Ať už jde o navazování kontaktů, hledání práce, komunikaci s přáteli a kolegy, nakupování online, stahování souborů, nastavování připomínek nebo něco jiného, většina lidí dnes potřebuje e-mailový účet (nebo několik).
I přes rostoucí popularitu chatovacích platforem je většina lidí stále závislá na e-mailu pro celou řadu věcí. Pokud jde o zřízení e-mailového účtu, můžete si vybrat ze dvou hlavních typů – e-mailových klientů a webmailu. Oba budou fungovat pro běžného uživatele e-mailu, ale pokud hledáte firemní využití a pokročilé nastavení e-mailového účtu, měli byste si udělat trochu větší průzkum – a my vám s ním pomůžeme.
Co jsou e-mailoví klienti?
E-mailoví klienti jsou softwarové aplikace, které jsou nainstalovány v zařízení a slouží ke správě odesílaných a přijímaných e-mailů. Klient komunikuje se vzdáleným e-mailovým serverem a přistupuje k této elektronické poště. Apple Mail a Microsoft Outlook jsou dva příklady populárních e-mailových klientů, o kterých jste pravděpodobně slyšeli. Existují i další e-mailové účty, o kterých si povíme za chvíli.
Co je to webmail?
Webmail označuje typ e-mailu, který je přístupný výhradně online a existuje především v cloudu, nikoli v zařízení. Namísto nainstalované aplikace nebo softwarového programu, který načítá vaši elektronickou poštu, budete svou schránku spravovat prostřednictvím poskytovatele internetového připojení. Mezi běžné příklady patří Gmail (jako součást služby Google Workspace), Hotmail, iCloud Mail, AOL Mail a Yahoo Mail.
Rozdíl mezi e-mailovými klienty a webmailem
Než se začneme zabývat různými protokoly, které se používají ke stahování e-mailů, je dobré si uvědomit hlavní rozdíly mezi e-mailovými klienty a webmailem. Pokud jste si někdy založili online e-mailový účet například pomocí služby Outlook.com nebo Gmail, používali jste webmail.
Na druhou stranu, pokud pro e-maily používáte aplikaci, jako je Microsoft Outlook nebo Windows Live Mail, jedná se o e-mailového klienta. E-mailoví klienti i webmail odesílají a přijímají e-maily podobnými metodami.
Webové e-mailové služby jsou aplikace, které byly napsány tak, aby je bylo možné provozovat online prostřednictvím prohlížeče bez potřeby dalšího softwaru nebo aplikací. Naopak e-mailový klient je aplikace, která se nainstaluje do místního zařízení, jako je smartphone nebo počítač.
Tato klientská aplikace pak komunikuje se vzdálenými e-mailovými servery a stahuje a odesílá e-maily.
Ať už hledáte osobní nebo firemní využití, webové e-mailové služby jako Yahoo Mail, Proton Mail a iCloud se zdají být dobrou volbou. Také někteří poskytovatelé webmailu, jako je Gmail, nabízejí další služby, jako je Disk Google, další prostor pro ukládání e-mailů, dvoufaktorové ověřování a další.
Jaké jsou různé typy e-mailových účtů?
Pokud máte e-mailový účet pro podnikání , pravděpodobně máte jeden ze tří hlavních typů e-mailových účtů: POP, IMAP a Microsoft Exchange.
Účty POP
POP je zkratka pro „Post Office Protocol“. Byl vyvinut před mnoha lety, aby e-mailoví klienti, jako je Outlook, mohli stahovat a odesílat zprávy z různých e-mailových služeb. V průběhu let vzniklo mnoho různých verzí POP. Nejpoužívanější je POP3.
E-mailový účet POP v podstatě funguje tak, že stahuje e-mailová data do prvního klienta, který se k němu připojí. To znamená, že pokud na iPadu otevřete aplikaci Outlook a stáhnete nové e-maily pomocí protokolu POP, je nyní iPad jediným místem, kde jsou uloženy.
Nezobrazí se, pokud ke stejné e-mailové adrese přistupujete z jiného zařízení, například ze smartphonu nebo desktopového klienta. To má své výhody i nevýhody.
O službě POP3
Protokol Post Office Protocol nabízí způsob interakce s poštovními servery, který pochází z doby, kdy se internet zcela lišil od toho, na co jsme zvyklí dnes. Tehdy většina počítačů neměla trvalý přístup k internetu – uživatelé se k internetu připojovali, používali ho, co potřebovali, a pak se odpojili.
Základní nastavení účtu POP. Zdroj:
Službu POP vytvořili inženýři jako jednoduchý a efektivní způsob stahování e-mailů ke čtení offline. První verze byla vyvinuta již v roce 1984, poté byla přepracována a v roce 1985 byl vyvinut POP2.
POP3 přišel později a je stále aktuální verzí tohoto stylu e-mailového protokolu. Stále zůstává jedním z nejoblíbenějších e-mailových protokolů.
Účet IMAP
Po nějaké době používání protokolu POP byl vytvořen protokol IMAP neboli Internet Message Access Protocol. Na rozdíl od e-mailového účtu POP se e-mailové účty IMAP nadále připojují k poštovnímu serveru.
To znamená, že pokud otevřete e-mailového klienta na přenosném počítači a stáhnete nový e-mail, stáhne se tento e-mail i do dalších zařízení, například do chytrého telefonu.
Pokud například přistupujete k e-mailům na iPadu a přečtete si nové e-mailové zprávy, při dalším přístupu k e-mailům ze stolního počítače se budou nadále zobrazovat jako přečtené. IMAP je sice lepší možností synchronizace, ale vyžaduje větší výpočetní výkon a může být náchylnější k chybám.
Výhody používání protokolu IMAP
Používání e-mailového účtu IMAP má několik výhod, mezi které patří:
Zálohování: Pokud dojde ke ztrátě, rozbití nebo krádeži hlavního zařízení a vy z něj nebudete mít přístup ke své poště, budete mít vždy přístup k e-mailům na jiném zařízení.
Snadný přístup: Nastavení a používání e-mailové adresy prostřednictvím poštovního účtu IMAP nevyžaduje licenci.
Vzdálený přístup: Zprávy zůstávají na serveru, dokud je z něj neodstraníte, což znamená, že pro jejich zobrazení nemusíte stahovat žádnou poštu do svého zařízení. Přílohy, které nepotřebujete používat, není třeba stahovat.
Podpora více zařízení: E-mailové účty IMAP jsou dnes široce podporovány většinou dostupných zařízení a umožňují snadnou kontrolu e-mailů z počítačů PC, notebooků, chytrých telefonů, tabletů a dalších zařízení.
Flexibilita: Můžete snadno přepínat mezi e-mailovými klienty, webmailovými službami a různými zařízeními, aniž byste přišli o zprávy nebo je museli stahovat.
Organizace: E-mailové účty IMAP umožňují snadnou organizaci doručené pošty podle vašich potřeb, včetně přidávání složek, třídění zpráv, označování zpráv a dalších funkcí. Obsahují také funkce vyhledávání, které vám umožní najít všechny potřebné zprávy.
Microsoft Exchange
Tento typ e-mailového účtu je nejpokročilejší a byl navržen pro moderní firmy, i když jej využívá i mnoho individuálních uživatelů. Protokol Exchange byl vyvinut proto, aby uživatelům e-mailu umožnil synchronizovat nejen e-maily, ale také kalendáře, kontakty a další položky mezi e-mailovými klienty a službami.
Další možnosti?
Pro odesílání, přijímání a používání e-mailových služeb existují další protokoly. Většina lidí však používá POP3, IMAP nebo Exchange, což jsou tři hlavní dnes používané protokoly.
Co použít při nastavení e-mailového účtu?
Při zakládání nového e-mailového účtu je třeba zvážit výběr správného e-mailového protokolu. Dobrou zprávou je, že v závislosti na vašem stylu komunikace s poskytovateli e-mailových služeb a preferovaných nastaveních e-mailu lze poměrně snadno zúžit výběr, který by pro vás mohl být tou nejlepší volbou.
IMAP je nejlepší volbou, pokud kontrolujete e-maily z různých zařízení, včetně počítačů, chytrých telefonů a tabletů, nebo používáte webovou e-mailovou službu. Pokud používáte převážně webovou poštu a chcete ji synchronizovat s telefonem nebo tabletem, je IMAP nejlepším způsobem, jak toho dosáhnout.
IMAP se doporučuje také v případě, že používáte jednoho e-mailového klienta na vyhrazeném počítači, ačkoli v této situaci funguje i POP3.
Pokud máte velkou historii e-mailů a používáte staršího poskytovatele pošty bez velkého prostoru na disku, může být POP3 nejlepší volbou, která vám pomůže zabránit vyčerpání místa na e-mailovém serveru.
Na druhou stranu, pokud máte firemní e-mailovou adresu a vaše pracoviště používá server Exchange, bude Exchange vaší jedinou možností. Exchange může být také ideální volbou, pokud chcete, aby se váš e-mail synchronizoval s kalendářem, kontakty a dalšími údaji.
Tyto účty jsou však obvykle dražší než jiné typy e-mailových adres a jejich zřízení a údržba mohou být poměrně náročné na techniku.
Typy poštovních schránek služby Office 365
Kromě různých e-mailových protokolů si můžete vybrat také z různých typů poštovních schránek pomocí služeb, jako je Office 365. Mezi ně patří např:
Licencovaná poštovní schránka
Licencovaná schránka je určena pro osobní poštu a vyžaduje přihlášení. To může být buď ve webové aplikaci Outlook, nebo v desktopové verzi aplikace Outlook.
Distribuční skupiny
Pošta odeslaná prostřednictvím Zdarma distribuční skupiny budou doručeny jako jednotlivé poštovní zásilky do každého místa určení. Jednotliví členové skupiny obdrží e-mail do své osobní schránky a mohou odpovídat ze své e-mailové adresy. Podobně jako u poštovních schránek můžete i u skupin nastavit aliasy.
Poštovní schránka na vybavení
Schránky na vybavení, známé také jako schránky na místnosti, jsou bezplatné schránky určené k rezervaci a koordinaci vybavení a místností.
Sdílené poštovní schránky
Sdílené poštovní schránky jsou zdarma až do 10 GB úložného prostoru pro e-maily a jsou navrženy tak, aby skupině usnadnily sledování a odesílání e-mailů z veřejné e-mailové adresy, například z e-mailové adresy zákaznického servisu firmy.
Když osoba ve skupině odpoví na zprávu odeslanou do sdílené schránky, bude se zdát, že e-mail pochází ze sdílené schránky, a nikoli od jednotlivého uživatele. Sdílenou schránku lze také používat jako sdílený týmový kalendář.
Bez ohledu na to, k čemu e-mailovou adresu používáte, je důležité znát různé typy e-mailových účtů a vybrat si ten správný. Měli byste se také podívat na pokročilé funkce, které jednotlivé účty nabízejí, na cloudové úložiště a na celkovou úroveň nabízeného pokročilého zabezpečení e-mailu.
Závěrečné shrnutí
Výběr správného typu e-mailového účtu se může zdát poměrně jednoduchý. Pokud však máte v úmyslu využívat e-mail k podnikání a získat z tohoto kanálu dobrou marketingovou návratnost, je rozumné věnovat trochu více času hledání nejlepšího typu účtu.
A jakmile tento krok dokončíte, budete chtít zajistit, aby se odesílané e-maily vždy dostaly k příjemcům, kterým jsou určeny. Proto potřebujete nástroj Bouncer – abyste mohli zajistit, že vaše seznamy adresátů jsou čisté a neobsahují falešné, jednorázové e-mailové adresy nebo adresy s překlepy.
Vezměte si zkušební verzi zdarma a začněte!
Často kladené otázky
Jaký je nejlepší bezplatný e-mailový účet?
Záleží na vašich potřebách a očekáváních. Gmail (a celý Google Workspace) je často zmiňován jako nejlepší univerzální volba, zejména pro offline dostupnost. Ostatní uchazeči jsou však v různých oblastech stejně dobří. Yahoo Mail nabízí velké úložiště, zatímco iCloud mail funguje bezchybně se zařízeními iOS a ekosystémem Apple.
Jaký je nejbezpečnější bezplatný e-mailový účet?
Pokud vám jde především o bezpečnost, podívejte se mimo jiné na Proton Mail, Mailfence a Zoho Mail. Gmail bohužel není na tomto seznamu nejlepším uchazečem. Tyto účty vás nejen ochrání před nevyžádanými e-maily pomocí svých e-mailových filtrů, ale také skvěle zabrání tomu, aby se k nim někdo dostal. Pro bezpečnou firemní elektronickou poštu jsou to jedny z nejlepších voleb.
Je posílání e-mailů bezpečnější než telefonování?
Obecně ano. Existuje spousta způsobů, jak mohou ostatní lidé zachytit telefonní hovor a jak může někdo jiný slyšet, co říkáte do telefonu. Na druhou stranu, do průměrné adresy Gmailu je velmi obtížné se nabourat ve srovnání s tím, kolik úsilí je třeba vynaložit na odposlech telefonního hovoru.
