Когато използвате платформа за електронна поща, има файл с контакти, които сте добавили в системата с течение на времето.
Microsoft Outlook е популярна имейл платформа, която може автоматично да създава списък с контакти въз основа на имейл съобщенията, които изпращате и получавате. В някои случаи обаче може да искате да прехвърлите тези контакти в друга платформа, например Gmail. Разбирането на това как да експортирате контактите си от Outlook спестява време и усилия, като ви позволява бързо да премествате контактите си от една платформа в друга.
Защо е важно да експортирате контакти от Outlook?
Има няколко причини, поради които може да е от съществено значение да знаете как да експортирате контакти на Outlook. Например, може да се наложи да преместите контактите на друго устройство или компютър, да ги архивирате, да ги импортирате в друга имейл услуга, като например Gmail, да ги управлявате в програма, като например Microsoft Excel, или да експортирате контактите във vCard или виртуална визитна картичка. Повечето от тези опции изискват експортиране в различни типове файлове. Например, ако експортирате контактите си в друга имейл услуга, обикновено ще ви е необходим CSV файл. От друга страна, за виртуална визитна картичка може да е необходим VCF файл, който ви позволява да импортирате контактите си директно в Excel. Файл PST обикновено е необходим за създаване на резервно копие на вашите контакти и данни.
Методи за експортиране на контакти на Outlook
Има няколко метода, които можете да използвате, за да експортирате контактите си в Outlook в зависимост от версията на Outlook. Програмата Outlook ще се държи по един и същи начин, независимо дали използвате операционна система Windows или macOS.
Как да експортирате контакти от Outlook 2010
Outlook 2010 е по-стара версия на програмата, която днес не се използва често, но някои компании все още я използват главно за вътрешни комуникации. Някои хора все още използват Outlook 2010, тъй като искат да останат в рамките на една производствена година на софтуерната програма, за да спестят пари. Ако използвате Outlook 2010 и искате да експортирате контактите си, ето стъпките, които трябва да следвате:
- Отворете Outlook на вашия PC или Mac.
- Отидете в лентата в горната част на програмата и изберете „Файл“.
- Кликнете върху „Опции“ и изберете „Разширени“ от диалоговия прозорец.
- Изберете „Експортиране“, за да отворите съветника за импортиране и експортиране.
- Изберете „Експортиране на файл“ и щракнете върху „Напред“.
- В прозореца „Create a File Type“ (Създаване на тип файл) изберете желания тип експорт.
- Ще се появи списък с папки, които можете да експортирате. От този списък изберете папката с контакти, която искате да експортирате.
- Изберете „Преглед“, преди да изберете папка, в която да експортирате.
- Дайте име на файла в опцията за „Запазване на експортирания файл като“.
- Изберете ‘OK’, след това ‘Next’ и ‘Finish’.
- След като Outlook завърши износа, щракнете върху „ОК“.
- Проверете дали файлът е запазен там, където сте искали да бъде.
Как да експортирате контакти Outlook 2013
Outlook 2013 е най-новата версия на софтуера Outlook с различна кодова база от тази на Office 365. Поради това при експортирането на контакти тя има различни стъпки, които трябва да се следват в сравнение с най-новите версии на програмата. Едно от основните предимства на Outlook 2013 и причината, поради която много хора продължават да го използват днес, е, че има отделно приложение от другите, което е по-евтино за закупуване. Ако използвате Outlook 2013 и искате да експортирате контакти, следвайте тези стъпки:
- Отворете Outlook на вашия PC или Mac.
- Отидете в горния ляв ъгъл на екрана на програмата и изберете раздела „Файл“.
- Щракнете върху „Open and Export“ от лявата страна.
- Ще се появи списък с опции. Изберете „Импортиране/експортиране“.
- Ще се появи друг списък с опции. Изберете „Експортиране във файл“ и след това „Напред“.
- Изберете „Comma Separated Values“ и след това „Next“.
- В „Лични папки“ изберете „Контакти“ и след това „Напред“.
- Изберете „Преглед“, преди да изберете мястото, където искате да запазите експортирания файл.
- Изберете име на файла, щракнете върху „Next“ и след това върху „Finish“.
- Проверете дали файлът е записан в желаното местоположение.
Как да експортирате контакти от уеб базиран Outlook
Уеб базираната онлайн версия на Outlook може да бъде идеално решение, ако искате да имате достъп до контактите и имейл съобщенията си, докато не сте на компютъра си. Тази версия на Outlook може лесно да бъде достъпна от редица устройства, които да се свържете с интернет , включително геймърски лаптопи , смартфони, таблети и други, включително смарт часовници и други устройства, които не са компютърни. Ако искате да експортирате контактите си с помощта на уеб базираната версия на Outlook, следвайте следните стъпки:
- Въведете Outlook в адресната лента, за да получите достъп до уебсайта на Outlook от избрания от вас уеб браузър.
- Влезте в профила си, ако бъдете подканени да го направите.
- Отидете в долната част на страницата и изберете символа за хора.
- От лентата с инструменти изберете „Управление“ и след това изберете „Експортиране на контакти“.
- Изберете дали искате да експортирате всички контакти или контакти от определена папка.
- Кликнете върху „Експортиране“.
- Изберете „Запазване като“ и изберете файловия формат, в който искате да бъдат записани контактите.
- Проверете дали контактите са записани под името и в местоположението, които сте избрали.
Как да експортирате контакти от Outlook 365
Outlook 2016 и Outlook 2019 са двете най-нови версии на Outlook, които са съвместими с Office 365. Това създаде нов процес за експортиране на контакти за хората, които използват най-новите версии на Outlook. Използването на Office 365 има много значителни предимства, включително това, че всички програми на Microsoft, като Windows, Word, Outlook, Excel и PowerPoint, използват един и същ код и имат лесен достъп една до друга, което ви позволява бързо и лесно да изпълнявате различни функции между различните програми, например незабавно експортиране на контакти в Excel. Ако използвате версията на Outlook 365 за 2016 г. или 2019 г., следвайте тези стъпки, за да експортирате контакти:
- На вашия компютър или Mac отворете програмата Outlook 365.
- Кликнете върху иконата „Приложения“ в горния ляв ъгъл.
- Изберете „Хора“, след което щракнете върху „Управление“.
- Изберете „Експортиране на контакти“.
- Решете дали ще експортирате всички контакти или папка, съдържаща определени контакти.
- В зависимост от браузъра си изберете „Запази“ или „Отвори“.
- Проверете дали контактите са записани в желаното местоположение и под желаното име.
Как да експортирате имейли от Outlook в Gmail
Можете да експортирате имейл съобщенията си от акаунт в Outlook в акаунт в Gmail, за да ги архивирате и да имате достъп до по-стари имейл съобщения от всяко място. За да направите това, добавете акаунта си в Gmail към Outlook, преди да копирате и поставите папките. Първо ще трябва да настроите акаунта си в Gmail в Outlook. Стъпките за това са следните:
- Отидете на иконата за настройки в горния десен ъгъл, преди да изберете „Преглед на всички настройки на Outlook“.
- Изберете „Поща“ от левия прозорец.
- Кликнете върху „Синхронизиране на имейл“.
- В раздела Свързани акаунти в десния прозорец изберете „Gmail“.
- Въведете потребителското име, което искате да използвате при изпращане на поща от Gmail чрез Outlook в екрана „Свързване на акаунта ви в Google“.
- Изберете OK.
- Влезте в избрания акаунт в Gmail в Outlook Mail, за да разрешите на Microsoft да получи достъп до акаунта.
- Потвърдете, че успешно сте свързали акаунта си в Gmail с Outlook, като изберете OK.
След като настроите акаунта си в Gmail в Google, отворете Outlook и изберете папката, съдържаща имейл съобщенията, които искате да експортирате. Изберете всички имейли в папката, като натиснете Ctrl+A, или натиснете и задръжте Ctrl, докато избирате отделни имейли, които искате да експортирате. Щракнете с десния бутон на мишката върху избраните съобщения, преди да изберете „Move“ (Преместване) и след това изберете „Other Folder“ (Друга папка). Това ще изведе диалогов прозорец Move Items (Преместване на елементи). Изберете акаунта си в Gmail и изберете или създайте нова папка в акаунта си в Gmail, в която да експортирате имейлите. Преместете избраните имейли, като щракнете върху ‘OK’.
Как да експортирате имейли от Outlook в Excel
Можете също така да експортирате имейлите си от Outlook, като ги изпратите в работен лист на Excel, създавайки електронна таблица, съдържаща различни колони. Това може да е особено полезно, ако вече сте използване на Excel за счетоводни цели , да кажем. За целта:
- Отидете на Файл в Outlook и изберете Отваряне и експортиране.
- Изберете Импортиране/Експортиране.
- Изберете „Експортиране във файл“, след което щракнете върху „Напред“.
- Изберете „Microsoft Excel“, след което щракнете върху „Next“.
- Изберете папката с имейли, от която искате да експортирате съобщенията, и изберете „Напред“.
- Изберете папката, в която искате да запазите експортираните имейли, и изберете име за експортирания файл, преди да изберете „OK“.
- Кликнете върху „Next“ и след това върху „Finish“.
- Новият файл на Excel ще бъде достъпен за отваряне в избраното от вас местоположение.
Независимо дали искате да експортирате контакти или имейл съобщения, това е лесно да се направи с Outlook.
Най-добри практики за експортиране на списъка
Започване на процеса на износ
За да стартирате процеса на експортиране на контактите от Outlook, отворете прозореца на Microsoft Outlook и отидете в менюто Файл, разположено в горния ляв ъгъл. Оттам щракнете върху „Файл“ и след това изберете „Експортиране“, за да отворите опциите за експортиране. Така ще се появи съветникът за експортиране на контакти от Outlook, който ще ви преведе през стъпките за експортиране на контакти от Outlook.
Избор на тип и формат на файла
В появилото се поле за хода на експортирането ще имате няколко опции за типа на файла, който искате да създадете. За най-голяма гъвкавост изберете „Comma Separated Values (CSV)“ като тип на файла. CSV файловете се импортират лесно в програми за електронни таблици и могат да се използват и за синхронизиране с Google Contacts. Ако предпочитате, можете да изберете „Файл с данни от Outlook (PST)“.
Избор на папка с контакти
След като изберете CSV формат, ще бъдете подканени да изберете папката, съдържаща контактите, които искате да експортирате. Навигирайте до „Папка с контакти“ и я изберете. Уверете се, че сте избрали правилната папка, която да включва всички избрани контакти, които искате да експортирате.
Задаване на името и местоположението на файла
След като изберете папката с контакти, ще трябва да посочите име и местоположение на новия файл с контакти. Щракнете върху „Преглед“ и изберете директорията, в която искате да запазите файла. Въведете име на файла, което ще ви помогне да идентифицирате веднага тези нови контакти. Можете също така да изберете „File“ (Файл) от долния ляв ъгъл, за да получите достъп до допълнителни опции за запазване.
Финализиране на износа
Преди да започнете да експортирате, ще имате възможност да прегледате избора си. Проверете два пъти дали няма празни клетки или грешки, които могат да нарушат процеса на експортиране. След като сте удовлетворени, щракнете върху „Експортиране“, за да започнете експортирането. Ще бъде създаден нов CSV файл, а полето за напредъка на експортирането ще покаже кога процесът е завършен.
Импортиране в други платформи
Вашият нов файл с контакти, вече във формат CSV, е готов за използване. Можете да импортирате този файл в програма за електронни таблици за по-нататъшно организиране или директно в друг имейл акаунт, например Google Contacts. Просто изберете „Импортиране“ в съответната платформа и изберете току-що създадения CSV файл.
Допълнителни съвети за контакти по имейл
Ако искате да импортирате тези контакти в друг имейл акаунт, не забравяйте да изберете „Експортиране във файл“ в първоначалния прозорец на Outlook. Това гарантира, че вашите имейл контакти са включени в процеса на експортиране, което улеснява управлението на комуникациите ви в различни платформи.
