Може да се окажете напълно объркани, когато за пръв път видите, че даден имейл се е върнал или не е бил доставен.
Истината е, че когато даден имейл се върне, това невинаги е по вина на изпращача. Това дали имейлът е с твърд или мек отказ ще ви помогне да определите какво се е объркало. А първата стъпка за намаляване на броя на изпратените от вас имейли, които не се доставят, е да разберете какво е имейл отскок и някои често срещани причини за това.
Какво е отказ на имейл?
Отказ от имейл се получава, когато маркетингов или търговски имейл не е доставен по предназначение. Има няколко различни причини, поради които това може да се случи.
Най-важното нещо, което трябва да запомните, е, че върнатите имейли не само губят време, пари и усилия, но и могат да окажат отрицателно въздействие върху процента на доставяне на имейли. Това е така, защото ако бизнесът ви има висок процент на откази, сървърите могат да маркират имейлите ви като ненадеждни и да започнат автоматично да ги блокират или да ги изпращат в спам.
Поради това е много важно да следите за върнати имейли и да почиствате редовно списъка си с имейли.
Трудни и леки откази на имейли
Съществуват два основни вида връщания на имейли – меки и твърди връщания. Единият е временен, а другият – постоянен.
Меки отскоци: В случай на „мек отказ“ това означава, че имейл адресът е валиден и съобщението е било доставено до входящата поща. Въпреки това отказът е настъпил, защото пощенската кутия е била пълна, съобщението е било твърде голямо за входящата поща или сървърът е бил в неизправност.
Обикновено това се счита за временен проблем, който може да бъде отстранен, ако сървърът бъде поправен, получателят почисти входящата си поща или ако намалите размера на съобщението.
твърд отскок Твърд отказ се получава, когато имейлът е напълно отхвърлен поради несъществуващ или невалиден имейл адрес.
Това е трайна ситуация и всички имейл адреси, които се връщат с твърд отказ, трябва да бъдат премахнати от вашия пощенски списък, за да се избегне повторение на тази ситуация.
Често срещани причини, поради които имейлите не се доставят
Има различни причини, поради които даден имейл може да се откаже. Някои от най-често срещаните включват:
1 – Имейл адресът не съществува
Отказ, който е маркиран като несъществуващ имейл адрес, може да се е случил, когато лицето, което е имало имейл адреса, е напуснало организацията и контактът е бил изтрит, или ако сте изпратили съобщение на имейл адрес, който не е изписан правилно.
Съществува и вероятност получателят да е посочил фалшив имейл адрес, което може да се случи, ако събирате информация за контакт чрез онлайн формуляр за регистрация.
2 – Недоставена електронна поща
Тази категория отскоци обикновено е с мек отскок. Когато отхвърленият имейл е в категорията „недостижим“, това обикновено означава, че получаващият имейл сървър е претоварен, не може да бъде намерен или е временно недостъпен.
В много случаи, когато сървърът не може да бъде намерен, това може да означава, че той просто е претърпял срив или в момента е спрян за поддръжка. В този случай обикновено просто трябва да изчакате известно време, за да опитате да изпратите имейла отново. Ако обаче забележите, че даден имейл адрес многократно се връща по тази причина, това може да означава, че сървърът е изключен завинаги.
3 – Автоматичен отговор
Ако някой е излязъл в отпуск и е задал функцията за автоматичен отговор, всички имейли, които изпращате до него, ще бъдат отхвърлени. Важно е обаче да се отбележи, че за разлика от други категории откази, в този случай имейлът ви все пак ще бъде успешно доставен до входящата кутия.
Въпреки това може да си струва да следите колко често този имейл адрес получава автоматичен отговор; ако са минали месеци и лицето не изглежда да се връща скоро, може да искате да обмислите премахването на контакта от списъка си.
4 – Пълна пощенска кутия
Ако изпращате имейл до контакт, който има толкова много имейли в пощенската си кутия, че не може да получава повече, всички съобщения, които изпращате до него, ще се отразят. Обикновено обаче това е временно и ще можете успешно да доставите имейл до получателя, когато в пощенската му кутия има достатъчно място за него.
Важно е да се следи, тъй като това може да означава, че контактът вече не проверява този адрес.
5 – Блокирана електронна поща
Когато имейл адресите са поставени в категорията „блокирани“, това означава, че входящият имейл е блокиран от сървъра. Това е често срещано явление сред училищата или правителствените агенции, където сървърите често са по-строги по отношение на имейлите, които получават, поради което прилагането на надеждна Софтуер за училищно бюро за помощ може значително да подобри комуникацията и да рационализира процесите на техническа поддръжка.
6 – Филтър за спам
В някои случаи причината за рязкото увеличаване на броя на недоставените имейли може да са спам филтрите. Ако използвате черен списък имейл адрес или IP адрес, е вероятно нито едно от съобщенията, които изпращате масово, да не бъде доставено и получено от получателите.
7 – Неправилно прикачване на файл
Повечето доставчици на хостинг услуги за електронна поща имат ограничения по отношение на вида и размера на прикачените файлове. Те могат да се отнасят както за клиента, от който изпращате съобщението, така и за получателя. В повечето случаи това се дължи на неправилен размер на файла, като по-голямата част от този тип откази се дължат на твърде големи прикачени файлове.
8 – Сив списък
Грейлистът е определен вид филтър за спам, който не позволява доставянето на имейл за кратък период от време. Това може да е 900 секунди или по-малко. Когато това се случи, обикновено получавате код за отхвърляне, за да ви информира за ситуацията. След като времевата рамка изтече, сървърът отправя втора заявка и завършва процеса на доставка.
9 – Лоша репутация на изпращача
И накрая, ако няма очевидни причини, поради които дадено електронно писмо се е върнало, като например голям прикачен файл или електронно писмо, което вече не съществува, и забележите други проблеми с доставката, може да е виновен вашият рейтинг на изпращача.
Оценката на изпращача или оценката на репутацията се отнася до начина, по който имейл адресите се разглеждат от доставчиците на интернет услуги. Ако имате нисък рейтинг на изпращача, много от вашите съобщения, ако не и всичките, никога няма да стигнат до предназначените за тях пощенски кутии.
Как да намалите броя на отказите от имейли
Високият процент на откази не е добър за вашия списък с имейли, като оказва голямо влияние върху възможността за доставка и цялостния успех на вашите кампании за имейл маркетинг. Важно е да следите внимателно процента на отказите и да сте готови да предприемете следващата стъпка, ако виждате, че някои имейл адреси постоянно се отказват.
Използване на тестер за имейли
Един от най-добрите начини да поддържате нисък процент на откази, преди да започнете да изпращате маркетингови имейли, е да използвате инструмент за тестване на имейли, преди да започнете да изпращате съобщения на получателите си. Тестването на вашия списък с имейли ви позволява да разберете дали имате някакви проблеми, които е вероятно да доведат до твърд отказ, като фалшиви имейл адреси, невалидни имейл адреси, правописни грешки и печатни грешки или несъществуващи имейл адреси.
Как тестерът на доставката може да ви помогне да избегнете отказите
Тестерът за надеждност на доставките може да ви помогне да получите по-ясна представа за това кои имейл адреси вероятно ще получат вашите съобщения и кои по-скоро ще се откажат. Когато даден имейл адрес се върне като невалиден или несъществуващ, можете лесно да го премахнете от списъка си, без да е необходимо да изпращате имейл и да рискувате да увеличите процента на отказите.
Инструментът за тестване на доставката ще ви помогне да определите кои имейл адреси са спрени, не съществуват или не могат да бъдат доставени, за да можете незабавно да ги отпишете от списъка си.
След като премахнете имейл адреса, може да обмислите възможността да се свържете с получателя по друг начин, за да проверите дали имейл адресът му се е променил и да му изпратите връзка към целева страница за генериране на потенциални клиенти, която да му позволи да се регистрира с новия си, правилен имейл адрес.
Тестер за валидиране – кой е най-добрият метод?
Наред с инструментите, които можете да използвате за провеждане на тест на всички имейл адреси, които сте събрали за списъка си, за да проверите дали са неточни или вече не съществуват, двойното включване е друг начин, по който можете да се уверите, че изпращате имейли само на получатели, които са потвърдени и искат да получават съобщения от вас.
Най-лесният начин да направите това е да настроите автоматичен имейл за потвърждение, който да се изпраща на всички имейл адреси, въведени във формуляра за регистрация, с връзка, върху която получателят да кликне, за да потвърди, че действително се е записал в списъка ви и иска да получава по-нататъшни съобщения от вас.
След като сте направили това, трябва да добавите имейл адрес към списъка си едва след като получите потвърждение, че получателят е последвал връзката в имейла.
Имейлите могат да се откажат по много причини. Най-често това е временен проблем, като например пълна входяща кутия или голям файл, който може да бъде отстранен. Твърдите откази, дължащи се на неправилни имейл адреси например, обаче могат да нанесат сериозни щети на оценката на изпращача и да доведат до нови откази в бъдеще.
