Nikdy nemáte druhou šanci udělat první dojem.
Řekněme, že opravdu chcete udělat dobrou. Pak byste si na večírek vzali havajskou košili a Crocsy, kdyby měl formální dress code? Pravděpodobně ne. Je to úplně stejný případ, jako když píšete úvodní e-mail, aniž byste věděli, jak na to.
Bez obav! Dnes se dozvíte, jak krok za krokem napsat efektivní úvodní e-mail. Dobrá zpráva: součástí balení jsou šablony. ✅
Co je to úvodní e-mail?
Úvodní e-mail je zpráva, kterou posíláte neznámé osobě a chcete jí představit sebe nebo svou společnost. Funguje v podstatě jako prolomení ledů při setkání s někým v digitálním světě.
V závislosti na tom, komu jej posíláte, může jít o studený e-mail – pokud od vás příjemce dosud nedostal žádnou zprávu.
Považujte tento typ e-mailu za přátelské pozvání ke konverzaci. Kromě toho je úvodní e-mail vaší šancí vybudovat si profesionální vztah. vztah s osobou (nebo skupinou osob), kterou oslovíte.
Jde však o to, že při zasílání e-mailů na neznámou adresu si nikdy nejste zcela jisti, zda se zpráva nevrátí zpět. To se stává, když pošlete zprávu na neexistující adresu. Ta se pak vrátí a způsobí vám problémy.
A vy přece nechcete poslat své dokonale vytvořené dílo (úvodní e-mail) do vesmíru, že? 🚀
Chcete-li mít jistotu, že vaše úsilí bude dobře vynaloženo a že váš e-mail dorazí správné osobě, použijte následující nástroje. Vyhazovač . Ujistíme se, že posíláte úvodní e-maily na správné adresy, takže nebudete potřebovat další e-mail, abyste si jich všimli.
Vyhrňte si tedy rukávy a pusťte se do psaní nejlepšího úvodního e-mailu.
Než začnete psát úvodní e-mail
Než však napíšete první slova, zamyslete se nad několika zásadními věcmi. Bez jejich promýšlení by bylo psaní těžké a vy byste se cítili ztraceni.
Zde je několik bodů, které je třeba mít na paměti. 👇
🎯 Přijďte s cílem úvodního e-mailu
Ať už se chystáte napsat jakýkoli e-mail nebo text, znalost účelu je prvním (a rozhodujícím) krokem. Může se to zdát samozřejmé a ale stojí za to to připomenout ještě jednou.
Vymyslete jasný a stručný účel e-mailu. Co je vaším cílem kromě představení sebe a své firmy? Možná je vaší prioritou:
- ukázat příjemci své hodnoty,
- představit nového zaměstnance,
- připojte se k ukázce produktu,
- diskutovat o marketingové spolupráci,
nebo ať už je váš cíl jakýkoli, ujistěte se, že je z vašeho e-mailu patrný.
🧍🏻 Identifikace příjemce
Kdo je osoba nebo skupina, které posíláte e-mail? Pokud chcete, aby si vaši zprávu někdo přečetl, a ne ji jen ignoroval nebo v nejhorším případě smazal, je nutné určit příjemce.
Především si prozkoumejte osobu, se kterou se chystáte mluvit.
Zvažte postavení svého partnera ve společnosti. Jsou to seriózní lidé, jejichž cílem je obchodovat? Možná píšete někomu, koho byste rádi měli za mentora, a on vůbec není formální.
Od toho, kdo váš e-mail obdrží, se odvíjí mnoho dalších aspektů e-mailu, například tón hlasu a jazyk. S marketingovým ředitelem byste mluvili jinak než se stážistou v marketingu, že?
Navíc když víte, komu píšete, můžete si vytvořit individuální a jazykově vhodný styl komunikace. Přizpůsobte informace, o které žádáte (a které posíláte), tomu, kdo je vaším příjemcem.
👔 Rozhodněte se pro tón a styl úvodního e-mailu.
Volba hlasu a stylu může úvodní e-mail rozhodnout. Pokud znáte preference, osobnostní rysy a priority svých příjemců, bude pro vás snazší rozhodnout se, jaký styl komunikace použít.
Kromě toho můžete při použití tónu přizpůsobit své sdělení tak, aby s nimi rezonovalo na hlubší úrovni.
Podívejme se na různé tóny hlasu, které můžete použít.
Děkujeme vám za váš čas a pozornost. ➡️ Vašeho času a přemýšlení si velmi vážíme.
Bylo by mi ctí, kdybyste zvážil možnost stát se mým mentorem. ➡️ Dejte mi vědět, jestli souhlasíte s naší spoluprací. Byl bych za to moc rád!
Nezapomeňte, že přizpůsobení sdělení hodnotám druhé osoby vám může pomoci ji přesvědčit. Stále však buďte sami sebou. Obecně platí, že první výměna zpráv není vhodným místem pro vtipkování nebo používání sarkasmu, ale nevytvářejte falešnou verzi sebe sama.
Jakmile se s příjemcem setkáte osobně nebo s ním budete spolupracovat, odhalí se všechny falešné dojmy.
🤔 Přemýšlejte o tom, co si o vašem sdělení mohou myslet ostatní.
Vžijte se do něčí situace. Představte si, že jste příjemcem – jaké e-maily jsou pro vás potenciálně chytlavé? Jakou zprávu byste chtěli se zvědavostí otevřít, kdybyste byli podnikatel (nebo kdokoli jiný)? Co by vás přimělo pokračovat ve čtení?
Zvažte, zda váš produkt nebo služba zaplní mezeru na trhu. Pokud ano, zahrňte tuto informaci do svého sdělení, abyste upoutali pozornost čtenáře.
Někdy může změna perspektivy přinést nové, lepší nápady. Tak proč to nevyzkoušet?
OK! Nyní je čas na trénink.
Jak napsat úvodní e-mail v 6 krocích
Jste připraveni? Jdeme na to.
KROK 1. Vytvořte úžasný předmět úvodního e-mailu.
Jedná se o řádek textu v horní části e-mailu, který vysvětluje, čeho se e-mail týká. Předmět e-mailu je to první, co příjemce uvidí. A na základě titulku se může rozhodnout, zda e-mail otevře, nebo ne.
Ať je to chytlavé! Ale ne jako clickbait.
V opačném případě je možné, že váš potenciální příjemce bude zprávu ignorovat. Mělo by to být něco poutavého, relevantního a ne obecného. Fráze jako „Dobrý den“ nebo „Představuji se“ mohou fungovat, ale máte na víc! Posuňte se dolů a prohlédněte si příklady.
Pokuste se vymyslet něco, co se bude odlišovat od tisíců jiných zpráv ve schránce a upoutá pozornost příjemce.
Podívejte se na tyto nápady na předmět.
➡️ Profesionální tón: #1 „Představení [název společnosti] a zkoumání možné spolupráce“
#2 „Jedinečná příležitost ke spolupráci pro [název společnosti] a [název společnosti příjemce]“
➡️ Nenucený tón: „Zajdeme na kávu a popovídáme si o [společný zájem]“
➡️ Hravý tón: „[Název společnosti] má návrh, který si nenechte ujít“
➡️ Kreativní tón: „Nápad pro [název společnosti]: [jedinečná a zajímavá nabídka]“
➡️ Personalizovaný tón: „Společná vášeň pro [společný koníček/zájem] – pojďme se spojit!“
Cítit se Zdarma a upravit je podle svých představ. Nyní přejděme k další části.
KROK 2. Podle potřeby upravte svůj pozdrav
Pozdrav je jako úvodní e-mail, kde jednoduše řeknete. Ahoj. Ale můžete také projevit úctu k druhé osobě a vybudovat si vzájemné spojení.
Toho můžete dosáhnout mnoha způsoby. Nejpodstatnější je přizpůsobit je podle toho, komu své sdělení adresujete.
Pokud se například jedná o formální úvodní e-mail, zvolte profesionální tón. Btw, šablona formálního úvodního e-mailu je uvedena níže.
Pravidla pro první řádek si však určujete sami.
Podívejte se na příklady úvodních e-mailů.
➡️ Profesionální tón s formálním pozdravem: „Milý [jméno příjemce], doufám, že se ti v tomto e-mailu daří dobře.“
➡️ Nenucený tón: „Ahoj [jméno příjemce], jak to jde?“
➡️ Respektující tón: „Dobré ráno/odpoledne/večer [jméno příjemce],“
➡️ Přátelský tón: „Ahoj [jméno příjemce], jak se ti dnes daří?“
➡️ Tón spolupráce: „Ahoj [jméno příjemce], pojďme společně dosáhnout nemožného!“
Pokud máte chuť jít na to s potenciálním klientem trochu neformálně (tedy spíše formálně), proč to neriskovat?
KROK 3. Vysvětlete, jaké jsou vaše záměry a proč jste oslovili právě vás.
Předmět a pozdravy jsou připraveny. Nyní je čas na konkrétní vysvětlení vašich záměrů. Zahrňte je do úvodu e-mailu, abyste se ujistili, že vy i příjemci e-mailu jsou na stejné vlně.
Stejně jako v případě pozdravu a předmětu si zvolte tón, který považujete za vhodný.
Je to také dobré místo pro malé sebepředstavení – napište své křestní jméno (na kontaktní údaje ještě není čas) a důvod, proč byste se s danou osobou nebo firmou rádi spojili.
Nepište příliš mnoho, jen to nejnutnější. Pokud oslovujete profesionální kontakt za účelem navázání kontaktů, můžete zmínit, že vás zajímá, čím se zabývá, a jak se o firmě nebo osobě dozvíte.
Stručně řečeno: napište stručné, ale konkrétní vysvětlení.
Podívejte se na několik příkladů, jak psát o záměrech a důvodech.
➡️ Když píšete potenciálnímu mentorovi:
„Obracím se na vás, protože doufám, že najdu mentora, který by mi poskytl kariérní poradenství. Mám velký zájem o [konkrétní oblasti nebo dovednosti] a ocenil bych vaše odborné znalosti a zkušenosti.“
➡️ Když píšete potenciálnímu klientovi:
„Narazil jsem na vaše webové stránky a zaujala mě vaše práce v [průmyslu]. V [Vaše společnost] se specializujeme na [konkrétní služba/výrobek] a věřím, že by to mohlo být pro vaše podnikání velmi přínosné. Rád bych se s vámi spojil a prozkoumal potenciální možnosti spolupráce.“
➡️ Když píšete budoucímu obchodnímu partnerovi:
„Píši vám, abych se vám představil a prozkoumal potenciální možnosti partnerství mezi našimi společnostmi.“
KROK 4. Poskytněte hodnotu, než se zeptáte.
Konkurence je velká. Pokud se zmíníte o hodnotě vaší potenciální spolupráce, může to čtenáře přimět k dalšímu čtení. Proto když někomu píšete, zmiňte se o potenciálních výhodách, které nabízíte, dříve než začnete hledat možnosti spolupráce.
TIP: pište o něčem, co vaše konkurence není schopna poskytnout. Buďte černým koněm.
Podívejte se na naše nápady.
➡️ Když píšete potenciálnímu klientovi:
„Náš tým by mohl přinést naše odborné znalosti a zkušenosti a spolupracovat s vámi na poskytování vysoce kvalitních služeb/produktů našim klientům.“
➡️ Když píšete potenciálnímu investorovi:
„Našim klientům jsme úspěšně poskytli vysoce kvalitní [služby/produkty vaší společnosti] a v uplynulém roce jsme zaznamenali významný růst. Proto může být naše spolupráce výhodná i pro vás.“
➡️ Když píšete potenciálnímu mentorovi:
„Rád bych s vámi probral, jak bychom mohli spolupracovat a jak bych mohl být užitečný i pro vás.“
KROK 5. Poděkujte jim za jejich čas a pozornost.
Osoba, které píšete, má pravděpodobně nabitý program. Možná je to vedoucí pracovník, který se vám snaží věnovat. Poděkujte za to! Jedna nebo dvě věty jsou naprosto v pořádku.
To také nastaví pozitivní tón pro zbytek vaší interakce a zvýší pravděpodobnost, že budou vnímaví k vašemu sdělení.
Dbáním na detaily, jako je děkovný dopis, dáváte najevo, že jste pozorní a ohleduplní. A to je pro budování profesionálních vztahů velmi důležité.
Inspirujte se několika návrhy.
➡️ „Děkujeme vám za váš čas a pozornost.“
➡️ „Velmi si vážíme vašeho času a pozornosti. Těším se, že se ozvete.“
➡️ „Děkujeme za pozornost!“
KROK 6. Ukončete zdvořilou žádostí
E-mail zakončete pozitivní poznámkou. Jak vytvořit zdvořilý a profesionální závěr, který nezanechá v druhé osobě pocit zahlcení? Podívejte se na naše tipy:
- ujistěte se, že jste před podáním žádosti poskytli hodnotu.
- jasně vysvětlete svůj požadavek – vyhněte se vágním formulacím.
- projevit uznání za jejich čas a pozornost.
- být otevřený „ne“ nebo „teď ne“.
A přečtěte si naše tipy.
➡️ „Mohl byste si příští týden rychle zavolat a probrat to s námi?“
➡️ „Dejte mi prosím vědět, jestli vás to zajímá, a možná bychom si mohli domluvit schůzku, kde bychom to probrali podrobněji.“
➡️ „Byl bych poctěn, kdybyste zvážil možnost stát se mým mentorem.“
A nakonec se podepište a uveďte kontaktní údaje, pokud je váš podpis e-mailu ještě neobsahuje.
A nyní stiskněte tlačítko odeslat! ✉️
Úvodní e-maily: šablony
Chcete svým profesionálním e-mailem udělat dobrý dojem, ale stále o tom máte pochybnosti? Neváhejte použít šablonu úvodního e-mailu. Poskytli jsme vám jich několik v různých stylech.
Šablona 1: Formální úvodní e-mail potenciálnímu klientovi
Řádek předmětu: Jedinečná příležitost ke spolupráci pro [název společnosti] a [název společnosti příjemce]
Vážený [jméno příjemce],
Doufám, že se vám tento e-mail bude líbit. Jmenuji se [Vaše jméno] a jsem [Vaše pracovní pozice] ve [Vaše společnost]. Narazil jsem na vaše webové stránky a zaujala mě vaše práce v [odvětví].
V [Vaše společnost] se specializujeme na [konkrétní služba/produkt] a věřím, že by to mohlo být pro vaši firmu velmi přínosné. [Vysvětlete, jak by vaše společnost mohla přinést hodnotu]. Rád bych se s vámi spojil a prozkoumal potenciální možnosti spolupráce.
Mohl byste si příští týden rychle zavolat a probrat to s námi? Těším se, že se brzy ozvete. Děkuji vám za váš čas.
S pozdravem,
[vaše jméno]
Šablona 2: Úvodní e-mail potenciálnímu obchodnímu partnerovi
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Úvod a potenciální možnost partnerství
Vážený [jméno příjemce],
Doufám, že se vám tento e-mail bude líbit. Jmenuji se [Vaše jméno] a jsem [Vaše pozice] v [název Vaší společnosti]. Narazil jsem na vaši firmu a zaujala mě práce, kterou děláte v [Jejich odvětví/obor].
Píši vám, abych se vám představil a prozkoumal potenciální možnosti partnerství mezi našimi společnostmi. Ve společnosti [název vaší společnosti] se specializujeme na [služby/produkty vaší společnosti] a již [počet] let úspěšně poskytujeme inovativní řešení klientům v [váš obor/oblast].
Věřím, že partnerství mezi našimi společnostmi by mohlo být oboustranně výhodné. Máme zájem o rozšíření naší působnosti a myslím, že spolupráce by nám mohla pomoci dosáhnout našich cílů. Náš tým by mohl přinést naše odborné znalosti a zkušenosti a spolupracovat s vámi na poskytování vysoce kvalitních služeb/produktů našim klientům.
Rád bych měl příležitost o tom dále diskutovat a prozkoumat, jak bychom mohli spolupracovat. Dejte mi prosím vědět, jestli vás to zajímá, a můžeme si domluvit schůzku, na které to probereme podrobněji.
Děkujeme vám za váš čas a pozornost.
S pozdravem,
[vaše jméno]
[Vaše pracovní pozice]
[Název vaší společnosti]
Šablona 3: Úvodní e-mail potenciálnímu mentorovi
Předmět: Zpracování informací o projektu, který se uskutečnil v roce 2012, a o jeho výsledcích: Hledání mentorů a nových výzev
Ahoj [jméno mentora],
Doufám, že se vám v tomto e-mailu daří dobře. Co takhle zajít na kávu a popovídat si o [společný zájem]?
Jmenuji se [Vaše jméno] a jsem [Vaše pozice/obor], který již nějakou dobu sleduje Vaši práci. Vaše úspěchy a přínos pro [jejich obor/oblast nebo Váš obor] na mě udělaly neuvěřitelný dojem a inspirovaly mě.
Pro svůj profesní rozvoj hledám mentora, který by mi poskytl poradenství. Zajímám se zejména o více informací o [konkrétní oblasti nebo dovednosti] a věřím, že vaše zkušenosti a odborné znalosti by mi mohly být užitečné při dosahování mých cílů.
Prozkoumal jsem vaši minulost a byl jsem ohromen vašimi [Pozoruhodné úspěchy nebo přínosy]. Byl bych poctěn, kdybyste zvážil možnost stát se mým mentorem. Příležitost pracovat s Vámi by mi poskytla cenné poznatky a vedení, které by mi pomohly v osobním i profesním růstu.
Chápu, že toho máš hodně, ale já bych byl rád. veeeryvděčný za každý čas, který mi můžete věnovat. Rád bych s vámi probral, jak bychom mohli spolupracovat a jak bych mohl být užitečný i pro vás.
Velmi si vážíme vašeho času a ohleduplnosti. Těším se na vaše odpovědi.
S pozdravem,
[vaše jméno]
Obvyklé chyby, kterých je třeba se vyvarovat při psaní úvodního e-mailu
Podívejte se na ně!
01 Nepotvrzení e-mailové adresy
Zaregistrujte se do služby Bouncer ověřit e-mailovou adresu adresáta.
Poslední věc, kterou chcete, je propásnout příležitost spolupracovat s nejlepšími odborníky ve svém oboru jen proto, že jste si nezkontrolovali adresu, že?
02 Neprovedení korektury e-mailu
Než někomu něco pošlete, je užitečné si text znovu přečíst. Když píšete potenciálnímu obchodnímu partnerovi, nechcete přece špatně napsat název jeho společnosti, nebo ano?
03 Včetně nevýrazného a neinformativního předmětu.
Pozornost přitahující záhlaví je opravdu skvělé! Napsání nevýrazného úvodního předmětu e-mailu je promarněnou příležitostí udělat nezapomenutelný první dojem.
04 Příliš dlouhý e-mail nebo zasílání samostatných e-mailů místo jednoho.
Nikdo nerad čte příliš dlouhé zprávy. Udržujte svůj úvodní e-mail přímo u věci. Kromě toho se vyhněte zasílání samostatných e-mailů. Místo toho vytvořte jeden, který bude obsahovat všechny potřebné informace.
05 Přílišná obecnost a mluvení kolem horké kaše
Obchodníci rádi přejdou rovnou k věci. Psaní obecných zpráv bez obsažených záměrů je tedy vaším vlastním cílem, protože je velmi pravděpodobné, že vaše zpráva zůstane nepřečtena.
06 Ignorování důležitých informací (např. název společnosti nebo pracovní pozice, vzájemné kontaktní informace).
S naším přesvědčivým průvodcem krok za krokem budete mít jistotu, že pokryjete vše. Je však dobré si e-mail těsně před odesláním projít, abyste se ujistili, že je vše na svém místě.
Napište skvělý úvodní e-mail ještě dnes!
Vytvořte profesionální úvodní e-mail, který bude tak dobrý, že nebudou moci nekliknout na tlačítko odpovědět. ✨
Napsat efektivní dopis se může zdát náročné. Pokud se však budete řídit tipy uvedenými v tomto článku, můžete vytvořit nezapomenutelný e-mail a pozitivní první dojem. Hodně štěstí!
Úvodní e-mail: často kladené otázky:
Jak dlouhý by měl být úvodní e-mail?
Ideální je pár vět. Chcete vyniknout a stručnost vám v tom pomůže.
Kdy je nejlepší poslat úvodní e-mail?
Záleží na tom, ale nejlepší jsou všední dny v pracovní době. Vyberte si jiný den než pátek.
Jaká je nejhorší chyba úvodního e-mailu?
Je jich několik, ale asi nejhorší by bylo, kdyby byl e-mail příliš dlouhý. Když příjemce uvidí stěnu textu, automaticky si ho nepřečte. Druhým by byl nezajímavý a příliš dlouhý předmět.
Je ověřování e-mailů opravdu tak důležité?
Ano, protože pokud posíláte e-maily na neověřené adresy, nevíte, zda se jedná o skutečné lidi, nebo ne, a může se vám stát, že se vám vrátí spousta e-mailů a poškodíte si pověst odesílatele.
