Никога не получавате втори шанс да направите първо впечатление.
Да кажем, че наистина искате да направите добър продукт. Тогава бихте ли носили хавайска риза и крокодилски обувки на партито, ако то има официален дрескод? Вероятно не. Това е абсолютно същият случай, както когато пишете уводен имейл, без да знаете как да го направите.
Не се притеснявайте! Днес ще научите как да напишете ефективен встъпителен имейл стъпка по стъпка. Добри новини: включени са шаблони. ✅
Какво представлява имейл за представяне?
Имейл за представяне е съобщение, което изпращате на непознат човек и с което искате да му представите себе си или компанията си. По принцип то работи като ледоразбивач, когато се срещате с някого в дигиталния свят.
В зависимост от това на кого го изпращате, това може да бъде студен имейл – ако получателят не е получавал съобщения от вас преди.
Мислете за този тип имейли като за приятелска покана за разговор. Освен това, въвеждащият имейл е вашият шанс да изградите професионален връзка с човека (или група от хора), към когото сте се обърнали.
Проблемът обаче е, че когато изпращате писмо на непознат имейл адрес, никога не сте сигурни дали то не се е върнало обратно. Това се случва, когато изпращате съобщение на несъществуващ адрес. След това то се връща и ви създава проблеми.
И не искате да изпратите своя перфектно изработен шедьовър (встъпителен имейл) в пространството, нали? 🚀
За да сте сигурни, че усилията ви са добре изразходвани и имейлът ви достига до правилния човек, използвайте Bouncer . Ще се уверим, че изпращате имейлите си за представяне на правилните адреси, така че да не се нуждаете от последващ имейл, за да бъдете забелязани.
Така че запретнете ръкави и нека започнем да пишем най-добрия имейл за представяне досега.
Преди да започнете да пишете уводния си имейл
Но преди да напишете първите думи, отделете малко време, за да помислите върху няколко важни неща. Без да ги обмислите, писането ще бъде трудно и ще се чувствате изгубени.
Ето някои точки, които трябва да имате предвид. 👇
🎯 Запознайте се с целта на въвеждащия имейл
Независимо от това какъв имейл или писмено произведение искате да съставите, първата (и изключително важна) стъпка е да знаете целта. Може да изглежда очевидно и, но си струва да го припомним още веднъж.
Измислете ясна и кратка цел на имейла си. Каква е целта ви, освен да представите себе си и бизнеса си? Може би вашият приоритет е да:
- да покажете на получателя своите ценности,
- да представите нов служител,
- свържете се за демонстрация на продукта,
- обсъждане на сътрудничество в областта на маркетинга,
или каквато и да е целта ви, уверете се, че тя прозира в имейла ви.
🧍🏻 Идентифициране на получателя
Кой е човекът или групата, до които изпращате имейл? Идентифицирането на получателя е необходимо, ако искате съобщението ви да бъде прочетено, а не просто игнорирано или, в най-лошия случай, изтрито.
Преди всичко проучете човека, с когото ще говорите.
Вземете предвид позицията на събеседника си в компанията. Дали са сериозни хора, чиято цел е да правят бизнес? Може би пишете на някого, когото бихте искали да имате за ментор, а той изобщо не е официален.
Знанието за това кой ще получи вашия имейл определя много други аспекти на имейла, като тона на гласа и езика. Бихте говорили по различен начин с главен маркетинг директор в сравнение със стажант по маркетинг, нали?
Нещо повече, знаейки на кого пишете, можете да създадете персонализиран и подходящ езиков стил на комуникация. Адаптирайте информацията, която искате да получите (и изпращате), според това кой е получателят.
👔 Определете тона и стила на въвеждащия имейл
Изборът на глас и стил може да направи уводния имейл добър или лош. Разбирането на предпочитанията, характерите и приоритетите на получателите ви улеснява решението за това какъв стил на комуникация да използвате.
Освен това, когато прилагате тона, можете да адаптирате посланието си така, че да резонира с тях на по-дълбоко ниво.
Нека разгледаме различните гласове, които можете да използвате.
Благодарим ви за отделеното време и внимание. ➡️ Вашето време и внимание са много ценни.
За мен ще бъде чест, ако се замислите дали да ме наставлявате. ➡️ Уведомете ме, ако се съгласите на нашия съвместен проект. Ще бъда супер щастлив от това!
Не забравяйте, че адаптирането на посланието към ценностите на другия човек може да ви помогне да го убедите. Все пак бъдете себе си. По принцип първият обмен на съобщения не е подходящо място за шеги или използване на сарказъм, но не създавайте фалшива версия на себе си.
След като се срещнете лично с получателя или си сътрудничите, всички фалшиви впечатления ще бъдат разкрити.
🤔 Помислете за това, което другите могат да си помислят за вашето послание
Поставете се на мястото на някого. Представете си, че вие сте вашият получател – кои имейли са потенциално привлекателни за вас? Кое съобщение бихте искали да отворите с любопитство, ако бяхте бизнесмен (или който и да е друг)? Какво би ви накарало да продължите да четете?
Помислете дали вашият продукт или услуга ще запълни пазарна празнина. Ако е така, включете тази информация в съобщението си, за да привлечете вниманието на читателя.
Понякога промяната на гледната точка може да доведе до нови, по-добри идеи. Така че защо да не опитате това?
OK! Сега е време за малко практика.
Как да напишете встъпителен имейл в 6 стъпки
Готови ли сте? Започваме.
СТЪПКА 1. Създайте невероятна тема за въвеждащия имейл
Това е редът от текст в горната част на имейла, който обяснява за какво става дума. Темите на имейлите са първото нещо, което вижда получателят. И въз основа на заглавието той може да реши дали да отвори имейла или не.
Направете го запомнящо се! Но не по начина, по който се кликва.
В противен случай има вероятност потенциалният ви получател просто да игнорира съобщението. То трябва да бъде нещо завладяващо, подходящо и не общо. Фрази като „Здравейте“ или „Представям се“ може да работят, но можете да се справите по-добре! Превъртете надолу за примерите.
Опитайте се да измислите нещо, което да се отличава от хилядите други съобщения в пощенската кутия и да привлече вниманието на получателя.
Разгледайте тези идеи за теми.
➡️ Професионален тон: #1 „Представяне на [име на компания] и проучване на възможни сътрудничества“
#2 „Единствена по рода си възможност за сътрудничество за [име на фирма] и [име на фирма на получателя]“
➡️ Непринуден тон: „Да изпием по едно кафе и да поговорим за [споделен интерес]“
➡️ Игрив тон: „[Име на компанията] има предложение, което няма да искате да пропуснете“
➡️ Творчески тон: „Идея за [име на фирма]: [Уникално и интригуващо предложение]“
➡️ Персонализиран тон: „Взаимна страст към [Споделено хоби/интерес] – Да се свържем!“
Чувствайте се Безплатно за да ги настроите по свой вкус. Сега нека преминем към следващата част.
СТЪПКА 2. Коригирайте поздрава си, ако е необходимо
Поздравът е като представяне на имейл, в който просто казвате Здравейте. Но можете също така да покажете уважението си към другия човек и да изградите взаимна връзка.
Има много начини, по които можете да го направите. Най-важното е да го адаптирате в зависимост от това до кого адресирате съобщението си.
Например изберете професионален тон, ако става въпрос за официално писмо за запознаване. Btw, шаблонът на имейл за официално представяне е представен по-долу.
Но вие определяте правилата за това как да изглежда вашият първи ред.
Вижте примери за въвеждане на имейл.
➡️ Професионален тон с официален поздрав: „Скъпи [Име на получателя], надявам се, че този имейл ще Ви помогне.“
➡️ Непринуден тон: „Здравейте [Име на получателя], Как върви?“
➡️ Учтив тон: „Добро утро/Полден/Вечер [Име на получателя],“
➡️ Приятелски тон: „Здравей [Име на получателя], Как си днес?“
➡️ Тон за сътрудничество: „Здравейте [Име на получателя], Нека работим заедно, за да постигнем невъзможното!“
Ако ви се иска да се държите малко по-непринудено с потенциалния си клиент (който е по-скоро официален), защо да не рискувате?
СТЪПКА 3. Обяснете какви са намеренията ви и защо се обръщате към нас
Темата и поздравленията са готови. Сега е време за конкретно обяснение на вашите намерения. Включете ги във въведението на имейла, за да сте сигурни, че и вие, и получателите на имейла сте на една и съща страница.
И както при поздрава и темата, изберете подходящия за вас тон.
Освен това е подходящо място за малко самопредставяне – напишете първото си име (все още не е време за данни за контакт) и защо искате да се свържете с даден човек или компания.
Не пишете прекалено много, а само най-важното. Ако се обръщате към професионален контакт с цел създаване на контакти, можете да споменете, че сте любопитни с какво се занимава и откъде знаете за дадена компания или човек.
Накратко: напишете кратко, но конкретно обяснение.
Вижте няколко примера за това как да пишете за намеренията и причините.
➡️ Когато пишете на потенциален ментор:
„Свързвам се с вас, защото се надявам да намеря ментор, който да ми даде професионални насоки. Имам голям интерес към [Специфични области или умения] и бих оценил Вашите знания и опит.“
➡️ Когато пишете на потенциален клиент:
„Попаднах на вашия уебсайт и бях впечатлен от работата ви в [индустрия]. В [Вашата компания] сме специализирани в [Специфична услуга/продукт] и вярвам, че това може да бъде от голяма полза за Вашия бизнес. Бих се радвал да се свържем и да проучим потенциалните възможности за сътрудничество.“
➡️ Когато пишете на бъдещ бизнес партньор:
„Пиша ви, за да се представя и да проуча потенциалните възможности за партньорство между нашите компании.“
СТЪПКА 4. Предоставяне на стойност, преди да отправите запитване
Конкуренцията е голяма. Ако кажете нещо за стойността на потенциалното ви сътрудничество, това може да насърчи читателя да продължи да чете. Затова, когато пишете на някого, споменете потенциалните ползи, които предлагате, преди да потърсите възможности за сътрудничество.
СЪВЕТ: пишете за нещо, което конкурентите ви не могат да предложат. Бъдете тъмният кандидат.
Разгледайте нашите идеи.
➡️ Когато пишете на потенциален клиент:
„Екипът ни може да допринесе с нашите експертни познания и опит и да си сътрудничи с вас, за да предоставяме висококачествени услуги/продукти на нашите клиенти.“
➡️ Когато пишете на потенциален инвеститор:
„Успешно доставихме висококачествени [Услуги/Продукти на Вашето дружество] на нашите клиенти и през изминалата година отбелязахме значителен растеж. Ето защо нашето сътрудничество може да бъде от полза и за вас.“
➡️ Когато пишете на потенциален ментор:
„Бих искал да обсъдим как бихме могли да работим заедно и как мога да бъда полезен и за вас.“
СТЪПКА 5. Благодарете им за отделеното време и внимание
Човекът, на когото пишете, вероятно има натоварен график. Може би това е ръководител, който полага усилия да ви обърне внимание. Благодарете му за това! Едно или две изречения са напълно достатъчни.
Това също така задава положителен тон за останалата част от взаимодействието ви, което увеличава вероятността те да приемат вашето съобщение.
Грижата за детайли като благодарствена бележка показва, че сте внимателни и грижовни. Това е много полезно за изграждането на професионални взаимоотношения.
Вдъхновете се от някои предложения.
➡️ „Благодаря ви за отделеното време и внимание.“
➡️ „Оценяваме високо вашето време и внимание. Очаквам с нетърпение да се свържете с мен.“
➡️ „Благодаря за вниманието!“
СТЪПКА 6. Завършете с учтива молба
Завършете имейла си с положителна нотка. Как да създадете вежливо и професионално заключение, което няма да остави другия човек да се почувства претоварен? Разгледайте нашите съвети:
- уверете се, че сте предоставили стойност, преди да отправите искането си.
- обяснете ясно искането си – избягвайте неясни формулировки.
- да покажете благодарност за отделеното време и внимание.
- бъдете отворени за „не“ или „не сега“.
И вижте нашите избори.
➡️ „Бихте ли имали възможност за бързо обаждане следващата седмица, за да обсъдим това допълнително?“
➡️ „Моля, уведомете ме, ако това е нещо, което ви интересува, и може би ще организираме среща, за да го обсъдим по-подробно.“
➡️ „За мен ще бъде чест, ако обмислите възможността да бъдете мой наставник.“
И накрая, подпишете се и включете информация за контакт, ако подписът на имейла ви още не я съдържа.
А сега натиснете бутона за изпращане! ✉️
Въвеждащи имейли: шаблони
Искате да направите добро впечатление с професионалния си имейл, но все още се съмнявате в това? Не се колебайте да използвате шаблон на имейл за представяне. Предоставили сме ви няколко такива в различни стилове.
Шаблон 1: Официален имейл за представяне на потенциален клиент
Линия на темата: Единствена по рода си възможност за сътрудничество за [име на фирма] и [име на фирма на получателя]
Уважаеми [Име на получателя],
Надявам се, че този имейл ще ви помогне. Казвам се [Вашето име] и съм [Вашето длъжностно наименование] в [Вашата компания]. Попаднах на Вашия уебсайт и бях впечатлен от работата Ви в [индустрия].
В [Вашата компания] сме специализирани в [конкретна услуга/продукт] и вярвам, че тя може да бъде от голяма полза за Вашия бизнес. [Обяснете по какъв начин вашата компания би допринесла за него]. Бих се радвал да се свържем и да проучим потенциалните възможности за сътрудничество.
Бихте ли имали възможност за бърз разговор през следващата седмица, за да обсъдим въпроса допълнително? Очаквам скоро да се свържете с мен. Благодаря ви за отделеното време.
С най-добри пожелания,
[вашето име]
Шаблон 2: Въвеждащ имейл до потенциален бизнес партньор
Тема: Въведение и потенциална възможност за партньорство
Уважаеми [Име на получателя],
Надявам се, че този имейл ще ви помогне. Казвам се [Вашето име] и съм [Вашата длъжност] в [Вашето име на компанията]. Попаднах на вашата фирма и бях впечатлен от работата, която вършите в [техния отрасъл/област].
Пиша ви, за да се представя и да проуча потенциалните възможности за партньорство между нашите компании. В [Име на Вашата компания] ние сме специализирани в [Услуги/Продукти на Вашата компания] и успешно предоставяме иновативни решения на клиенти в [Вашата индустрия/област] от [Брой] години.
Вярвам, че партньорството между нашите компании може да бъде от взаимна полза. Интересуваме се от разширяване на обхвата си и смятам, че съвместната работа може да ни помогне да постигнем целите си. Екипът ни би могъл да допринесе с нашите експертни познания и опит и да си сътрудничи с вас, за да предоставяме висококачествени услуги/продукти на нашите клиенти.
Ще се радвам да обсъдим въпроса и да проучим как можем да си сътрудничим. Моля, уведомете ме, ако това е нещо, което ви интересува, и можем да си уговорим среща, за да го обсъдим по-подробно.
Благодарим ви за отделеното време и внимание.
С уважение,
[вашето име]
[Вашата длъжност]
[Име на вашата компания]
Шаблон 3: Въвеждащ имейл до потенциален ментор
Тема: В търсене на наставничество и нови предизвикателства
Здравейте [Име на наставника],
Надявам се, че този имейл ще ви помогне. Какво ще кажете да изпием по едно кафе и да поговорим за [споделен интерес]?
Казвам се [Вашето име] и съм [Вашата позиция/област], който следи работата Ви от известно време. Невероятно съм впечатлен и вдъхновен от постиженията и приноса Ви към [тяхната индустрия/област или Вашата област].
В кариерното си развитие търся наставник, който да ми даде насоки. Особено ми е интересно да науча повече за [Специфични области или умения] и вярвам, че Вашият опит и експертни познания биха могли да ми бъдат полезни при постигането на целите ми.
Проучих биографията Ви и бях впечатлен от Вашите [Забележителни постижения или принос]. За мен ще бъде чест, ако обмислите възможността да бъдете мой наставник. Възможността да работя с Вас би ми дала ценни идеи и насоки, които биха ми помогнали да израсна както в личен, така и в професионален план.
Разбирам, че имате много работа, но бих бил многоблагодарен за всяко време, което бихте могли да отделите за мен. Бих искал да обсъдим как бихме могли да работим заедно и как мога да бъда полезен и за вас.
Оценяваме високо вашето време и внимание. Очаквам с нетърпение да се свържете с мен.
С уважение,
[вашето име]
Често срещани грешки, които трябва да избягвате при изготвянето на имейл за представяне
Вижте ги!
01 Не се валидира имейл адресът
Регистрирайте се в Bouncer за да потвърдите имейл адреса на получателя.
Последното нещо, което искате, е да пропуснете възможността да работите с най-добрите специалисти във вашия бранш само защото не сте проверили адреса, нали?
02 Неизвършване на корекция на имейла
Преди да изпратите каквото и да било на когото и да било, е полезно да имате навика да препрочитате текста. Когато пишете на потенциален бизнес партньор, не искате да изпишете погрешно името на компанията му, нали?
03 Включване на невзрачна и неинформативна тема
Заглавието, което привлича вниманието, наистина върши работа! Написването на невзрачна тема на уводен имейл е пропусната възможност да направите запомнящо се първо впечатление.
04 Прекалено дълъг имейл или изпращане на отделни имейли вместо един
Никой не обича да чете прекалено дълги съобщения. Поддържайте имейла си за самопредставяне направо в центъра на вниманието. Освен това избягвайте да изпращате отделни имейли. Вместо това съставете един, който да включва цялата необходима информация.
05 Твърде общи и заобикалящи темата
Хората от бизнеса обичат да преминават директно към въпроса. Така че писането на общи съобщения без включени намерения е ваша собствена цел, защото е много вероятно съобщението ви да остане непрочетено.
06 Пренебрегване на съответната информация (напр. име на компанията или длъжност, информация за взаимен контакт)
С нашето убедително ръководство стъпка по стъпка ще сте сигурни, че сте обхванали всичко. Въпреки това е добра практика да прегледате имейла непосредствено преди да го изпратите, за да сте сигурни, че всичко е на мястото си.
Напишете страхотен въвеждащ имейл още днес!
Изгответе професионален имейл за представяне, който да е толкова добър, че те да не могат да не кликнат върху бутона за отговор. ✨
Написването на ефективен текст може да изглежда предизвикателство. Но като следвате съветите, описани в статията, можете да създадете запомнящ се имейл и положително първо впечатление. Успех!
Въвеждащ имейл: често задавани въпроси:
Колко дълъг трябва да бъде въвеждащият имейл?
Няколко изречения са идеални. Искате да изпъкнете, а краткостта помага за това.
Кога е най-подходящото време за изпращане на встъпителен имейл?
Зависи, но най-подходящи са делничните дни в работно време. Стремете се да изберете ден, различен от петък.
Коя е най-голямата грешка при изпращане на имейл за запознанство?
Има няколко, но вероятно най-лошото е имейлът да е прекалено дълъг. Той автоматично няма да бъде прочетен, когато получателят види стена от текст. На второ място би била безинтересната и прекалено дълга тема.
Наистина ли валидирането на имейли е толкова важно?
Да, защото ако изпращате имейли до непроверени адреси, не знаете дали това са истински хора или не и може да получите много откази и да навредите на репутацията си на изпращач.
