Následná komunikace je nezbytnou součástí každé obchodní komunikační strategie. Ať už navazujete na žádost o zaměstnání, prodejní nabídku, příležitost k navázání kontaktů nebo jakýkoli jiný typ komunikace, zaslání efektivního následného e-mailu může významně přispět k dosažení požadovaného výsledku. V tomto článku se budeme zabývat některými strategiemi pro psaní účinného následného e-mailu, které vám pomohou vyniknout a získat požadovanou odezvu.
1. Buďte včasní: Včasnost je při zasílání následných e-mailů klíčová. Nechcete čekat příliš dlouho po první komunikaci, protože příjemce už mohl být dál nebo na vaši zprávu zapomenout. V ideálním případě byste měli následný e-mail odeslat do 24-48 hodin od první komunikace. Dáte tím najevo, že jste aktivní a máte o konverzaci zájem.
2. Přizpůsobte svou zprávu: Obecné e-maily lze snadno rozpoznat a často jsou ignorovány. Chcete-li, aby váš následný e-mail vynikl, personalizujte jej odkazem na konkrétní detaily z předchozí komunikace. Zmiňte něco konkrétního, o čem se mluvilo nebo co jste sdíleli v první konverzaci, abyste ukázali, že jste dávali pozor a máte skutečný zájem o pokračování konverzace.
3. Buďte struční: V dnešním rychlém světě jsou lidé denně bombardováni e-maily. Chcete-li zvýšit šanci, že si váš následný e-mail někdo přečte a odpoví na něj, buďte struční a výstižní. Jasně uveďte účel e-mailu a akci, kterou chcete, aby příjemce podnikl. Vyhněte se dlouhým odstavcům a zbytečným podrobnostem, které mohou váš e-mail zahltit.
4. Poskytněte hodnotu: Jedním z nejlepších způsobů, jak získat odpověď na váš následný e-mail, je poskytnout příjemci hodnotu. Ta může mít podobu dalších informací, zdrojů nebo poznatků, které mu mohou nějakým způsobem pomoci. Když nabídnete něco hodnotného, je pravděpodobnější, že upoutáte jejich pozornost a budou mít větší tendenci na váš e-mail odpovědět.
5. Zahrňte jasnou výzvu k akci: Ulehčete příjemci odpověď na váš následný e-mail tím, že uvedete jasnou výzvu k akci. Ať už žádáte o schůzku, telefonát, odpověď na otázku nebo jakoukoli jinou akci, jasně uveďte, o co žádáte, a poskytněte veškeré potřebné podrobnosti nebo pokyny. To příjemci usnadní provedení požadované akce a odpověď na váš e-mail.
6. V případě potřeby znovu sledujte: Pokud na svůj první kontrolní e-mail nedostanete odpověď, nebojte se jej znovu kontaktovat. Někdy jsou lidé zaneprázdněni nebo mohli váš e-mail přehlédnout, takže zaslání jemné upomínky může být užitečné. V následných e-mailech buďte zdvořilí a uctiví a dejte příjemci další příležitost k odpovědi.
Závěrem lze říci, že psaní efektivních následných e-mailů je důležitou dovedností, která vám může pomoci dosáhnout vašich cílů a navázat smysluplná spojení. Dodržováním strategií popsaných v tomto článku můžete zvýšit šance na získání odpovědi na své následné e-maily a na prosazení svých komunikačních cílů. Nezapomeňte na včasnost, personalizaci zprávy, její stručnost, hodnotu, jasnou výzvu k akci a v případě potřeby na ni znovu navázat. S těmito tipy na paměti můžete vytvořit přesvědčivé následné e-maily, které vám pomohou vyniknout a dosáhnout požadovaných výsledků.
