Když poprvé zjistíte, že se e-mail vrátil nebo nebyl doručen, můžete být úplně bezradní.
Pravdou je, že když se e-mail vrátí, nemusí to být vždy chyba odesílatele. To, zda se jedná o tvrdé nebo měkké odmítnutí e-mailu, vám pomůže určit, co se pokazilo. A prvním krokem ke snížení počtu odeslaných e-mailů, které nebyly doručeny, je pochopení toho, co je to tzv. e-mailová odezva a některé časté důvody, proč k nim dochází.
Co je to odmítnutí e-mailu?
K odezvě e-mailu dochází, když marketingový nebo komerční e-mail není doručen tak, jak bylo zamýšleno. Existuje několik různých důvodů, proč k nim může dojít.
Nejdůležitější věcí, kterou je třeba si uvědomit, je to, že odezvy e-mailů nejen ztrácejí čas, peníze a úsilí, ale mohou mít také negativní dopad na míru doručitelnosti vašich e-mailů. Pokud totiž vaše firma vykazuje vysoký počet odmítnutých e-mailů, servery mohou označit vaše e-maily za nedůvěryhodné a začít je automaticky blokovat nebo odesílat do spamu.
Z tohoto důvodu je velmi důležité, abyste sledovali odražené e-maily a pravidelně čistili svůj e-mailový seznam.
Tvrdé a měkké odrazy e-mailu
Existují dva hlavní typy vrácených e-mailů – měkké a tvrdé vrácení. Jeden je dočasný a druhý trvalý.
Měkké odrazy: V případě „soft bounce“ to znamená, že e-mailová adresa je platná a zpráva byla doručena do schránky. K odmítnutí však došlo proto, že schránka byla plná, zpráva byla pro doručenou poštu příliš velká nebo byl server mimo provoz.
Obecně se to považuje za dočasný problém, který lze odstranit, pokud je server opraven, příjemce vyčistí svou schránku nebo pokud zmenšíte velikost zprávy.
tvrdý odraz K tvrdému odmítnutí dojde, když je e-mail zcela odmítnut z důvodu neexistující nebo jinak neplatné e-mailové adresy.
Jedná se o trvalou situaci a všechny e-mailové adresy, které se vrátí s tvrdým odrazem, by měly být odstraněny z vašeho seznamu adresátů, aby se tato situace neopakovala.
Nejčastější důvody, proč se e-maily nedoručují
Existují různé důvody, proč se e-mail může vrátit. Mezi nejčastější patří:
1 – E-mailová adresa neexistuje
K odmítnutí zprávy označené jako neexistující e-mailová adresa mohlo dojít, když osoba, která měla e-mailovou adresu, opustila organizaci a kontakt byl smazán, nebo pokud jste odeslali zprávu na e-mailovou adresu, která není správně napsána.
Existuje také možnost, že příjemce uvedl falešnou e-mailovou adresu, což může být případ, kdy shromažďujete kontaktní údaje prostřednictvím online registračního formuláře.
2 – Nedoručitelný e-mail
Tato kategorie odrazu je obvykle měkký odraz. Pokud je vrácený e-mail v kategorii „nedoručitelný“, obvykle to znamená, že přijímající e-mailový server je přetížený, nelze jej najít nebo je dočasně nedostupný.
Pokud server nelze najít, může to v mnoha případech znamenat, že došlo k jeho havárii nebo že je momentálně odstaven z důvodu údržby. V takovém případě obvykle stačí chvíli počkat a zkusit e-mail odeslat znovu. Pokud si však všimnete, že e-mailová adresa z tohoto důvodu opakovaně odchází, může to znamenat, že server je nadobro nefunkční.
3 – Automatická odpověď
Pokud někdo odjel na dovolenou a nastavil funkci automatické odpovědi, všechny e-maily, které mu odešlete, se vrátí. Je však důležité si uvědomit, že na rozdíl od jiných kategorií odmítnutí bude váš e-mail i v tomto případě úspěšně doručen do schránky.
Možná by však stálo za to sledovat, jak často se na tuto e-mailovou adresu vrací automatická odpověď; pokud to trvá už několik měsíců a nezdá se, že by se daná osoba v dohledné době vrátila, možná byste měli zvážit odstranění kontaktu ze seznamu.
4 – Plná poštovní schránka
Pokud posíláte e-mail kontaktu, který má ve své schránce tolik e-mailů, že nemůže přijímat další, pak se všechny zprávy, které mu odešlete, odrazí. Obvykle se však jedná o dočasnou situaci a e-mail budete moci příjemci úspěšně doručit, až bude mít ve své schránce dostatek místa.
Je důležité to sledovat, protože to může znamenat, že kontakt již tuto adresu nekontroluje.
5 – Zablokovaný e-mail
Pokud jsou e-mailové adresy zařazeny do kategorie „blokované“, znamená to, že příchozí e-mail byl serverem zablokován. Často se to stává ve školách nebo státních úřadech, kde jsou servery často přísnější, pokud jde o přijímané e-maily, a proto je zavedení spolehlivého školní help desk software může výrazně zlepšit komunikaci a zefektivnit procesy technické podpory.
6 – Filtr nevyžádané pošty
V některých případech mohou být příčinou nárůstu počtu nedoručených e-mailů spamové filtry. Pokud používáte blacklist e-mailovou adresu nebo IP adresu, pak je pravděpodobné, že žádná z hromadně odesílaných zpráv nebude příjemcům doručena a přijata.
7 – Nesprávné připojení souboru
Většina poskytovatelů e-mailového hostingu má omezení týkající se typu a velikosti příloh souborů. Ta se mohou vztahovat jak na klienta, ze kterého zprávu odesíláte, tak na příjemce. Většinou je to způsobeno nesprávnou velikostí souboru, přičemž k většině tohoto typu vrácení dochází kvůli příliš velkým přílohám.
8 – Greylisting
Greylist je určitý typ spamového filtru, který po krátkou dobu nedovolí doručení e-mailu. Může to být 900 sekund nebo méně. Pokud k tomu dojde, obvykle obdržíte kód pro vrácení e-mailu, který vás o situaci informuje. Jakmile časový rámec uplyne, server vydá druhý požadavek a proces doručení dokončí.
9 – Špatná pověst odesílatele
A konečně, pokud neexistují žádné zjevné důvody, proč se e-mail vrátil, jako je velká příloha nebo již neexistující e-mail, a zaznamenáváte jiné problémy s doručitelností, může být na vině skóre odesílatele.
Skóre odesílatele nebo skóre reputace se týká způsobu, jakým jsou e-mailové adresy vnímány poskytovateli internetových služeb. Pokud máte nízké skóre odesílatele, pak se mnoho, ne-li všechny vaše zprávy nikdy nedostanou do zamýšlených schránek.
Jak snížit míru odmítnutí e-mailu
Vysoká míra odmítnutí není pro váš e-mailový seznam dobrá a má velký dopad na doručitelnost a celkovou úspěšnost vašich e-mailových marketingových kampaní. Je důležité pečlivě sledovat míru odmítnutí a být připraven podniknout další kroky, pokud se vám některé e-mailové adresy neustále vracejí.
Použití testeru e-mailů
Jedním z nejlepších způsobů, jak udržet nízkou míru odezvy, než začnete odesílat marketingové e-maily, je použít nástroj pro testování e-mailů předtím, než začnete zprávy odesílat příjemcům. Testování seznamu e-mailových adres vám umožní zjistit, zda máte nějaké problémy, které by mohly vést k tvrdému odrazu, jako jsou falešné e-mailové adresy, neplatné e-mailové adresy, pravopisné chyby a překlepy nebo neexistující e-mailové adresy.
Jak vám může tester doručitelnosti pomoci vyhnout se odezvám na doručení?
Tester doručitelnosti vám pomůže získat jasnější představu o tom, které e-mailové adresy pravděpodobně obdrží vaše zprávy a které se spíše vrátí. Pokud se e-mailová adresa vrátí jako neplatná nebo neexistující, můžete ji snadno odstranit ze seznamu, aniž byste museli odesílat e-mail a riskovat zvýšení míry odmítnutí.
Nástroj pro testování doručitelnosti vám pomůže zjistit, které e-mailové adresy jsou pozastavené, neexistující nebo nedoručitelné, abyste je mohli okamžitě odhlásit ze seznamu.
Jakmile e-mailovou adresu odstraníte, můžete zvážit možnost kontaktovat zamýšleného příjemce jiným způsobem, abyste zjistili, zda se jeho e-mailová adresa změnila, a poslat mu odkaz na vstupní stránku pro generování kontaktů, která mu umožní zaregistrovat se pomocí nové, správné e-mailové adresy.
Validační tester – jaká je nejlepší metoda?
Vedle nástrojů, které můžete použít ke spuštění testu všech e-mailových adres, které jste shromáždili pro svůj seznam, abyste zkontrolovali všechny nepřesné nebo již neexistující, je dvojitý opt-in dalším způsobem, jak se můžete ujistit, že rozesíláte e-maily pouze příjemcům, kteří jsou ověřeni a chtějí od vás dostávat zprávy.
Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je nastavit automatický potvrzovací e-mail, který se odešle na všechny e-mailové adresy zadané do vašeho přihlašovacího formuláře, s odkazem, na který příjemce klikne, aby potvrdil, že se skutečně přihlásil do vašeho seznamu a chce od vás dostávat další sdělení.
Po provedení tohoto úkonu byste měli e-mailovou adresu přidat do seznamu až poté, co obdržíte potvrzení, že příjemce následoval odkaz v e-mailu.
E-maily se mohou vracet z mnoha důvodů. Nejčastěji se jedná o dočasný problém, jako je plná schránka nebo velký soubor, který lze odstranit. Tvrdé odrazy způsobené například nesprávnou e-mailovou adresou však mohou vážně poškodit vaše skóre odesílatele a vést k dalším odchodům v budoucnu.
ve Wroclawi, 🇵🇱. Hostováno na 🇪🇺.
