Какво е псевдоним на имейл и как да го създадете

Едно от най-сложните неща при създаването на бизнес имейли е, че не можете да ограничите компанията си само до един имейл адрес.

Вероятно ще имате нужда от отделен имейл адрес за главния изпълнителен директор, счетоводството, маркетинга и други отдели, както и от имейл адреси за ключови хора, които са контактни лица за клиентите в рамките на бизнеса. Това може да доведе до много различни индивидуални пощенски кутии, които да управлявате. За щастие имейл псевдонимът е просто и често безплатно решение, което може да улесни работата с всичко това.

Има много причини да създадете псевдоним на имейл, който е различен от основния ви адрес, но все пак отива в пощенската ви кутия. Това може да бъде полезно както в професионалния, така и в личния ви живот, за да организирате по-добре пощенската си кутия и да получите допълнителна сигурност и поверителност. Псевдонимите могат да се използват за бързо идентифициране на входящи съобщения от различни източници, както и за регистрация в интернет. Повечето основни услуги за електронна поща, включително Gmail и Microsoft, ви позволяват да настроите един или повече псевдоними.

Какво е псевдоним на имейл?

Когато започвате бизнес, разходите за стартиране на дейността могат да бъдат източник на стрес. Важно е да помислите за основните бизнес неща, от които ще се нуждаете, включително професионален имейл адрес.

Бизнес имейл адресът ви ще служи като маркер за вашето цифрово присъствие и често ще бъде основният начин, по който клиентите взаимодействат с вашия бизнес. Когато настроите основния си имейл адрес, това ще бъде основният адрес, от който бизнесът ви ще изпраща и получава имейли. Освен това това е адресът, който целият ви списък с контакти вижда, когато се свързвате с него.

Имейл псевдонимът обаче е функция, която ви позволява да създавате други имейл адреси, които автоматично препращат входящите съобщения към основния ви бизнес имейл адрес. Това премахва необходимостта от създаване на допълнителни имейл кутии или плащане на допълнителни такси на вашия доставчик на електронна поща.

Например основният имейл адрес на компанията ви може да бъде johnsmith@company.com, а вие можете да създадете псевдоним на адрес js@company.com, като използвате същия имейл домейн.

Известен също като алтернативен имейл, имейл псевдонимът се отнася до адрес за препращане. Той може да се определи и като псевдоним, който можете да използвате, за да защитите истинското си име в интернет. За фирмите това може да бъде името на отдел или маркетингова кампания.

Псевдонимът има отделна пощенска кутия, но не е необходимо да бъде отварян, за да се управляват всички получени от него имейли. Всички входящи съобщения се препращат към основния ви имейл акаунт. Той ще използва и всички контакти и настройки на акаунта като основния ви акаунт.

Основни предимства на използването на псевдоним на имейл

Има различни причини, поради които може да искате да използвате имейл псевдоним. Някои от основните предимства на използването на имейл псевдоним включват:

По-ефективно управление на входящата поща: Всичко се доставя в една и съща пощенска кутия, което може да улесни проследяването на комуникацията, а вие можете да настроите автоматизация на имейлите и филтри, за да опростите процеса още повече.
Предприятията могат да спестят ценно време, като избегнат необходимостта да преминават от един акаунт към друг.
Псевдонимът на имейл може да се използва за запазване на личния профил на основния работен имейл, като същевременно получавате имейли в основната пощенска кутия. Това може да е удобно, ако искате да следите конкурентите си, като се абонирате за техните имейл маркетингови кампании, например.
Псевдонимите могат да улеснят сортирането на новите малки фирми, тъй като те може все още да нямат отдел за обслужване на клиенти или за сметки.

Псевдонимите на имейли са чудесно решение за всеки бизнес, който трябва да получава имейли от различни служители или отдели на едно и също място.

Кога са полезни имейл акаунтите с псевдоними?

Едно от основните предимства на използването на имейл псевдоним е възможността да създадете професионално цифрово присъствие за вашата компания. Например, когато за първи път стартирате бизнеса си, може да сте единственият, който го управлява, което ще изисква само един имейл, който е основният ви имейл за всякакви запитвания.

Въпреки това може да искате да добавите друг имейл адрес за потенциални клиенти за продажби и запитвания за фактуриране. Използването на имейл псевдоним ви позволява да създадете и двата тези адреса, но да получавате всички имейли, изпратени до някой от тях, в основната си входяща кутия.

Псевдонимите на имейли обикновено се смятат за временна мярка, която се използва, докато компанията се разрасне и приеме повече служители, способни да управляват различни пощенски кутии. Те обаче могат да се използват и като постоянно решение за сортиране на въпроси или проблеми с неправилно написани имейли.

Например, ако знаете, че имейл адресът ви често се изписва грешно, можете да го добавите като псевдоними, за да предотвратите недоставянето на имейли.

Алтернативи на Имейл псевдоними

Споделената пощенска кутия е алтернативно решение на имейл псевдонима, което може да си струва да бъде разгледано. Те позволяват изпращането и получаването на имейли с общи адреси, а в споделените пощенски кутии могат да влизат няколко потребители за управление. Подобно на имейл псевдонимите, те не изискват допълнителни такси, което ги прави идеален вариант за компании, при които имейл псевдонимът не отговаря на всички нужди.

Можете също така да помислите за временен адрес, но при изтичане на срока му рискувате да загубите имейлите си.

Кога да използвате псевдоним на имейл адрес?

Има различни ситуации, в които имейл псевдонимът може да бъде полезен. Те включват:

Някой в компанията изпълнява няколко роли

Ако вие или някой, който работи за вашата компания, изпълнявате няколко роли, създаването на имейл псевдоним може да бъде полезен начин за организиране на комуникацията. Това ще ви помогне да избегнете необходимостта да превключвате между няколко входящи пощенски кутии и ще ви улесни да следите всички получени имейли.

Запазване на контактите на бивши служители

Друга причина да използвате псевдоними на имейл адреси за служителите си е, че можете да поддържате връзка с хора, които се свързват с бивши служители. По този начин оригиналният адрес на служителя (johnsmith@company.com) остава активен, дори когато Джон Смит напусне компанията, което ви позволява да четете новите имейли за това лице в отделна пощенска кутия.

Временни имейл адреси

Временният имейл адрес може да бъде полезна функция, когато трябва да се регистрирате в дадена услуга, но имате опасения доколко е надежден. Ако не ви харесва идеята за използване на временна имейл услуга, вместо това можете да използвате имейл псевдоним. След като псевдонимът вече не ви е необходим, можете просто да го изтриете, за да спрете да получавате имейли на този адрес.

Запазване на личната ви електронна поща като лична

Разделянето на личния и професионалния живот винаги е добра идея. Поради това може да избягвате да използвате личен имейл адрес за бизнеса си. Можете да използвате псевдоним, за да продължите да получавате всички имейли, които получавате в основната си пощенска кутия, без да разкривате лична информация или да изглеждате непрофесионално.

Как да създадете имейл псевдоним, като използвате различни услуги?

След като вече знаете колко полезен може да бъде псевдонимът на имейл за вашия бизнес, си струва да знаете как да настроите псевдоним на имейл в някои от най-популярните услуги. Ето инструкциите стъпка по стъпка за всички, които си струва да бъдат споменати.

Добавяне на псевдоним в Gmail

Gmail позволява на всеки потребител да създаде до тридесет псевдонима безплатно. За да направите това, започнете, като влезете в конзолата за администриране на Google с администраторски акаунт. Достъпете до раздела Users (Потребители) през началната страница, след което намерете желания потребител и отворете страницата на този акаунт в списъка Users (Потребители).

Намерете и щракнете върху Алтернативни имейл адреси в раздела Информация за потребителя. След това можете да въведете алтернативно потребителско име. Имайте предвид, че няма да можете да създадете псевдоним, който вече е бил присвоен на някого. След като приключите, запазете промените си. Добавете новия псевдоним към основния си имейл акаунт, за да можете да започнете да изпращате имейли от алтернативния адрес.

Добавяне на псевдоними в Outlook

Outlook е друга услуга за електронна поща, в която потребителите имат възможност да създават безплатно множество псевдоними. За да създадете имейл псевдоним в Outlook, отидете на страницата Add an Alias (Добавяне на псевдоним) и, ако е необходимо, влезте в профила си.

Изберете от „Добавяне на съществуващ имейл адрес като псевдоним“ или „Създаване на нов имейл адрес в Outlook и добавянето му като псевдоним“ в зависимост от това кой искате. След това щракнете върху Add Alias (Добавяне на псевдоним). Имайте предвид, че не можете да добавяте съществуващи адреси @live.com, @hotmail.com или @msn.com като псевдоним и няма да можете да добавите псевдоним, който вече е свързан с акаунт в Microsoft.

Добавяне на псевдоним в iCloud

Ако използвате поща в iCloud (известна още като Apple mail), можете да създадете псевдоним, като отворите пощата си в iCloud и кликнете върху иконата на зъбно колело в страничната лента. След това щракнете върху „Preferences“ (Предпочитания), преди да изберете „Accounts“ (Акаунти) и след това „Add an Alias“ (Добавяне на псевдоним). След това ще можете да въведете цялата необходима информация, като пълно име, псевдоним, етикет и цвят на етикета. Щракнете върху „ОК“ и сте готови.

Каква е разликата между псевдоним и потребител?

Може би се чудите по какво се различават имейл потребителите и имейл псевдонимите? Имейл псевдонимът е акаунт, който може да се използва за препращане на имейли към съществуващ имейл адрес. Той няма собствена входяща поща или място за съхранение, което означава, че съобщенията ще бъдат препращани към основния имейл акаунт и ще се съхраняват на сървъра на основния акаунт.

С други думи, можете да използвате пълноценно истинския си имейл адрес, докато псевдонимът е просто свързан имейл, който се използва за препращане на имейли.

Как се различават псевдонимите на домейни и псевдонимите на имейли?

В допълнение към псевдонимите за имейли можете да зададете псевдоними и за вашите домейни . В този случай псевдонимът се поставя след, а не преди знака @. Например, ако имате две компании, псевдонимът на домейна може да бъде много полезен за получаване на имейли от двете компании в една и съща входяща кутия, което ще ви помогне да управлявате комуникациите си по-ефективно.

Приключване

Вероятно в миналото сте изпращали имейли на множество псевдоними, без дори да знаете. Сега, след като знаете колко полезни могат да бъдат те за всеки вид бизнес, можете да ги разгледате като полезно допълнение към вашия набор от инструменти за имейл маркетинг.

Speaking of which, there is one more tool you absolutely need if you send out a lot of emails. Bouncer helps you clean up and validate your email lists so you know you’re sending emails to real people every time. Better email marketing performance, no hard bounces. What’s not to like? Sign up and try out Bouncer today!

Често задавани въпроси

Кое е по-доброто решение – псевдоним на имейл или нов имейл адрес?
Зависи. Ако искате само да препращате имейли и да не използвате адрес за изходящи имейли, тогава псевдонимът е по-добрият избор. Ако обаче искате да изпращате нови имейли, тогава новият имейл е по-добрата алтернатива.

Може ли някой да създаде псевдоним на имейл?
Да, както можете да видите по-горе, повечето доставчици на имейл услуги предлагат тази опция. Въпреки това най-вероятно ще трябва да платите за нея.

Какво мога да използвам като псевдоним на имейл адреса си?
Всякакъв имейл, който искате да използвате в собствения си домейн. Основните и псевдонимните имейли не трябва да си приличат по никакъв начин. Например, можете да създадете псевдоним raccoon@domain.com към основния си имейл janesmith@domain.com.