Ако търсите отговор на някой от тези въпроси, сте попаднали на идеалното място. Това ръководство е тук, за да ви помогне със спазването на изискванията за електронна поща. То предлага ясни и практични прозрения, за да гарантирате, че усилията ви в областта на електронната поща са успешни и напълно законни.
Какво представлява съответствието с електронната поща и защо е важно?
Съответствието на имейлите е свързано със спазването на закони и правила, които гарантират, че вашите имейл съобщения са законни и зачитат неприкосновеността на личния живот на получателите. То включва и защита на чувствителна информация, като например лични здравни данни.
Основните аспекти на спазването на изискванията за електронна поща включват:
- получаване на изрично съгласие от получателите преди изпращане на търговски имейли,
- незабавно удовлетворяване на искания за отказ,
- и избягване на невярна или подвеждаща информация.
Спазването на изискванията е от решаващо значение за поддържането на добра репутация на изпращача, но има и още нещо – то е ключът към избягването на правни санкции.
Ако фирмите не се грижат за спазването на изискванията за електронна поща, те могат да бъдат изправени пред големи глоби, които могат да бъдат достатъчно значителни, за да повлияят на финансовата им стабилност. Така в някои случаи правните проблеми могат да доведат до дългосрочно увреждане на репутацията на компанията и доверието на клиентите.
Освен това неспазването на изискванията може да повлияе на отношенията на компанията с доставчиците на услуги за електронна поща и регулаторните органи, да доведе до включването на имейл домейна на компанията в черен списък и да засегне всички бъдещи имейл комуникации.
Доставчиците на услуги за електронна поща често помагат на фирмите да се справят със съответствието, като предлагат функции като методи за двойно включване, удостоверяване на имейли и редовни одити – тези опции могат да гарантират поверителност и защита на данните.
Най-важните законодателни актове относно спазването на правилата за електронна поща
Спазването на изискванията за имейли е ключов аспект на имейл маркетинга и цифровата комуникация. То се придържа към различни закони и разпоредби, предназначени да защитават правата на потребителите и да допринасят за отговорното използване на електронната поща за търговски цели.
Тези закони могат да варират в зависимост от региона и да имат специфични изисквания.
Сред най-популярните и значими законодателни актове са:
- Закона CAN-SPAM в Съединените щати,
- Общия регламент за защита на данните (ОРЗД) в Европейския съюз,
- и канадското законодателство за борба със спама (CASL).
Нека ги проверим.
Закон CAN-SPAM
Законът CAN-SPAM е един от законите за спазване на правилата за електронна поща в САЩ, който урежда комуникацията по електронна поща.
Това е съкращение от Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography And Marketing (Контролиране на нападението с непоискана порнография и маркетинг). Приет през 2003 г., той има за цел да даде на получателите правото да спрат да получават нежелани имейли.
За Закона CAN-SPAM:
- Той се прилага за всички търговски електронни съобщения, които се определят като всяко съобщение по електронна поща, предназначено предимно за търговска реклама или популяризиране на търговски продукт или услуга.
- Основните разпоредби на Закона CAN-SPAM включват забрана за създаване на заблуждаващи линии на темите, така че те да не въвеждат в заблуждение и да отразяват точно съдържанието на имейла.
- Той забранява объркващите заглавия и изисква информацията в заглавието на имейла – включително полетата „От“, „До“ и „Отговор-до“ – да бъде точна и да идентифицира лицето или фирмата, която е инициирала съобщението.
- Освен това в него се казва, че получателите трябва да имат лесен начин да се откажат от получаването на бъдещи имейли. Процесът на отказ трябва да бъде спазван незабавно от изпращача на имейли.
- Всеки имейл трябва да съдържа физическия пощенски адрес на подателя.
- Нарушителите на Закона CAN-SPAM могат да бъдат санкционирани, включително да им бъдат наложени глоби за злоупотреба с търговски имейли.
GDPR
Общият регламент за защита на данните (ОРЗД) е всеобхватен закон за защита на данните в Европейския съюз, който влезе в сила през май 2018 г. Той оказа значително въздействие върху маркетинга и комуникацията по електронна поща, като даде приоритет на поверителността на данните на клиентите и съгласието.
За GDPR:
- Той се прилага за всички организации, работещи в ЕС, и за организации извън ЕС, които предлагат стоки или услуги в тази област или наблюдават поведението на жители на ЕС.
- Тя изисква изрично съгласие за обработване на лични данни. В контекста на маркетинга по електронна поща това означава, че потребителите трябва активно да се включат. Изпращачът трябва да отговори на исканията за отписване.
- Лицата имат право на достъп до личните си данни и могат да поискат тяхното изтриване.
- В него се призовава за интегриране на мерките за защита на данните в разработването на бизнес процесите.
- Тя изисква от организациите да докладват за определени видове нарушения на сигурността на данните на съответните органи, а в някои случаи и на засегнатите лица.
- За неспазване на изискванията организациите могат да бъдат глобени със значителни суми – до 20 милиона евро или 4% от годишния глобален оборот на компанията. Не всички нарушения на GDPA обаче водят до финансови санкции.
CASL
Канадското законодателство за борба със спама (CASL) е регулаторна рамка, която урежда изпращането на търговски електронни съобщения (CEM) в рамките на Канада, към или от нея. То е прието през 2014 г. и е един от най-строгите закони за спазване на антиспам правилата в света.
За CASL:
- CASL изисква изрично или подразбиращо се съгласие за изпращане на CEM, включително имейли, SMS, социални медии или мигновени съобщения – това са строги изисквания за всички форми на комуникация.
- В него се казва, че изпращачите трябва да се идентифицират и да предоставят информация за контакт в съобщенията си. Освен законното си име, трябва да посочите уличен адрес, пощенска кутия и други подходящи данни за контакт.
- Всяко съобщение трябва да включва ясен и лесно достъпен начин, по който получателите могат да се откажат от бъдещи съобщения. Повечето платформи за електронна поща предлагат тази функция по подразбиране, особено в студените имейли.
- Организациите трябва да съхраняват записи на съгласието (подразбиращо се или изрично) като доказателство за съответствие. Така че, когато имате изрично съгласие от някого, съхранявайте го за определения брой работни дни, за да спазите законите за поверителност.
- Нарушаването на CASL може да доведе до сериозни санкции, включително глоби до 1 милион долара за физически лица и 10 милиона долара за предприятия.
- Тази разпоредба се прилага, ако съобщението се изпраща до или от канадски устройства. В резултат на това той е от значение за глобални имейл кампании, насочени към канадски получатели. Това е важно при провеждане на комуникация за предприятия, достигащи до глобални аудитории.
Как да подобрите спазването на изискванията за имейли
Подобряването на съответствието на електронната поща не се състои само в това да спазвате правилата за електронна поща или да не получите глоба.
Тук става въпрос по-скоро за изграждане на дълготрайни взаимоотношения и доверие сред получателите на имейли и доставчиците на интернет услуги, както и за грижа за операциите с бизнес имейли, като същевременно изпращате подходящо съдържание и заобикаляте всички филтри за спам.
Ето защо е време да научите някои практични и прости начини за подобряване на съответствието на имейлите ви, които не се ограничават до регулаторните изисквания.
Получаване на разрешение преди изпращане на имейли
Фондацията получава разрешение за изпращане на имейли, за да избегне правните последици от гневен списък с имейли. Трябва да попитате аудиторията си дали е съгласна да получава имейлите ви. Това може да бъде толкова просто, колкото включването на формуляр за регистрация на вашия уебсайт или по време на процеса на покупка. Когато те изразят съгласието си, можете да започнете да изпращате имейли.
Ключът към спазването на правилата за електронна поща е прозрачността – нека хората знаят за какво се абонират, независимо дали става въпрос за бюлетин, промоции или актуализации. Обяснете им ползите, които ще получат от вашите имейли, но тук бъдете честни. В темата на имейла и в тялото на имейла трябва ясно да се посочва какво получава потребителят.
Това ще изгради основа за доверие и ще гарантира, че аудиторията ви се интересува от съдържанието ви.
Запомнете, че в маркетинга чрез имейли винаги печели качеството, а не количеството. Повечето специалисти по имейл маркетинг предпочитат по-висока ангажираност на имейлите, отколкото хиляди верижни имейли, които никой не чете.
По-добре е да разполагате с по-малък списък от заинтересовани лица и имейл акаунти, отколкото с огромна група от неангажирани контакти. В края на краищата целта е да създадете общност от заинтересовани хора, които чакат вашите имейли, а не да се състезавате коя компания има най-голяма аудитория.
Използване на двойно включване
Двойното включване прави още една стъпка напред и е една от най-важните практики за имейл маркетинг. Това е чудесен пример за потвърждаване на желанието за връзка с вас и показва, че човекът иска да се присъедини към вашия списък с имейли.
Затова, когато някой се регистрира в списъка ви, изпратете му имейл за потвърждение, последващ имейл и го помолете да кликне върху връзка, за да потвърди абонамента си. Този метод гарантира, че имейл адресът е валиден и правилен и че собственикът наистина се интересува от получаването на вашите имейли.
Освен това намалява вероятността от оплаквания от спам и подобрява качеството на вашия списък с имейли.
👉 Прочетете повече: Защо имейлите ми отиват в СПАМ?
Това може да изглежда като допълнителна стъпка, но необходима. Е, не точно, според много правила за имейл маркетинг.
Двойното включване е мощен инструмент за тези, които искат да създадат специална аудитория. Вместо да го възприемате като поредната стъпка по дългия път към успеха, мислете за него като за получаване на RSVP за вашето парти, което потвърждава, че гостът ще дойде на него.
Утвърждаване на списъците преди изпращане на имейли
По същия начин не можете да забравите за валидирането на имейли и изпращането на съобщения до активни адреси.
Когато става въпрос за валидиране и поддържане на списъка с имейли чист, можете да използвате инструмент като Bouncer, който няма да позволи на рискови имейл адреси да попаднат в списъците ви.
Bouncer проверява и сканира вашия списък с имейли и се уверява, че всеки, който идва, има валиден имейл адрес. Това помага за намаляване на броя на отказите и защитава репутацията на изпращача. Освен това работи в реално време и предлага функции като проверки на синтаксиса, домейна и SMTP.
Благодарение на Bouncer ще изпращате имейли само на активни и валидни адреси, ще подобрите възможността за доставка и ще уважавате пощенската кутия на аудиторията си.
Но по-важното е, че Bouncer ще ви помогне да спазвате изискванията за електронна поща и да не попадате в папките за спам. Това е сигурен инструмент, който следва политиките, работи безпроблемно в множество държави и езици, потвърждава легитимността на името на домейна на имейла и с всичко това все още повишава показателите ви за имейл маркетинг.
Така че, ако търсите цялостна система, която може да подобри имейлите ви в много области, е време да опитате Bouncer.
Предоставяне на изрични възможности за отказ.
Следващата стъпка е да предложите ясни възможности за отказ. Те са в съответствие със законовите изисквания и са знак за уважение и прозрачност. Те също така показват, че няма да принуждавате клиентите да останат с вас на всяка цена. Това не е само спазване на стандартите в бранша, а означава и следване на световните стандарти за борба със спама.
Интересите на хората се променят и ако решат, че имейлите ви са неуместни, те биха искали лесно и бързо да се сбогуват с вас. Ако позволите това чрез опция за отписване, все пак ще поддържате положителни отношения и ще дадете на клиентите контрол върху техните предпочитания.
В крайна сметка искате гостите ви да останат при вас, защото оценяват съдържанието ви, а не защото не могат да намерят изходната врата, нали?
Затова отписването не трябва да е лов на съкровища. Вместо това отписването трябва да бъде толкова лесно, колкото и абонирането. Ето защо трябва да проверите дали връзката за отписване е лесна за намиране във всеки имейл. Това може да е обикновен текст с връзка в долната част на имейлите ви.
Наблюдение на черни списъци
Мислете за черните списъци като за предупредителни сигнали – ако имейлът ви попадне в тях, това означава, че е отбелязан като спам от потребителите или доставчиците на имейли. Така че, ако е твърде късно и вече сте се озовали на това място, е време да почистите действията си.
Може да почистите списъка си с имейли, да промените съдържанието на имейлите си или да коригирате начина на събиране на имейл адреси.
Редовно следете какво се случва с вашите имейли. Също така прегледайте практиките си за електронна поща и се уверете, че спазвате правилата за съответствие. Благодарение на това ще поддържате добра репутация на изпращача, ще подобрите възможността за доставяне и ще гарантирате, че имейлите ви са добре дошли в пощенските кутии на получателите. Като спазвате този тип правила за имейли, гарантирате по-добра ефективност на вашите кампании за имейл маркетинг.
Това е проактивна мярка за поддържане на здравето и ефективността на вашите имейл комуникации.
Използване на имейл удостоверяване
Удостоверяването на имейл помага да се провери дали имейлът идва от вас, а не от подставено лице. С други думи, тя съобщава на доставчиците на имейл услуги, че имейлът ви е легитимен, а не е прикрит спамър.
Създаване на записи SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) и DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance). Това са нещо като проверки за идентификация, които съобщават на доставчиците на електронна поща и на получателите, че вашите имейли са автентични.
Това е повече от задължително в свят, в който фишингът и спамът са широко разпространени чрез кампании за масова електронна поща. Освен това то може да подобри доставката на имейли и да защити репутацията на вашата марка.
Сегментирайте и насочете аудиторията си
И последното ни предложение – сегментиране и таргетиране на аудиторията, което ви помага да изпращате имейли на правилните хора. То включва разделяне на списъка ви с имейли на по-малки групи въз основа на конкретни критерии, като местоположение, интереси, покупки или предишно поведение.
Този ход ви позволява да адаптирате съдържанието си към различни сегменти от хора и да направите имейлите си по-подходящи.
Тук най-важното е да покажете, че разбирате и задоволявате разнообразните нужди и интереси на аудиторията си. Освен това е по-вероятно персонализираните и релевантни имейли да бъдат приветствани и по-малко вероятно да бъдат отбелязани като спам.
Например не бихте изпратили един и същ имейл на жени, които се интересуват от плуване, и на такива, които се интересуват от ремонт на автомобили.
Подобно ефективно сегментиране води до по-високи показатели и по-добри резултати, тъй като аудиторията ви получава съдържанието, от което се нуждае.
Подобряване на имейл комуникациите
И ето ни тук – с всички стъпки за подобряване на съответствието на имейлите ви, които надхвърлят законите за имейлите.
С помощта на нашите съвети ще изпращате подходящи, съвместими имейли, сигурни и ангажиращи съобщения и ще подобрите усилията си за имейл маркетинг.
Но преди да започнете да провеждате маркетингови кампании по електронна поща, трябва да се подготвите за това, а именно – да проверите какви закони важат за вас. Без да спазвате разпоредбите за съответствие на маркетинга по електронна поща, може да се сблъскате с много проблеми при тази форма на комуникация.
Ако обаче се подготвите внимателно, ще избегнете рисковете и ще запазите доверието на клиентите си.
Спазвайте законите за съответствие и направете така, че съобщенията ви да достигнат до предвидените получатели. Използвайте нашия инструмент, Bouncer, и променете начина, по който работите с маркетинговите си имейли.
