Jednou z nejsložitějších věcí při nastavování firemních e-mailů je to, že nemůžete omezit svou společnost pouze na jednu e-mailovou adresu.
Pravděpodobně budete potřebovat samostatnou e-mailovou adresu pro generálního ředitele, účetní, marketingové a další oddělení a e-mailové adresy pro klíčové osoby, které jsou kontaktními osobami pro zákazníky ve firmě. To může vést ke vzniku mnoha různých individuálních schránek, které je třeba spravovat. Naštěstí je e-mailový alias jednoduchým a často bezplatným řešením, které vám může vše usnadnit.
Existuje mnoho důvodů, proč si nastavit e-mailový alias, který se liší od vaší primární adresy, ale stále chodí do vaší schránky. Může být užitečná jak v pracovním, tak v osobním životě, abyste si lépe uspořádali svou e-mailovou schránku a získali další zabezpečení a soukromí. Aliasy lze použít k rychlé identifikaci příchozích zpráv z různých zdrojů a lze je také využít při přihlašování k různým činnostem online. Většina hlavních e-mailových služeb včetně služeb Gmail a Microsoft umožňuje nastavit jeden nebo více e-mailových aliasů.
Co je to alias e-mailu?
Při zahájení podnikání mohou být náklady na zahájení činnosti zdrojem stresu. Je důležité zvážit základní podnikatelské potřeby, které budete potřebovat, včetně profesionální e-mailové adresy.
Vaše firemní e-mailová adresa bude sloužit jako značka vaší digitální přítomnosti a často bude hlavním způsobem, jakým zákazníci komunikují s vaší firmou. Když si nastavíte svou primární e-mailovou adresu, bude to hlavní adresa, ze které vaše firma odesílá a přijímá e-maily. Kromě toho je to adresa, kterou vidí celý váš seznam kontaktů, když je oslovujete.
E-mailový alias je však funkce, která umožňuje vytvořit další e-mailové adresy, které automaticky přeposílají příchozí zprávy na vaši hlavní firemní e-mailovou adresu. Tím odpadá nutnost zřizovat další e-mailové schránky nebo platit další poplatky poskytovateli e-mailových služeb.
Například váš hlavní firemní e-mail může být johnsmith@company.com a na adrese js@company.com můžete nastavit aliasovou adresu se stejnou e-mailovou doménou.
E-mailový alias, známý také jako alternativní e-mail, označuje přesměrovanou adresu. Lze ji také definovat jako přezdívku, kterou můžete použít k ochraně svého skutečného jména na internetu. V případě firem to může být název oddělení nebo marketingové kampaně.
Alias má samostatnou schránku doručené pošty, ale není nutné ji otevírat, aby bylo možné spravovat e-maily, které do ní přicházejí. Všechny příchozí zprávy jsou přeposílány na váš primární e-mailový účet. Bude také používat všechny kontakty a nastavení účtu jako váš primární účet.
Hlavní výhody používání e-mailového pseudonymu
Existují různé důvody, proč chcete používat e-mailovou přezdívku. Mezi hlavní výhody používání e-mailových aliasů patří:
- Efektivnější správa doručené pošty: Můžete nastavit automatizaci e-mailů a filtry, které proces ještě více zjednoduší.
- Podniky mohou ušetřit cenný čas tím, že nebudou muset přecházet mezi účty.
- E-mailový alias lze použít k zachování soukromí primárního pracovního e-mailu a zároveň k přijímání e-mailů do primární schránky. To se může hodit, pokud chcete například sledovat své konkurenty tím, že se přihlásíte k jejich e-mailovým marketingovým kampaním.
- Pseudonymy mohou novým malým firmám usnadnit třídění, protože tyto firmy ještě nemusí mít oddělení služeb zákazníkům nebo účetní oddělení.
E-mailové aliasy jsou skvělým řešením pro všechny firmy, které potřebují přijímat e-maily pro různé zaměstnance nebo oddělení na stejném místě.
Kdy jsou užitečné e-mailové účty s přezdívkami?
Jednou z hlavních výhod používání e-mailové přezdívky je možnost vytvořit profesionální digitální prezentaci vaší společnosti. Například když začínáte podnikat, můžete být jediným provozovatelem, což vyžaduje pouze jeden e-mail, který je vaším primárním e-mailem pro případné dotazy.
Možná však budete chtít přidat jinou e-mailovou adresu pro dotazy týkající se prodeje a fakturace. Použití e-mailového aliasu vám umožní vytvořit obě tyto adresy, ale přijímat všechny e-maily zaslané na jednu z nich do vaší primární schránky.
E-mailové aliasy jsou obecně považovány za dočasné opatření, které se používá do doby, než se společnost dále rozroste a přijme více zaměstnanců schopných spravovat různé schránky. Lze je však použít i jako trvalé řešení pro třídění problémů nebo problémů s chybně napsanými e-maily.
Pokud například víte, jak se vaše e-mailová adresa často píše špatně, můžete je přidat jako aliasy, abyste zabránili nedoručení e-mailů.
Alternativy k e-mailovým aliasům
Alternativním řešením e-mailového aliasu, které stojí za zvážení, je sdílená poštovní schránka. Umožňují odesílání a přijímání e-mailů se sdílenými adresami a do sdílených schránek se může přihlásit více uživatelů, kteří je mohou spravovat. Stejně jako e-mailové aliasy neúčtují žádné další poplatky, takže jsou ideální volbou pro společnosti, kde e-mailový alias nevyhovuje všem potřebám.
Můžete také zvážit dočasnou adresu, ale hrozí, že po jejím vypršení přijdete o e-maily.
Kdy použít alias e-mailovou adresu?
Existují různé situace, kdy může být e-mailový alias užitečný. Patří mezi ně:
Někdo ve společnosti plní více rolí
Pokud vy nebo někdo, kdo pracuje pro vaši společnost, zastává více rolí, může být vytvoření e-mailové přezdívky užitečným způsobem, jak organizovat komunikaci. Pomůže vám to vyhnout se nutnosti přepínat mezi více schránkami a usnadní vám to přehled o všech přijatých e-mailech.
Uchovávejte kontakty na bývalé zaměstnance
Dalším důvodem, proč používat alias e-mailové adresy pro své zaměstnance, je možnost zůstat v kontaktu s lidmi, kteří oslovují bývalé zaměstnance. Původní adresa zaměstnance (johnsmith@company.com) tak zůstane aktivní, i když John Smith opustí společnost, a vy si tak budete moci přečíst nové e-maily této osoby v samostatné schránce.
Dočasné e-mailové adresy
Dočasná e-mailová adresa může být užitečná v případě, že se potřebujete zaregistrovat do nějaké služby, ale máte obavy, nakolik je spolehlivá. Pokud se vám myšlenka používání dočasné e-mailové služby nelíbí, můžete místo ní použít e-mailový alias. Jakmile alias přestanete potřebovat, můžete jej jednoduše odstranit a přestat na tuto adresu dostávat e-maily.
Zachování soukromí vaší osobní e-mailové schránky
Oddělit osobní a pracovní život je vždy dobrý nápad. Proto se raději vyhněte používání osobní e-mailové adresy pro podnikání. Pomocí přezdívky můžete nadále přijímat všechny e-maily, které vám přijdou do vaší primární schránky, aniž byste prozradili osobní informace nebo vypadali neprofesionálně.
Jak vytvořit e-mailový alias pomocí různých služeb?
Nyní, když víte, jak užitečný může být alias e-mailu pro vaši firmu, stojí za to vědět, jak nastavit alias e-mailu v některých nejoblíbenějších službách. Zde jsou pokyny krok za krokem pro všechny, které stojí za zmínku.
Přidání aliasu v aplikaci Gmail
Gmail umožňuje každému uživateli zdarma vytvořit až třicet aliasů. Začněte tím, že se přihlásíte do konzoly správce Google pomocí účtu správce. Přes domovskou stránku přejděte do sekce Uživatelé, poté vyhledejte požadovaného uživatele a otevřete stránku tohoto účtu v seznamu Uživatelé.
V části Informace o uživateli vyhledejte a klikněte na možnost Alternativní e-mailové adresy. Poté můžete zadat alternativní uživatelské jméno. Mějte na paměti, že nebudete moci vytvořit alternativní jméno, které již bylo někomu přiřazeno. Po dokončení uložte změny. Přidejte nový alias ke svému primárnímu e-mailovému účtu, abyste mohli začít odesílat e-maily z alternativní adresy.
Přidání aliasu v aplikaci Outlook
Outlook je další e-mailovou službou, kde mají uživatelé možnost bezplatně vytvořit více aliasů. Chcete-li v aplikaci Outlook vytvořit e-mailový alias, přejděte na stránku Přidat alias a v případě potřeby se přihlaste ke svému účtu.
Podle toho, kterou z možností chcete zvolit, si můžete vybrat buď „Přidat existující e-mailovou adresu jako alias“, nebo „Vytvořit novou e-mailovou adresu aplikace Outlook a přidat ji jako alias“. Poté klikněte na tlačítko Přidat alias. Mějte na paměti, že jako alias nemůžete přidat žádné existující adresy @live.com, @hotmail.com nebo @msn.com a nebudete moci přidat alias, který je již spojen s účtem Microsoft.
Přidání aliasu na iCloud
Pokud používáte iCloud mail (známý také jako Apple mail), můžete alias vytvořit tak, že otevřete iCloud mail a kliknete na ikonu ozubeného kola v postranním panelu. Poté klikněte na položku „Předvolby“, předtím vyberte položku „Účty“ a poté „Přidat alias“. Poté budete moci zadat všechny požadované informace, jako je celé jméno, alias, štítek a barva štítku. Klikněte na tlačítko Ok a je hotovo.
Jaký je rozdíl mezi aliasem a uživatelem?
Možná se ptáte, jak se liší uživatelé e-mailu a e-mailové aliasy? E-mailový alias je účet, který lze použít k přeposílání e-mailů na existující e-mailovou adresu. Nemá vlastní schránku ani úložiště, což znamená, že zprávy budou přeposílány na primární e-mailový účet a uloženy na serveru hlavního účtu.
Jinými slovy, můžete plně používat svou skutečnou e-mailovou adresu, zatímco alias je pouze připojený e-mail, který se používá k přeposílání e-mailů.
Jak se liší doménové a e-mailové aliasy?
Kromě aliasů pro e-maily můžete také nastavit aliasy pro své e-maily. domény . V tomto případě je alias uveden za znakem @, nikoli před ním. Pokud máte například dvě společnosti, může být doménový alias velmi užitečný pro příjem e-mailů od obou společností do stejné schránky, což vám pomůže efektivněji spravovat komunikaci.
Závěrečné shrnutí
Pravděpodobně jste v minulosti odeslali e-maily na mnoho aliasových adres, aniž byste o tom věděli. Nyní, když víte, jak užitečné mohou být pro jakýkoli druh podnikání, je můžete považovat za užitečný doplněk svého zásobníku nástrojů e-mailového marketingu.
Když už jsme u toho, existuje ještě jeden nástroj, který rozhodně potřebujete, pokud posíláte hodně e-mailů. Bouncer vám pomůže vyčistit a ověřit seznamy e-mailů, abyste měli jistotu, že pokaždé posíláte e-maily skutečným lidem. Lepší výkonnost e-mailového marketingu, žádné tvrdé odrazy. Co se vám na tom nelíbí? Zaregistrujte se a vyzkoušejte Bouncer ještě dnes!
Často kladené otázky
Jaké je lepší řešení, alias e-mailu nebo nová e-mailová adresa?
Záleží na tom. Pokud chcete pouze přeposílat e-maily a nepoužívat adresu pro odchozí e-maily, je lepší volbou alias. Pokud však chcete odesílat nové e-maily, pak je lepší alternativou nový e-mail.
Může někdo vytvořit alias e-mail?
Ano, jak vidíte výše, většina poskytovatelů e-mailových služeb tuto možnost nabízí. S největší pravděpodobností však za ni budete muset zaplatit.
Co mohu použít jako e-mailovou přezdívku?
Jakýkoli e-mail, který chcete mít ve své vlastní doméně. Vaše primární a aliasové e-maily si nemusí být nijak podobné. Můžete například nastavit alias raccoon@domain.com na svůj hlavní e-mail janesmith@domain.com.
