være en god mulighed for at promovere dit personlige websted eller din LinkedIn-profil.
4 – Opfordring til handling
Det er smart, når du opretter din e-mail-signatur, at inkludere en opfordring til handling i den. De bedste CTA’er i e-mail-signaturer er opdaterede og i overensstemmelse med din e-mail-stil, så de ser naturlige ud og ikke er påtrængende. Når du skriver en CTA, skal du vælge noget, der stemmer overens med et aktuelt mål, og holde den opdateret, når dine mål ændres.
5 – Sociale ikoner
Din tilstedeværelse på de sociale medier er en vigtig del af dit brand, som gør det muligt at få flere følgere i din branche og vise folk, hvem du er, og hvad du går op i. Du kan fortælle meget om et brand eller en person ved at se på, hvad de poster på de sociale medier. Derfor er det en god idé at inkludere links til sider på sociale medier i din e-mail-signatur. Dette styrker dit brand, giver nogle sociale beviser og giver dine modtagere forskellige måder at komme i kontakt med dig på. Det kan også være med til at skabe yderligere trafik til dit onlineindhold, hvis du lægger links til blogindlæg, produktsider eller landingssider på dine profiler på de sociale medier.
6 – Links til booking
Hvis du ofte sender e-mails frem og tilbage til kunder eller andre personer for at booke møder, kan det være smart at tilføje et bookinglink til din e-mailsignatur. Det vil gøre det nemmere for dine kunder, da de kan klikke på linket og indtaste deres oplysninger for at foretage bookingen, og det vil frigøre din tid, da du ikke behøver at sende e-mails frem og tilbage for at få dem booket ind. Der findes mange kalenderværktøjer derude, som du kan bruge til at gøre det nemmere at booke aftaler, og du kan kopiere og indsætte et link hvor som helst, så folk kan klikke på det, herunder i din e-mail-signatur.
7 – Logo eller foto
Hvis du ønsker at gøre din e-mail-signatur interessant eller tilføje et personligt præg, så modtagere, du ikke har mødt personligt, kan sætte ansigt på dig, kan det være værd at tilføje et professionelt foto. Eller hvis du ønsker at skabe større kendskab til dit brand med dine e-mails, kan du overveje at tilføje virksomhedens logo.
8 – Juridiske krav eller branchens ansvarsfraskrivelse
Nogle brancher har specifikke retningslinjer for e-mail-etikette og -brug for at forhindre overførsel af private oplysninger. Derfor kan det være værd at undersøge eventuelle branchebestemmelser, som kan tilføjes til din e-mail-signatur som en ansvarsfraskrivelse.
E-mail-signaturer med eksempler på godt design
Når du designer din e-mail-signatur, er der et par gode råd, du skal huske på. Det er en god idé at designe signaturen, så den fremhæver dit navn, din jobtitel og yderligere kontaktoplysninger. Derudover skal du sørge for, at signaturdesignet er mobilvenligt, af høj kvalitet og har et godt designhierarki. Brug enkle, ensartede farver, så designet ikke bliver for rodet, og så det er let at læse med et enkelt blik. For at gøre dette kan du overveje at bruge en e-mail-signaturgenerator for at holde bedste praksis på plads for at designe en ideel signatur til dig og samtidig sikre høj kvalitet.
Hvorfor er det vigtigt med gode e-mail-signaturer?
Uanset om du ejer en virksomhed, er en medarbejder, der ofte bruger e-mail som det vigtigste kommunikationsværktøj, eller om du søger job og ønsker at gøre et professionelt indtryk på folk, er der mange grunde til, at en god e-mail signatur er vigtig. Ikke alene gør din e-mail-signatur et indtryk på modtageren, men den kan også give yderligere oplysninger om, hvem du er, og hvorfor du sender beskeden, hvilket kan være nyttigt, hvis du sender e-mails til folk, som du aldrig har talt med.
Hvad har de bedste e-mail-signaturer til fælles?
Når du skal lave den bedste e-mail-signatur, er der nogle få ting, som alle gode signaturer har til fælles. Hovedformålet med din e-mail-signatur bør være at gøre det klart for modtageren, hvem de får en besked fra. Den bør indeholde dit fulde navn, din stillingsbetegnelse og alt andet, der er relevant for din identitet. Antag, at du sender e-mails fra en virksomhed. I så fald er det værd at give yderligere kontaktoplysninger om virksomheden i signaturen, f.eks. websideadresse, virksomhedsadresse og kontakttelefonnummer. Hvis du sender e-mails som privatperson, kan du overveje at tilføje yderligere oplysninger om dig selv, f.eks. et link til din LinkedIn-profil eller andre profiler på sociale medier.
Hvad er fordelen ved gode e-mail-signaturer?
En e-mail-signatur kan gøre hele forskellen med hensyn til det indtryk, du efterlader på andre, enten som privatperson eller som repræsentant for en virksomhed. Den korrekte e-mail-signatur kan sikre, at de e-mails, du sender, fremstår professionelle og velpolerede, og at der ikke opstår nogen forvirring om, hvem beskeden er sendt af, og hvad formålet med den er. Uanset om du ansøger om job, henvender dig til potentielle kunder som virksomhedsejer eller kommunikerer med kolleger, agenturer og andre fagfolk inden for dit område på vegne af din virksomhed, vil en veldesignet, gennemtænkt e-mail-signatur, der indeholder alle de nødvendige oplysninger, gøre hele forskellen, når det gælder om at efterlade et godt indtryk og opnå det ønskede resultat af din kommunikation.
Sådan opretter du signaturer til e-mails
De fleste e-mail-udbydere gør det nemt for dig at oprette en signatur, som du hurtigt kan tilføje til alle fremtidige e-mails. Når du har fundet vinduet til at oprette en e-mail-signatur, vil du normalt kunne bruge en brugervenlig editor, der giver dig mulighed for at tilføje tekst, ændre skrifttyper og farver, indsætte logoer og fotografier og tilføje links. Alternativt kan du bruge et værktøj til generering af e-mail-signaturer til at oprette din ideelle signatur og kopiere den og indsætte den i signaturindstillingen i din e-mail-klient, inden du gemmer den. Når du har gemt din signatur, vil den blive vist i slutningen af alle fremtidige e-mails, du sender.
En e-mail-signatur er en simpel del af enhver e-mail, du sender; men når den indeholder de korrekte oplysninger og er veludformet, kan den i høj grad påvirke det indtryk, du gør med dine e-mailbeskeder.
9 bedste fremgangsmåder til at skrive gode e-mail-signaturer
E-mailsignaturer er mere end bare en formalitet; de er en mulighed for branding, markedsføring og for at gøre et varigt indtryk. En veludformet e-mail-signatur kan fungere som et stærkt værktøj til en række forskellige forretningsmål. Nedenfor er ni gode råd til, hvordan du skaber en professionel e-mail-signatur, der skiller sig ud.
1. Medtag vigtige kontaktoplysninger og afsenderens kontaktoplysninger
Kernen i enhver professionel e-mail-signatur er kontaktoplysningerne. Dit navn, stilling, firma, kontaktnummer og mobilnummer er det absolutte minimum. Det sikrer, at e-mailmodtagerne nemt kan komme i kontakt med dig via flere kanaler. At inkludere afsenderens kontaktoplysninger er ikke bare en høflighed, det er en nødvendighed.
2. Tilføj links og ikoner til sociale medier
I dagens digitale tidsalder er links til sociale medier og ikoner for sociale medier et must-have i din e-mailsignatur. Det er en subtil form for markedsføring af e-mailsignaturer, som kan øge din online tilstedeværelse og personligt brand .
3. Inkorporer en Call to Action (CTA) og CTA’er i e-mail-signaturer
En call to action (CTA) og CTA’er i e-mail-signaturer kan forvandle din e-mail-signatur fra en simpel afmelding til et effektivt marketingværktøj. Uanset om det er at lede modtagere til en salgslandingsside eller bede dem om at abonnere på et nyhedsbrev, kan en velplaceret CTA skabe engagement.
4. Sørg for mobil responsivitet for mobile brugere
Med det stigende antal mobilbrugere er det afgørende at designe en e-mail-signatur, der ser godt ud på mobile enheder. Et mobilresponsivt design sikrer, at din signatur vises efter hensigten på tværs af forskellige e-mailklienter.
5. Brug professionelle e-mail-signaturer som digitale visitkort
Tænk på dine professionelle e-mail-signaturer som digitale visitkort . Ved at inkludere alt relevant indhold – såsom din rolle, virksomhed og kontaktoplysninger – gør du det lettere for modtagerne at huske dig og dit personlige brand.
6. Hold det enkelt, men iøjnefaldende med de bedste eksempler på e-mail-signaturer
Selvom det er fristende at gøre noget ud af det, er de bedste eksempler på e-mail-signaturer ofte enkle og rene. En iøjnefaldende e-mail-signatur behøver ikke at være prangende; den skal bare indeholde alle de væsentlige elementer i et pænt og læsbart e-mail-signaturformat.
7. Tilføj et personligt billede eller firmalogo
Et billede siger mere end tusind ord. Hvis du tilføjer et personligt billede eller et firmalogo til din virksomheds e-mail-signatur, kan det gøre den mere mindeværdig. Men sørg for, at billedet har den rette størrelse og er formateret, så det vises korrekt på tværs af forskellige e-mailklienter.
8. Giv flere måder at kontakte dig på
Din virksomhedssignatur bør tilbyde modtagerne mere end én måde at komme i kontakt på. Ved at inkludere flere kontaktoplysninger, såsom et mobilnummer og links til sociale medier, sammen med din Gmail-konto eller professionelle e-mail, gør du det nemmere og fremmer bedre kommunikation.
9. Test på tværs af forskellige e-mailklienter og brug en signaturskabelon
Før du færdiggør din virksomheds e-mailsignaturer, er det en god idé at teste, hvordan de ser ud i forskellige e-mailklienter. Det sikrer, at dine mailsignaturer, komplet med ikoner til sociale medier og CTA’er, vises efter hensigten for alle e-mailmodtagere. At bruge en signaturskabelon kan også hjælpe med at opretholde konsistens på tværs af alle virksomhedens e-mail-signaturer.
Ved at følge disse best practices er du godt på vej til at skabe din egen signatur, som er professionel, effektiv og iøjnefaldende. Uanset om du bruger en gratis e-mail-signaturgenerator, en signaturskabelon eller laver din egen signatur fra bunden, vil disse tips hjælpe dig med at få mest muligt ud af dette ofte oversete marketingværktøj.
